Текстовый процессор Word. Средства автоматизации работы с текстом (автозамена и автотекст), проверка правописания

При создании новых документов могут также использоваться специальные шаблоны — мастера, обеспечивающие настройку создаваемых документов в процессе диалога с пользователем.

В текстовом процессоре Word существуют три способа быстрой вставки часто используемой текстовой или графической информации в документ, основанные на использовании Автотекста, Автозамены и Копилки.

С помощью команды Автозамена меню Сервис ранее созданные элементы (фрагменты текста, рисунки, таблицы и т. д.) могут быть многократно автоматически вставлены в документ. По этой команде также может производиться расшифровка аббревиатур и автоматическое исправление наиболее типичных опечаток. В диалоговом окне команды можно:

• создать, применить, удалить элемент автозамены;
• использовать автозамену в процессе набора текста;
• выполнить общую настройку преобразования текста, используя соответствующие флажки в верхней части диалогового окна.

С помощью команды Автотекст меню Вставка (или вкладка Автотекст в диалоговом окне команды Автозамена меню Сервис) ранее созданные элементы (фрагменты текста, рисунки, таблицы и т. д.) могут быть многократно вставлены в документ по команде пользователя. С помощью диалогового окна команды можно создавать и удалять элементы автотекста.

Копилка — это инструмент для накопления и объединения различных блоков информации из разных частей документов и вставки их в документ как единого целого. Копилка создается на основе автотекста. Выделенный фрагмент документа переносится в копилку при нажатии комбинации клавиш Ctrl+F3. Лодобное действие может быть выполнено для одного или нескольких документов, открытых в разных окнах. Просмотреть содержимое копилки можно с помощью команды Автотекст меню Вставка, выделив в списке имен Копилка. Для вставки содержимого копилки в текст вводится слово копилка и нажимается комбинация клавиш Ctrl+Shift+F3 для переноса содержимого копилки или клавиша F3 для копирования содержимого.

Текст документа Word может быть проверен на правильность правописания на нескольких десятках языков. Перечень языков устанавливается командой Язык меню Сервис. Имеется возможность проверять тексты на наличие в них орфографических и грамматических ошибок. Проверку правописания можно производить непосредственно при вводе текста или в ранее введенных текстах. Для автоматической проверки правописания при вводе текста следует настроить вкладку Правописание диалогового окна команды Параметры меню Сервис. Проверка правописания в выделенном фрагменте ранее введенного текста выполняется командой Правописание меню Сервис или при нажатии на соответствующую кнопку на панели инструментов.

При проверке правописания Word подчеркивает красной волнистой линией возможную орфографическую ошибку, зеленой волнистой линией — возможную грамматическую ошибку.

Основная работа ведется в диалоговом окне команды Правописание с помощью кнопок. Пользователь может пропустить слово, заменить его одним из слов, содержащихся в поле Варианты, добавить это слово в пользовательский словарь, добавить его в список автозамены для автоматического исправления ошибок и т. д.

Настройка параметров проверки правописания (установка нужных флажков в диалоговом окне, вызываемом нажатием кнопки Параметры в окне Правописание, и нажатием кнопки Настройка) позволяет добиться оптимального соотношения между строгостью и скоростью проверки.

Текстовый процессор Word. Колонтитулы, оглавление, сноски, ссылки. Поля Word и их использование.

Гиперссылка — это поле, содержащее адрес источника. Свойства гиперссылки можно присвоить любому фрагменту документа. Гиперссылка обеспечивает самый удобный переход к источнику — двойным щелчком левой кнопки мыши на гиперссылке. Местоположение источника может быть произвольным: внутри текстового документа, в другом файле, включая сеть Интернет.

С помощью гиперссылок удобно организовывать ссылки на пояснения, примечания, всевозможные разъясняющие документы.

Для создания внутренней гиперссылки следует выделить соответствующий фрагмент документа и выполнить команду Гиперссылка меню Вставка, выбрав режим Связатъ с местом в этом документе. Для создания подсказки, которая будет выводиться при установке курсора, на гиперссылке следует нажать кнопку Подсказка и ввести произвольный текст.

Для создания гиперссылки на другой файл следует указать его имя и путь к нему.

При выделенной гиперссылке с помощью команд контекстного меню можно:

• изменить гиперссылку, сослаться на другой источник;
• скопировать гиперссылку в буфер обмена для последующей многократной вставки;
• поместить гиперссылку в папку Избранное для сокращения времени доступа к источнику;
• удалить гиперссылку, при этом оставив на месте текст или рисунок, которым была приписана гиперссылка.

