Задание 28

Организация проведения деловых совещаний

Чтобы достичь целей, необходимо должным образом подгото­вить совещание и провести его. Есть несколько обязательных эле­ментов, без которых цели совещания не будут достигнуты.

Рис. Технология организации и проведения деловых совещаний.

Подготовка совещания начинается с определения целесооб­разности его проведения. Когда решается вопрос о необходимо­сти совещания, менеджер должен подумать о задачах, которые нужно решить на нем (такая форма работы, как совещание, бо­лее продуктивна, чем другие).

Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, приня­тии решения по комплексным вопросам.

Кроме того, на этом же этапе менеджер должен проанализи­ровать все альтернативы этой формы: решение вышестоящего руководства; возможность решения вопроса по телефону; се­лекторное совещание; возможность объединения с другими (пла­новыми) совещаниями. При этом менеджер должен определить, что нужно для решения возникшей проблемы:

o необходимо привлечение всего коллектива либо его части;

o решение проблемы касается всех либо нескольких структурных подразделений фирмы;

o для решения проблемы необходимо воспользоваться мнениями формальных или неформальных групп.

И если после этого менеджер убедится в полезности совеща­ния, его можно проводить. В противном случае от него необходимо отказаться.

После того как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав участников. При подготовке повестки дня необходимо определить:

o содержание обсуждаемых проблем и главную тему совещания, которая должна характеризовать его сущность;

o условия, которым должен отвечать конечный результат со­вещания. Надо, например, уяснить себе, что не каждое совещание может дать готовые решения;

o кто и какую подготовительную работу должен вести. Иногда целесообразно создать рабочую группу, которая готовит повестку дня, проводит предварительные краткие совещания в подразделениях, совещания двух лиц и т.д.

При решении вопроса о составе участников очень внима­тельно нужно подойти к формированию списка, как по количе­ственному, так и по качественному составу. К участию в совещании необходимо привлечь тех должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсужда­емой проблеме.

Определив состав участников, надо назначить день и время его проведения. Как правило, для совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам пра­вильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к нему.

Совещания лучше проводить во второй половине дня. Из те­ории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый — с 11 до 12 ч и второй — между 16 и 18 ч. Лучше всего приурочить совещание ко второму пику. Это для участников совещания по­служит дополнительным стимулом, побуждающим их работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. По­скольку любое совещание нарушает обычный ритм трудовой деятельности, в первой половине рабочего дня (первый пик) проводить его нецелесообразно.

Подготовка участников совещания — последний этап в процедуре деловых совещаний. Суть всей работы в этом направлении сводится к заблаговременному ознакомлению всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый должен заранее знать тематику и задачи совещания, что в последующем будет способствовать эффективному проведению совещания, по­скольку его участники будут надлежащим образом к нему подго­товлены.

Проведение совещания. Оптимальная продолжительность совещания должна быть не более 1 часа. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 минут заседания необходимо объявлять 10—15-минутный пе­рерыв.

При проведении деловых совещаний особая роль отводиться регламенту. Если до начала совещания регламент не установлен, этим уже создают­ся предпосылки для неделовой обстановки на самом заседании. Роль в соблюдении регламента отводится председателю собрания. Однако проявлять уважение к регламенту должен каж­дый участник совещания независимо от занимаемой должности.

Протокол совещания — это первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от сотруд­ников выполнения порученных им заданий. Секретарь собрания фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:

o достижение цели совещания;

o решение;

o исполнители задания и сроки.

Подведение итогов и принятие решения. Завершающий этап организации проведения совещаний — принятие решения и про­ведение его в жизнь.

На этом этапе необходимо пояснить, кем и в какие сроки дол­жен быть выполнен определенный объем работ и в какой форме будут подведены итоги совещания (рассылка протокола или его части, выписка из протокола). Принимается также решение о ши­роте информирования (весь коллектив или его часть).

Решения вырабатываются двумя способами:

o специально избранная комиссия по подготовке решения зара­нее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники сове­щания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования;

o председатель собрания подводит итоги обсуждения и форму­лирует решение.

После этого определяется лицо или группа лиц, осуществляю­щих его исполнение и контроль за выполнением решения.