PR-служба организации: нормативное обеспечение деятельности, типовая структура, функции подразделений

Структура и масштаб PR-подразделения зависит от многих факторов: размер организации; отрасль, в кот. она действует (темпы развития, уровень конкуренции); количество средств, которые она готова потратить на проведение PR; цели и задачи компании; уровень развития общества, его ценности и приоритеты.

Стр-ра службы строится исходя из программно-целевого подхода, сочетания линейной и функциональной схем управления. Выполняя след. функции:

а) планирования –опред.осн.направл.политики, целей, методов ком-ции;

б) координинации — налаж. с контактов с др.службами организации, внешними структурами и лидерами общественного мнения;

в) административная — установ.организац.принципов службы и управления г) производственно-функциональная — планир., произв. и размещение информ-реклам.материалов, подг.материалов для выступления руководителей, провед.диагностики и мониторинга объекта СО.

При организации службы по СО, пресс-службы можно использовать 3 типовых подхода:

1. PR-подразд. созд. как один из системообразующих элементов, в полном объеме выполняющий все функц. PR и рассматривающийся в качестве одного из механизмов по управл.деят-ти комп. и продвиж. ее продукции на рынке.

2. Отдел по PR формируется в основном для выполнения чисто прикладных задач, сформ.руководством комп.по взаимодействию со СМИ и выполняет роль промеж.звена по распростр.информации о деятельности компании.

3. Работу отдела по PR, пресс-службы компании выполняет профессиональная фирма, специализирующаяся на PR.

От выбора какого-либо из этих 3 вариантов будет зависеть характер функций пресс-службы, ее штатное расписание и бюджет по ее содержанию, а также, в немалой степени, и эффективность ее работы.

Структура корпоративных РR-департаментов и их функций:

1. отдел по связям со СМИ, занимающийся распр. в целевых СМИ информационных и рекламно-имиджевых материалов, организует различные РК-мероприятия для журналистов;

2. отдел марк.коммуникаций, на кот.возлагается задача обеспечения информационно-коммуникационной поддержки выводу на рынок и продвиж.нового продукта или услуги, а также поддерж. его привлекательного имиджа на всей стадии жизненного цикла, формирование покупательских предпочтений и создание клуба долгосрочных лояльных клиентов;

3. отдел выставок, планирующий и осуществляющий участие коммерческой структуры в наиболее значимых выставках и ярмарках с целью презентации новых товаров или услуг, осуществления промоушн-акций, налаживания отношений с потенциальными партнерами, ознакомления с новейшими разработками, а также для отслеживания достижений конкурентов;

4. отдел связей с государственными учреждениями и организациями, нацеливающий свою деятельность на обеспечение позитивного отношения властных структур к компании и ее продукции, на лоббирование ее интересов, на создание комфортного климата вокруг компании, что, в свою очередь, формирует благоприятные условия для роста и расширения ее деятельности;

5. отдел связей с финансовым сообществом, отвечающий за развитие тесных связей с инвестиционными компаниями, банками, финансово-промышленными группами, биржами и формирование в этой среде привлекательной деловой репутации своей компании;

6. отдел связей с потребителями, отслеживающий все позитивные и негативные тенденции, происходящие среди потребителей и клиентов;

7. отдел корпоративных РR, издающий корпоративную газету или журнал, ведет корпоративную летопись, организует и проводит различного рода мероприятия по сплочению коллектива, воспитания «духа единой команды», поощряет корпоративную лояльность и совместно с отделом кадров проводит различного рода рекрутинговые акции по привлечению новых высококвалифицированных специалистов;

8. отдел аналитики, проводящий постоянный анализ всей внешней среды, окружающей компанию, оценивает эффективность тех или иных PR-акций и готовит свои рекомендации по внесению соответствующих корректив в PR-стратегию.

Во многих коммерческих структурах созданы курируемые PR-департаментами Благотворительные Советы, задача которых в создании через спонсорство, благотворительность и меценатство способствовать формированию позитивной репутации компании как «корпоративного гражданина», заботящегося об общественном благе.

Сотрудники отдела по связям с общественностью должны делать все возможное, чтобы обеспечить непрерывный поток новостей, исходящих от организации; для этого может потребоваться значительная разъяснительная работа, поскольку не всегда легко убедить руководство, что нужно исчерпывающе и постоянно информировать прессу.

Информационный продукт может производиться пресс-службой в двух видах:

- печатном (заявления, пресс-релизы, информационные сообщения, аналитические записки и т.д.)

- вербальном (сообщения на брифингах и пресс-конференциях, в интервью или приватных беседах). Помимо этого, телецентры крупных пресс-служб самостоятельно готовят передачи или сюжеты.