Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные)

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки (пункт 14 Инструкции N 62).

Нормы суточных определены в постановлении Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 г. N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (с изм. и доп. от 15 ноября 2002 г., 9 февраля 2004 г., 13 мая 2005 г.), согласно которому размер суточных составляет 100 руб.

Размер суточных расходов может отличаться от размера установленного законодательством и определяется коллективным договором или иным локальным нормативным актом организации.

В этом случае необходимо учитывать, что в бухгалтерском учете вся сумма суточных будет отнесена на затраты организации, а вот в целях налогообложения налогом на прибыль может быть учеты сумма из расчета 100 руб. в день.

Пример (воспользуемся предыдущим примером).

Организация направила работника в командировку сроком на 5 дней. Из кассы под отчет работнику была выдана денежная сумма в размере 10 000 руб. Суточные установлены в соответствии с приказом руководителя в размере 300 руб.

После возвращения из командировки сотрудник представил в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложенными к нему оправдательными документами: проездными билетами на сумму 3000 руб. (НДС не выделен), счетом гостиницы за проживание (бланк строгой отчетности формы N 3-Г) на сумму 2400 руб. (в т.ч. НДС - 366 руб.). Суточные за 5 дней - 1500 руб. Итого 6900 руб. Остаток денежных средств сотрудник сдал в кассу организации - 3100 руб.

В бухгалтерском учете организации следует оформить следующие проводки:

1) Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами",

Кредит счета 50 "Касса" - 10 000 руб. - выданы из кассы организации денежные средства под отчет;

2) Дебет счетов 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др.,

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 3000 руб. - включена в расходы стоимость проезда;

3) Дебет счетов 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др.,

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 2034 руб. (2400 руб. - 366 руб.) - включена в расходы сумма за проживание в гостинице без НДС;

4) Дебет счетов 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др.,

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 1500 руб. - включена в расходы сумма суточных за командировку;

5) Дебет счета 19 "Налог на добавленную стоимость",

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 366 руб. - учтен НДС по счету гостиницы за проживание;

6) Дебет счета 68 "Расчеты с бюджетом", субсчет "Расчеты по НДС",

Кредит счета 19 "Налог на добавленную стоимость" - 366 руб. - принят к вычету НДС по услугам гостиницы за проживание;

7) Дебет счета 50 "Касса",

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 3100 руб. - возврат работником в кассу организации неизрасходованной суммы.

Для целей налогообложения прибыли следует учесть суточные только в пределах норм: 100 руб. х 5 дней = 500 руб.

В бухгалтерском учете организации образуются постоянные разницы, а следовательно, и постоянное налоговое обязательство, которое будет отражено следующими проводками:

Дебет счета 99, субсчет "Постоянные налоговые обязательства",

Кредит счета 68 "Расчеты по налогу на прибыль" - 240 руб. (1000 руб. х 24%) - отражено постоянное налоговое обязательство.

При командировках в такую местность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются.

Если командированный работник по окончании рабочего дня, по своему желанию, остается в месте командировки, то при представлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются в размерах, установленных законодательством (п. 15 Инструкции N 62).

Если работник направляется в командировку на 1 день, то в соответствии с пунктом 15 Инструкции "О служебных командировках в пределах СССР" суточные ему не выплачиваются.

Если же суточные за 1 день работнику были выплачены, их сумму следует включить в его совокупный доход для целей исчисления налога на доходы физических лиц (НДФЛ). При этом выплаченную сумму нельзя учесть для целей налогообложения прибыли. Поэтому начислять с суточных ЕСН и взносы в Пенсионный фонд РФ не надо (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ).

При направлении работника в командировку за все рабочие дни по графику, установленному по месту постоянной работы, за ним сохраняется место работы, а также средний заработок.

Порядок расчета среднего заработка определен статьей 139 Трудового кодекса РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 11.04.2003 г. N 213. При расчете средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в соответствующей организации, независимо от источников этих выплат (п. 2 Положения).

Из расчетного периода, за который определяют средний заработок, исключаются время, а также начисленные за это время суммы заработной платы (п. 4 Положения) в следующих случаях:

1) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации;

2) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

3) работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

4) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

5) работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

6) работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации;

7) работнику предоставлялись дни отдыха (отгулов) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом методе организации работ и в других случаях в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для расчета среднего заработка для оплаты дней командировки используется расчетный период в 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник находился в командировке.