Табличный процессор EXCEL. Рабочая книга и ее структура. Типы данных и объекты рабочего листа. Графическое представление данных

Окно табличного процессора Excel предназначено для ввода электронной таблицы и содержит следующие элементы:

• стандартные элементы окна Windows;
• поле имени содержит имя или адрес активной ячейки или диапазона ячеек;
• строка формул предназначена для отображения и редактирования содержимого активной ячейки;
• строка состояния выводит информацию о режиме работы, состоянии индикаторов режимов и клавиатуры.

В рабочей области окна расположена рабочая книга. Рабочая книга — это файл, предназначенный для хранения электронной таблицы, имеет расширение.xls. Рабочая книга состоит из рабочих листов. По умолчанию во вновь создаваемой книге содержится 3 рабочих листа. Пользователь может управлять этим количеством с помощью установки значения параметра Листов в новой книге на вкладке Общие диалогового окна команды Параметры меню Сервис.

Каждый рабочий лист имеет имя (ярлык рабочего листа). По умолчанию листы именуются Лист1, Лист2, ЛистЗ, Диаграмма1, они могут быть следующих типов:

• рабочий лист — электронная таблица;
• лист диаграммы — графическое представление данных электронной таблицы.

Рабочий лист представляет собой сетку из строк и столбцов. Максимальный размер рабочего листа — 256 столбцов, 65536 строк. Столбцы именуются латинскими буквами от А до Z и от АА до IV. Строки именуются числами от 1 до 65536.

На пересечении строки и столбцов рабочего листа расположены ячейки (клетки). Каждая ячейка имеет адрес, который образуется: <имя столбца><имя строки>, например А10. Ввод и редактирование данных производится в активной ячейке. Активная ячейка выделяется жирной рамкой Ее имя содержится в поле имени. Существует также понятие диапазона ячеек. Диапазон (блок, интервал) ячеек — это прямоугольная область в таблице, содержащая несколько выделенных ячеек. Адрес диапазона образуется как: <адрес 1-й ячейки>: <адрес последней ячейки>, например А1:А10, A10:D20.

В ячейки рабочего листа можно вводить данные двух типов: константы и формулы. Константы — это значения, которые не изменяются до тех пор, пока их не изменяют преднамеренно. Константы могут быть следующих типов: числовые, текстовые (надписи), даты и времени суток, а также двух специальных типов — логические значения и ошибочные значения.

Число в Excel может состоять только из следующих символов: цифры от 0 до 9, +, -, (,), /, $, %, (.), Е, е. Запятая в числе интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Символ разделителя может быть изменен в приложении Язык и стандарты панели управления Windows.

Существуют следующие правила ввода чисел:

1. Если ввод числа начинается со знака «+» или «-», пиксел опускает «+» и сохраняет «-», интерпретируя введенное значение как отрицательное число.
2. Числовые значения, заключенные в круглые скобки, интерпретируются как отрицательные. Например, (5) интерпретируется, как -5.
3. Символ Е или е используется при вводе чисел в поненциальном представлении. Например, 1Е6 интерпретируется как 1 000 000 (единица, умноженная на десять в шестой степени).
4. При вводе больших чисел позволяется вставлять робел для отделения сотен от тысяч, тысяч от миллионов и т. д. При таком вводе числа в ячейках появляются пробелами, а в строке формул без пробелов.
5. Если ввод числа начать со знака денежной единицы, к ячейке будет применен денежный формат.
6. Если ввод числа закончить знаком %, к ячейке будет применен процентный формат.
7. Перед вводом рациональной дроби, чтобы Excel не итерпретировал ее как дату, следует ввести 0 и пробел, например 3/4 ввести 0 3/4. Числа можно вводить в различных форматах. В Excel имеется набор стандартных числовых форматов, которые ри желании могут быть изменены. Также можно создать собственные пользовательские форматы.

Обычно ввод чисел осуществляется в общем числовом формате. В соответствии с ним числа в ячейке отражаются в привычном виде.

Ввод текста аналогичен вводу числовых значений. Текст — это произвольная последовательность символов, не воспринимаемая как число, дата, время суток или формула. При вводе длинного текста, который не может быть полностью отображен в одной ячейке, Excel способен вывести его, перекрывая соседние ячейки. Но при этом текст все равно будет храниться только в одной ячейке.

