Вопрос 1. Понятие и значение документов в бухгалтерском учете. Классификация документов

Документация – это способ оформления хозяйственны операций с помощью документов в момент их совершения. Документирование обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтерского учета.

Бухгалтерский документ — письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или о праве на ее совершение, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Документ, составленный в момент и на месте совершения факта хозяйственной жизни, называют первичным. Согласно п. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, обязательными реквизитами которого являются:

¾ наименование документа;

¾ дату составления документа;

¾ наименование организации, от имени которой составлен документ;

¾ содержание факта хозяйственной жизни;

¾ величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

¾ наименование должностей лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события;

¾ личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

При отсутствии какого-либо реквизита из числа обязательных, бух. документ теряет свою юридическую силу и не может служить основанием для подтверждения факта хозяйственной жизни.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых операций и назначением документов. К дополнительным реквизитам могут быть отнесены: номер документа; основание для совершения хозяйственной операции; расчетные счета организации.

Для обеспечения правильности применения документов используется их классификация по однородным признакам.

По месту составления первичные документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы поступают в организацию из других организаций в уже оформленном виде.(счета-фактуры полученные от поставщиков, товарные накладные). Внутренние документы составляются персоналом организации(кассовые ордера, документы на оприходование с/х продукции и др.).

По назначению документы группируются на распорядительные, оправдательные и комбинированные. Распорядительные документы содержат указания о выполнении хозяйственных операций. К ним относятся приказы, распоряжения, чеки, доверенности. Оправдательными документами оформляются совершившиеся операции. Эти документы заполняются в момент проведения операции. К ним относятся акты приема-передачи основных средств, квитанции, приходные и расходные кассовые ордера и др. Комбинированные документы имеют признаки нескольких видов документов, например, распорядительного и оправдательного и являются одновременно основанием для совершения операции и оправданием ее выполнения(РКО).

По порядку составления различают первичные и сводные документы. В первичных документах хозяйственные операции регистрируются впервые. Такие документы являются формальным доказательством ее выполнения. К подобным документам относятся материальные требования, накладные, расписки, приемо-сдаточные акты и др. Сводные документы составляются на основании первичных и содержат данные об операциях, ранее оформленных соответствующими первичными документами. К сводным документам относятся авансовые отчеты, банковские выписки, кассовые отчеты и др. Сводные документы используются для систематизации и группировки сведений первичных документов, получения обобщенных показателей и позволяют уменьшить количество учетных записей на счетах. Пример: кассовые отчеты.

По способу охвата операций документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы используются в бухгалтерском учете однократно и после составления передаются в бухгалтерию. К ним относятся платежные поручения, платежные требования, приходные и расходные ордера. Накопительные документы используются для оформления однородных операций, совершаемых организацией многократно в течение непродолжительного времени и составляются с целью уменьшения числа выписываемых разовых документов. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени, ведомости выполненных работ и др.

В отдельную группу документов следует выделить учетные регистры (- это документы синтетического и аналитического учета): журналы-ордера, бухгалтерские книги, ведомости и пр.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими на это лица. Своевременное и качественное оформление первичных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данные обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме и существу.

Путь, который проходит документ от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом. Важное условие организации документооборота — разработка в организации графика документооборота. В нем устанавливаются сроки сдачи документов в бухгалтерию всеми подразделениями организации, сроки обработки этих документов в бухгалтерии, записи в учетные регистры. Для каж­дого документа и каждого его экземпляра должен быть заранее раз­работан маршрут следования в процессе документооборота, записан в инструкции как обязательный с указанием срока следования по всем промежуточным пунктам маршрута" и установленные сроки прибытия каждого экземпляра в свой конечный пункт.

Порядок документооборота в каждой организации определяет главный (старший) бухгалтер. Его указания, касающиеся выписки документов и процедуры их прохождения, являются обязательными для всех работников организации. Предусматривается ответственность отдельных оперативных и учетных работников за своевременное движение документов. Практика показывает, что отсутствие необходимого порядка и строгой дисциплины в оформлении документов и их переда­че — одна из основных причин несвоевременного отражения операций и фактов хозяйственной деятельности и получения недоброкачествен­ных учетных данных.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: дату записи в учетный регистр, гашение штампом с указанием даты и др.

Ошибки в документах, созданных вручную, исправляются корректурным способом и лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Зачеркивается одной чертой неправиль­ный текст или сумма, надписывается сверху правильный текст или сумма. Исправление оговаривается надписью «Исправлено», подтверждается подписями тех же лиц, которые подписали документ, с указанием даты внесения исправлений.