Организация и регуляция коммуникативных процессов

Эффективность циркуляции информации определяется организацией и регуляцией коммуникативной системы. Процесс коммуникации можно разложить на три этапа: инициирование, передачу и прием информации. Наряду с этим выделяют докоммуникативную и посткоммуникативную фазы информацией. Такая модель позволяет проследить движение информации от замысла сообщения отправителя до его включения в систему установок получателя. Каждая стадия представляет собой коммуникативный акт, требующий организации и регуляции:

докоммуникативная фаза связана с подготовкой сообщения: определением цели, анализом ожиданий, прогнозированием ответных
реакций адресата; _у

коммуникативная фаза распадается на ряд этапов: инициирование, передачу и прием информации, соответствующих основным правилам взаимодействия субъектов информационного контакта;

посткоммуникативная фаза отражает последствия обмена информацией: прояснение ситуации, изменение отношения к ней, коррекция действия.

Для каждого коммуникативного акта необходимо подобрать соответствующие процедуры и технологии, т. е. формы и методы, способствующие взаимопониманию людей внутри государственного аппарата и за его пределами. Функциональные технологии регулируют процесс коммуникации, контролируют действия субъектов обмена информацией, гарантируют свойства ожидаемого результата.

Для этого государственная организация устанавливает регламент прохождения служебной информации: кто кому поставляет информацию, ее содержание, объем, форма, сроки, ответственность и т. п. В этих целях используются разнообразные формы отчетности, карточки, бланки, анкеты, стандартизирующие процесс обмена информацией.

Распространение информации осуществляется по различным каналам. В системе администрирования ведущая роль принадлежит вертикальным каналам коммуникации. Здесь информация курсирует по нисходящей и восходящей линиям. Социологические замеры показывают, что две трети информационной деятельности руководителя составляет нисходящая коммуникация. Он доводит до подчиненных сведения о текущих задачах, приоритетах деятельности, критериях оценки результатов. Восходящие потоки информации обеспечивают обратную связь руководителя с подчиненными. Он узнает о текущих делах и проблемах, о трудностях, которые испытывают исполнители.

В вертикальных каналах выделяются межуровневые коммуникации. Например, распоряжения, исходящие из администрации.