СУБД ACCESS. Отчеты, их назначение. Виды отчетов. Структура отчета. Группировка данных в отчете

Отчет — это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на принтер. Отчеты позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране. Источником данных для отчета может служить таблица или запрос.

Ниже приведены виды отчетов.

• Одноколонный отчет (в столбец) — длинный столбец текста, содержащий надписи полей, их значения из всех записей таблицы или запроса.
• Многоколонный отчет — сездается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок.
• Табличный отчет — отчет, имеющий табличную форму.
• Отчет с группировкой данных и подведением итогов — создается из табличного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов.
• Перекрестный отчет — строится на основе перекрестных запросов и содержит итоговые данные.
• Составной отчет — отчет, имеющий сложную структуру, включающий один или несколько отчетов.
• Отчет, полученный слиянием документов с Word (составной документ).
• Почтовые наклейки — специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати имен и адресов групп.
• Отчет по связанным таблицам — отчет, позволяющий выводить данные из нескольких таблиц, имеющих связь один-ко-многим.

Структура отчета. Отчет может состоять из следующих разделов.

• Заголовок отчета — отображается только на первой странице и определяет высоту области заголовка отчета, который может содержать текст, графику и другие элементы управления.
• Верхний колонтитул — выводится на верху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов.
• Заголовок группы — печатается перед первой записью, входящей в группу; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.
• Область данных — предназначена для отображения записей источника данных отчета.
• Область примечания группы — отображается после обработки последней записи группы; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.
• Нижний колонтитул — выводится внизу каждой страницы; содержит, например, номер страницы отчета, дату печати отчета и т. д.
• Раздел примечаний — отображается только внизу последней страницы; сюда помещают поля с итоговыми значениями по всем записям, включенным в отчет. Отчет может быть создан при помощи Мастера отчетов или в режиме Конструктора. Обычно используют оба способа. Мастер отчетов позволяет ускорить процесс создания отчета, работа в нем производится в пошаговом режиме в диалоге с пользователем. Доработать созданный мастером отчет можно в режиме Конструктора.

Раздел Область данных может содержать вычисляемые поля, предназначенные для отображения в отчетах значений выражений на основе исходных данных.

В режиме Конструктора доступны такие свойства отчета, как Сортировка и группировка данных, которые расположены на панели инструментов конструктора отчетов и форм. В диалоговом окне Сортировка и группировка можно определить поле или выражение, по которому будут сгруппированы данные, а также сгруппированные данные можно отсортировать по возрастанию или убыванию. Access 2000 позволяет группировать данные двумя способами — по категориям и. по диапазону значений, которое может быть как числовым, так и алфавитным.