Понятие и классификация учетных регистров

Данные первичных документов, отражающих хозяйственные операции, пос­ле их проверки с точки зрения законности, целесообразности, правильности арифметических подсчетов и принятия к учету накапливаются и систематизируются в регистрах бухгалтерского учета. Результаты фактов хозяйственной жизни, имевших место за определенный промежуток времени, из учетных ре­гистров в сгруппированном виде переносятся в бухгалтерскую отчетность.

Учетные регистры представляют собой носители данных определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой инфор­мации об активах, капитале и обязательствах экономического субъекта.

Классификация регистров по основным признакам (по материальной ос­нове, по назначению, по способу группировки, по степени обобщения, по способу графления)

В зависимости от материальной основы учетные регистры подразделяются на бумажной и безбумажной основе.

Бумажные регистры существуют в виде специальных книг (журналов), от­дельных листов и карточек. Сюда же следует отнести машинограммы, полу­чаемые в результате обработки бухгалтерской информации на ЭВМ и других средствах вычислительной техники.

Книга представляет собой пронумерованный и прошнурованный регистр, скрепленный печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера. Страницы книги разграфлены для регистрации ФХЖ в зависи­мости от специфики отражаемых объектов наблюдения, например, кассовая книга, Главная книга, книга депонированной заработной платы.

Карточки — предназначенные для длительного пользования бланки с от­печатанной таблицей. Они подлежат обязательной регистрации в специаль­ном реестре. Карточки хранятся в картотеке у материально ответственных лиц.

Листы, так же, как и карточки, представляют собой бланки с отпечатан­ными таблицами, но большие по размеру и объему отражаемой в них инфор­мации.

Машинограммы — бумажные регистры, изготовленные с применением средств вычислительной техники и распечатанные на устройствах вывода информации.

К регистрам на безбумажной основе относятся учетные таблицы, сформи­рованные или непосредственно в оперативной памяти компьютеров, или на магнитных носителях или оптических и маг­нитооптических носителях данных.

По назначению регистры делят на контокоррентные, материальные и многографные.

Контокоррентные регистры в основном, предназначены для аналитичес­кого учета состояния расчетов предприятия с дебиторами и кредиторами. Информацию отражают в денежном выражении отдельно по дебету и креди­ту, что позволяет видеть состояние расчетов после каждого совершаемого хо­зяйственного факта.

Материальные регистры применяются для учета активов предприятия, выраженных в количественном измерении. Различают два вида материаль­ных регистров: количественно-суммовые и количественно-сортовые.

Количе­ственно-суммовой регистр имеет колонки: приход, расход и остаток, каждая из которых представлена в количественном и суммовом выражении (оборот-но-сальдовые ведомости по материальным счетам).

В количественно-сортовом регистре ин­формация о движении ценностей представлена только в количественном из­мерении (карточки складского учета материалов). Наличие показателей «Норма запаса» или «Лимит» позволяет выявить необеспеченность предприятия данным ресурсом или необоснованный избыток.

Многографные регистры содержат несколько колонок, предназначенных для отражения результата совершенных хозяйственных операций составляю­щими его суммами, и используются в основном для учета затрат.

По способу группировки бухгалтерские регистры делят на хронологические, систематические, комбинированные и синхронистические.

В хронологических регистрах результаты фактов хозяйственной жизни фиксируются по мере их возникновения (журнал хронологической регистра­ции операций).

В систематических регистрах ФХЖ группируются по определенным объ­ектам учета (кассовая книга, оборотно-сальдовая ведомость).

В комбиниро­ванных регистрах налицо признаки хронологической и систематической за­писей, т.е. они одновременно содержат и журнал хронологической записи, и счета Главной книги, на которых ведутся систематические записи.

Синхронис­тические регистры — таблицы, предназначенные для отражения системати­ческой или хронологической и систематической записей, имеющие многоко­лончатую форму.

По степени обобщения регистры в зависимости от вида учета, который на них ведется, подразделяются на синтетические (например, Главная книга, журналы) и аналитические (в основном карточки).

