Суммы, выданные на командировочные расходы

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Следует обратить внимание, что до настоящего момента порядок направления работников предприятий в служебные командировки на территории России регламентируется старой Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР". Однако положения вышеуказанной Инструкции N 62 имеют силу в части, не противоречащей действующему учетному, трудовому и налоговому законодательству.

В ходе проведения проверки командировочных расходов аудитору необходимо обратить внимание не только на отражение в бухгалтерском учете данных расходов, но и на документальное оформление командировочных расходов. Это очень важно, так как налоговые инспектора очень пристальное внимание уделяют именно документальному оформлению, поэтому командировочное удостоверение должно быть оформлено грамотно, в соответствии с установленными нормами.

Следует отметить, что все документы, связанные с направлением сотрудника в служебную командировку, являются типовыми унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Начиная проверку командировочных расходов, аудитору необходимо, во-первых, проверить наличие приказа о направлении работника в командировку (форма N Т-9), который подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В нем указывают фамилию и инициалы, структурное подразделение, профессию (должность) командируемого лица, а также цель, время и место командировки.

Если в служебную командировку выезжает группа работников, то оформляется приказ о направлении работников в командировку" (форма N Т-9а).

Во-вторых, наличие командировочного удостоверения унифицированной формы N Т-10, в котором указывается пункт (ы) назначения, срок командировки, время прибытия в пункт (ы) назначения и время убытия из него (них), которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Также необходимо обратить внимание на то, что отметки о времени прибытия и убытия делаются в каждом пункте назначения, указанного в командировочном удостоверении.

В-третьих, отчет о выполнении задания по командировке. При направлении работника в командировку, помимо командировочного удостоверения, ему выдается служебное задание (унифицированная форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении"). Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемое лицо, и утверждается руководителем организации.

После возвращения из командировки работник предоставляет в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, унифицированной формы N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01 августа 2001 г. N 55, с приложением к отчету командировочного удостоверения, а также составляет краткий отчет о выполненной работе за период командировки.

Наличие отчета о выполненной работе необходимо, так как в зависимости от цели и результатов командировки произведенные расходы могут быть отражены следующим образом:

1) в качестве текущих производственных расходов, если задание на командировку связано либо с заключением нового договора, либо с исполнением ранее заключенного;

2) в качестве вложений во внеоборотные активы, если задание на командировку предусматривает приобретение объектов внеоборотных активов;

3) в качестве покупной стоимости материалов, если задание на командировку предусматривает приобретение материалов;

4) в качестве затрат, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль, если задание на командировку или отчет командированного лица не содержат никакой связи с решением производственных вопросов организации.