Электронный документооборот и обмен данными

Процесс выполнения торговых или производственных функций характеризуется увеличением количества деловых связей в виде телефонных переговоров, телеграфных и телефаксных обменов между покупателем и продавцом, грузоотправителем, транспортными агентствами, складами, магазинами и пр. в настоящее время широко распространяются технологии безбумажных обменов информацией. Если в конце 1960-х гг. между компаниями заключались соглашения об упрощении оформления всевозможных заказов на покупку в связи с появившимися тогда возможностями электронного обмена данными, то в последние годы это направление организации менеджмента превратилось в развитые технологии, подкрепленные программными и аппаратными средствами. Теперь на базе безбумажного обмена сам покупатель может непосредственно оформить заказы на покупку. В банковской сфере на основе безбумажных технологий осуществляется автоматическая запись в дебет банковских счетов. Возможен автоматический обмен расписками между производителями товаров и крупными магазинами для населения, включающий обмен накладными с транспортными конторами при прямой отправке товаров от производителя покупателю. Грузоотправители получили в ряде случаев доступ к файлам, отражающим состояние транспортных услуг и загрузку транспорта.

По существу, электронный обмен данными – это процесс, который позволяет какой-либо компании с помощью компьютеров наладить связь и заключать сделки с другой компанией. Чтобы реализовать эти возможности, компании применяют стандартные протоколы обмена и заключают между собой коммерческие договоры. В области распределения в США, например, действуют две системы стандартных протоколов – стандарты сетей обмена информацией между торговыми учреждениями и общий стандарт связи. Там же разработаны и применяются стандартные компьютерные протоколы оформления сделок при последующих операциях:

- заказах на покупку;

- заказах на отправку партий грузов;

- получении консультаций для грузоотправителей;

- заполнении фактурных счетов;

- различных выплатах;

- оформлении накладных на перевозку грузов;

- получении информации о перевозимых товарах.