В Excel дата и время суток интерпретируются как числа. Основной единицей измерения времени в Excel являются сутки. Они представляются последовательными десятичными значениями от 1 до 65380. При вводе даты г Excel сохраняет ее в виде десятичного значения, которое равно количеству дней между заданной и базовой датой. Время суток — это десятичная дробь, которая представляет часть суток между их началом (12:00 ночи) и заданным временем. Например, 12:00 дня представляется значением 0,5.

Данные типа даты и времени суток могут участвовать в вычислениях (сложение, вычитание), а также входить в состав формул в виде текста (тогда их необходимо заключить в двойные кавычки).

С помощью Microsoft Excel можно создавать сложные диаграммы для данных рабочего листа. Для построения диаграммы следует выделить любую ячейку из тех, что содержат исходные данные диаграммы. Затем выполнить команду Диаграмма меню Вставка или нажать копку Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов.

Основные компоненты диаграммы:

Тип диаграммы — в Excel типы диаграмм делятся на стандартные и нестандартные. К последним относятся как пользовательские типы диаграмм, создаваемые путем настройки пользовательских диаграмм, так и смешанные диаграммы Excel (например, гистограмма с графиком).

Заголовки диаграммы. Пользователь может задать заголовок диаграммы и каждой из ее осей. При выводе текста в диаграмме Excel используют установленные по умолчанию шрифт, выравнивание и расположение. Заголовки — это обычные поля надписей, которые можно перемещать, форматировать и редактировать после создания диаграммы.

Оси диаграммы. Наличие и количество осей определяется типом диаграммы. Пользователь может контролировать вывод осей на диаграмме. Если данные для оси X являются датами, то Excel распознает этот факт и автоматически применяет временное масштабирование к этой оси;

Линии сетки — это горизонтальные или вертикальные линии, которые помогают определить положение маркеров данных относительно шкал осей. В большинстве типов диаграмм Excel по умолчанию используется сетка определенного вида.

Легенда диаграммы — это заголовки рядов, размещаемые по умолчанию в правой части диаграммы. Выбор заголовков рядов производится автоматически, если в выделенный диапазон включены заголовки строк и столбцов. В противном случае ряды именуются как Ряд1, Ряд 2 и т. д.

Заголовки значений — идентифицирует точки в рядах данных. Обычно отображаются вдоль оси X. Выбор заголовков значений производится автоматически, если в выделенный диапазон включены заголовки строк и столбцов.

Подписи данных — это различного типа подписи, присоединяемые к маркерам данных и показывающие значения каждой точки. Подписи данных задаются на одноименной вкладке третьего окна диалога мастера диаграмм.

Таблица данных — это таблица значений, которые используются при построении диаграммы. Добавление производится с помощью вкладки Таблица данных третьего окна диалога мастера диаграмм. С помощью команд форматирования можно изменить тип линии и шрифт, используемые в таблице данных.

Excel может внедрить диаграмму в рабочий лист или поместить ее на отдельном листе диаграммы. При создании диаграммы в существующем рабочем листе ее размеры и положение устанавливаются по умолчанию. Настроить размеры и положение диаграммы можно с помощью мыши.

Диаграмма, созданная на отдельном листе, имеет стандартные размеры, которые сохраняются даже при изменении размеров окна книги.

В графиках, точечных и лепестковых диаграммах Excel обычно пропускает пустые ячейки, и на месте отсутствующих данных появляются разрывы. Есть два способа представления пустых данных на диаграмме:

• отображать отсутствующие точки данных нулевыми значениями;
• интерполировать отсутствующие точки данных. При интерполяции Excel использует прямые линии

Диаграмма сохраняется вместе с книгой, в которой она находится. Диаграмма становится доступной, когда открыта книга.

В Excel имеется широкий ассортимент команд, с помощью которых можно изменять внешний вид диаграмм.

Если нужно изменить конкретный элемент диаграммы, его следует выделить.

Форматы из одной диаграммы можно использовать в другой. Для этого следует сначала выделить область диаграммы, форматы которой нужно скопировать, затем выполнить команду Копировать меню Правка, выделить другую диаграмму и выполнить команду Вставить меню Правка.

При форматировании диаграммы можно выполнять следующие действия.