Примечания используются для внесения комментариев и подготовки рецензионной информации без изменения основного текста документа. Просмотр примечаний на экране происходит в специальной области, а при распечатке вводится отдельно от документа. Для создания примечаний используется команда Примечание меню Вставка.

В документ можно поместить обычные и концевые сноски. Текст обычной сноски помещается в конце страницы, а текст концевой сноски — в конце документа или раздела. Создание сноски осуществляется командой Сноска меню Вставка.

Для быстрого создания сноски с использованием автоматической нумерации и других значений параметров, принятых по умолчанию, установить курсор в том месте, где вставляется знак сноски, и нажать Alt+Ctrl+F для обычной сноски и Alt+Ctrl+E — для концевой.

Надпись в документе Word можно рассматривать как контейнер, в котором размещаются вложенные документы. Над всеми объектами, находящимися в таком контейнере, можно выполнять совместные операции: удаление, перемещение, копирование и др.

Для создания надписи в документе Word выполняется команда Надпись меню Вставка.

Страницы документов Word могут содержать верхние и нижние колонтитулы — области, располагающиеся в верхней и нижней части каждой страницы и содержащие определенный текст. Простейший колонтитул состоит из номера страницы. Однако в него также может быть включена любая информация, отражающаяся в верхней или нижней части страницы. Создание колонтитулов выполняется с помощью команды Колонтитулы меню Вид.

При выполнении этой команды на экран выводится панель инструментов Колонтитулы, кнопки которой позволяют создать и отредактировать колонтитулы.

Области верхнего и нижнего колонтитулов обычно располагаются от левого до правого поля страницы по горизонтали, а по вертикали их положение определяется размерами верхнего и нижнего поля и расстоянием от края страницы до колонтитула, заданными в окне диалога Параметры страницы

Для этого применяются следующие приемы:

• чтобы изменить положение верхней или нижней границы колонтитула, следует перетащить маркер на вертикальной линейке. Кроме того, можно отрегулировать положение области колонтитула на вкладке Поля окна диалога Параметры страницы;
• чтобы сдвинуть текст колонтитула влево или вправо от полей, следует задать для одного или нескольких абзацев колонтитулов отрицательное значение левого или правого отступа. Для этого используется горизонтальная линейка или окно диалога Абзац;
• текст колонтитула можно частично или полностью вставить в надпись Word и перетащить его в любое место страницы. Несмотря на это, полученный кадр продолжает оставаться частью колонтитула, поэтому изменить его можно только выполнением команды Колонтитулы меню Вид.

Обычно на каждой странице документа выводится один и тот же колонтитул. Тем не менее существует несколько способов добиться отображения в документе различных колонтитулов. Прежде всего, можно создать отличающийся колонтитул для первой страницы документа или раздела. Можно задавать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц документа. Указанные действия задаются установкой соответствующих флажков на вкладке Макет диалогового окна Параметры страницы меню Файл. Следует заметить, что отличающийся колонтитул первой страницы устанавливается для отдельного раздела документа, но различия между колонтитулами четных и нечетных страниц устанавливаются для всего документа. Наконец, если документ разбит на разделы, их колонтитулы могут иметь разное содержание. Изначально колонтитулы каждого следующего раздела соединяются с колонтитулами предыдущего раздела, т. е. выглядят точно так же.

К документу Word можно добавить оглавление, в котором будут перечислены все заголовки и номера страниц, на которых они находится.

Определенные места в документе могут быть помечены для быстрого возврата к ним в дальнейшем. Чтобы пометить какое-либо место документа, надо создать закладку.

Поля используются для размещения в документе Word переменных данных. Поля позволяют организовать автоматическое обновление данных в документе, выполнять вычисления, устанавливать связи с другими документами и объектами, создавать перекрестные ссылки и многое другое. Наиболее часто в документах встречаются поля PAGE, которое вставляется при добавлении номера страницы, и DATE, которое вставляется при выборе команды Дата и время (меню Вставка).

Каждое поле может отображаться на экране в двух видах:

• код поля – {DATE},
• значение поля 19/10/01.

Коды полей отображаются внутри фигурных скобок ({ }). Для переключения от одного способа отображения к другому можно воспользоваться командой контекстного меню Коды/значения полей (или клавишами Shift+F9).

Замечание: При установке курсора на текст (значение или код) поля, он закрашивается серым цветом. Это позволяет определить, что данный фрагмент текста является полем и оценить его границы. При печати документа серый фон поля не отображается.