Графление бухгалтерских регистров может быть параллельным, последо­вательным и смешанным.

При параллельном графлении относящиеся к дебету и кредиту записи рас­полагаются на одной строке. Различают три варианта расположения инфор­мации при параллельном графлении: одностороннее, двустороннее и много­колончатое.

В одностороннем регистре записи располагаются на одном развороте ин­формационного носителя, где колонки для дебета и кредита счета помешают­ся либо справа от текста (неразделенный регистр), либо для дебета — слева, для кре­дита — справа (разделенный регистр).

Двусторонний регистр имеет две страницы с идентичным текстом: одна — для дебетовых записей, другая — для кредитовых.

В многоколончатом регистре информация отражается на одной странице, но в отличие от одностороннего регистра значения показателей по каждому ФХЖ (содержание записывают в графе «текст») располагаются в нескольких колонках для различных признаков.

При последовательном графлении в регистре сначала отражаются записи, относящиеся к дебету, а ниже - к кредиту. При ручном способе ведения запи­сей такой вид регистров неудобен, так как заранее неизвестно, сколько строк займут дебетовые записи.

При смешанном графлении в колонках располагают форму­лы проводок с указанием наименований (кодов) счетов. Наличие записи в колонке указывает на принадлежность информации к дебету или кредиту определенного счета.

Совокупность, логические связи, способы построения учетных регистров определяют форму бухгалтерского учета, применяемую экономическим субъектом.

61. Способы исправления ошибочных-бухгалтерских записей. Особенности корректиро­вочных записей американского учета

Все обнаруженные ошибки подлежат исправлению специальными способами. Среди них наиболее распространены три: корректурный метод, дополнительная и сторнировочная записи.

Способ исправления ошибок зависит от момента их выявления и характе­ра.

корректурный метод применяют в тех случаях, когда ошибка замечена в течение учетного периода (месяца, квартала) до составления ба­ланса, носит частный характер, т.е. приведена в одном из регистров или доку­ментов, и когда ее исправление не требует изменения указанной корреспон­денции счетов. При этом исправления в документах или учетных регистрах производятся путем зачеркивания или оговорок. Изменение текста путем удаления его частей недопустимо. Ошибочная запись цифры или текста за­черкивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать ошибочно напи­санное. Затем вписывается правильная цифра или текст с указанием даты исправления и подписи должностного лица, сделавшего исправление.

В зависимости от исправления существуют три вида оговорок: «исправ­ленному верить», «вписанному верить», «зачеркнутое не читать». Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление де­лается на каждом экземпляре отдельно.

Сторнировочная и дополнительные записи применяется при выявлении ошибок после подведения итогов за учетный период, а также если ошибка повторяется в нескольких регистрах. В том случае, когда корреспонден­ция счетов указана верно, а стоимостная оценка (основание показателя) за­нижена, делается дополнительная запись. Она имеет корреспон­денцию счетов, аналогичную основной записи, а основание показателя соот­ветствует разнице между правильной и ошибочной суммой.

Сторнировочная запись выполняется при необходимости аннулировать частично или полностью ошибочную запись. В первом случае устраняется превышение ошибочного показателя при правильной корреспонденции сче­тов. Отрицательные числа в сторнировочных записях фиксируются красным цветом или обводятся квад­ратом. Во втором случае, когда ошибка допущена не только в стоимостном пока­зателе, но и в корреспонденции бухгалтерских счетов, необходимо сторниро­вочной записью полностью аннулировать ошибочную и выполнить запись с верной корреспонденцией счетов и на верную сумму.

В американском учете сторнировочные записи не применяются. Корректи­ровки выполняются прямыми проводками переноса со счета, на котором по­казатель отражен ошибочно, на счет, предусмотренный для правильной запи­си. Применяемый в американском учете метод корректировочных записей прямыми проводками переноса показателей создает иллюзии, будто бы на предприятии начислялась и даже выплачивалась заработная плата, «...в то время как на самом деле имела место элементарная ошибка бухгалтерии».