Конструирование отчетов. Области отчета, их назначение и свойства

Отчеты используются для формирования выходного документа, предназначенного для вывода на печать.

Отчет состоит из нескольких разделов, причем некоторые, кроме области данных, могут отсутствовать в зависимости от назначения отчета:

– Заголовок/примечание отчета — выводится только в начале/конце отчета.

– Верхний/нижний колонтитул — выводится в верхней/нижней части каждой страницы.

– Заголовок/примечание группы — выводится в начале/конце группы при группировке

записей по какому-либо полю.

– Область данных — содержит записи таблицы или запроса, относящиеся к данной группе.

Разработка и форматирование отчета аналогично формам. Основные отличия

заключаются в следующем:

 в отчетах не используются кнопки и поля со списками;

 создание и изменение группировки и сортировки, а также добавление или отключение разделов Заголовок группы и Примечание группы осуществляется командой Сортировка и группировка, которая доступна в меню Вид или в контекстном меню любой области отчета;

 для добавления вычислений в отчетах создаются вычисляемые поля. Для расчетов по каждой записи вычисляемое поле располагают в области данных. Поля с итоговыми вычислениями размещаются в разделах Примечание группы и Примечание отчета.

Разработка отчета в режиме конструктора состоит из следующих этапов:

1. Создать запрос на выборку, включающий необходимые поля из таблиц, на основе которых должен базироваться отчет. Если отчет строится на одной таблице, то запрос создавать не нужно.

2. На закладке Создание выбрать кнопку Конструктор отчетов. В качестве источника данных выбрать созданный запрос или таблицу.

3. Нажать кнопку Добавить поля на закладке Конструктор и включить строку Показать только поля в текущем источнике записей, расположенную в нижней части списка полей.

4. В режиме конструктора отчетов задать необходимые уровни группировки. Для создания группировки нужно нажать кнопку Группировка. После этого в нижней части экрана появится область для создания группировки (рис. 6.2, а), в которой нужно нажать кнопку Добавить группировку и выбрать поле группировки. В созданной группировке нажать кнопку и выбрать строку.

Аналогично добавить все необходимые группировки. Порядок выбора полей влияет на порядок группировки записей.

5. Перетащить поля из Списка полей в нужные разделы отчета. При этом поля, по которым была задана группировка, размещаются по заголовкам групп, а остальные поля — в области данных.

6. Создать вычисляемые поля (см. тему 5).

7. Отформатировать отчет так, чтобы информация размещалась компактно и хорошо читалась, не было пустых страниц. Например, можно добавить линии, обрамление для отдельных полей, дату и номер страницы в колонтитулы и т.д.