Схема коммуникационного процесса

В процессе управления осуществляются коммуникации по верти­кали и по горизонтали между подразделениями. По нисходящей пе­редается информация о принятых решениях, на высших уровнях (те­кущие задачи, конкретные задания, рекомендации). Эта информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до рабочих ис­полнителей.

Не менее важным являются коммуникации и по восходящей ли­нии. Предприятие не может функционировать без информации о хо­де производственного процесса. По восходящей передается инфор­мация о загрузке оборудования, количестве работающих, поступле­нии сырья, выпуске продукции и т. д. Иногда возникает ситуация, ког­да решение вопроса на низовом уровне требует вмешательства руко­водителей высшего звена. И тогда информация по ступеням управле­ния снизу передается на самый высокий уровень.

Для координации задач и действий между множеством подразделе­ний организации требуется обмен информацией между ними. Поэто­му устанавливаются потоки информации между подразделениями по горизонтали. Так координируется деятельность рабочих групп по конт­ролю за издержками, распределению ресурсов, новым методам произ­водства, сбыту продукции. Руководители различных подразделений ин­формируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Кроме коор­динации действий горизонтальные коммуникации способствуют уста­новлению равноправных отношений между подразделениями, что по­ложительно сказывается на работе всей организации.

Коммуникация – это обмен информацией между людьми. Это пути сообщения (воздушный, водный) и формы передачи сообщений (устные, письменные), и каналы связи (телефон, радио). Главное в коммуникационном процессе – не просто обмен информацией между 2 и более людьми, а обмен смыслом, содержание информации.

Трудно переоценить роль эффективных коммуникаций в управлении организацией. Совершенно ясно, что, если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не сумеют работать вместе.

Обмен информацией необходим при реализации любой из функций менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль). Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации. Короче говоря, обмен информацией – важнейшая составная часть практически всех видов управленческой деятельности. Неудивительно поэтому, что большую часть своего рабочего времени (50-90%) менеджеры всех уровней тратят на коммуникации.

Коммуникация в организации – это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение. Рассмотрим эту систему подробнее и начнем с того, какие внешние и внутренние коммуникации осуществляет организация.

Внешние коммуникации. Это обмен информацией между организацией и ее внешней средой.

Организация – объект государственного контроля и регулирования, регулярно представляет соответствующим органам (статистики, налоговым, внебюджетным фондам) различные отчеты. Справки, сведения и т. п. Используя лоббистов, поддерживая определенные политические партии. Движения, группы и отдельных депутатов, делая взносы в их пользу, крупные организации не только получают от них необходимую информацию, но и влияют на законодательство, содержание нормативных актов, принимаемых законодательной властью всех уровней.

Внутренние коммуникации. Под ними понимаются информационные обмены, осуществляемые между элементами организации. Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

Вертикальные коммуникации. С их помощью информация передается с высших уровней руководства на низшие, или по нисходящей.

Горизонтальные коммуникации. Так как организация состоит из нескольких (иногда множества) подразделений, нуждающихся в согласованном выполнении своих задач, это вызывает у них необходимость обмениваться между собой информацией.

Коммуникации между руководителем и подчиненным. Этот вид внутренних коммуникаций составляет абсолютное большинство всех информационных обменов в организации и занимает особое место в сфере межличностных отношений.

Неформальные коммуникации. Неформальными коммуникациями довольно часто пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. Особенности неформальных коммуникаций – гораздо большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений.

Построение целевой модели в виде древовидного графа-древа.

Миссия является фундаментом для цели. Цель определяет конкретные состояния к кот. стремится организация. Конкретная хар-ка состояний орг-ии, кот. желательно достигнуть. Сферы в кот. устанавливаются цели. 4 области:1-доходы организации;2-работа с клиентами;3-потребности сотрудников;4- социальная ответственность организации. Требования кот. должны удовлетворять цели:1-цели должны быть измерены;2- цели должны быть досижимы;3-гибкими, поддаваться корректировке;4-цели должны быть конкретными, обладающие специфичностью. Что необходимо прежде всего. Конкретность. Чем более конкретная цель, тем больше шансов сделать точную стратегию. Цели организации должны быть едины и совместимы. Все цели должны быть взаимосвязаны. Цели подразделяются в зависимости:

-от периода установления:1- стратегические(1-5 лет);2- тактические(до 1 года);3- оперативные (на данный момент).

- от содержания: 1-экономические;2-организационные;3-научные;4-социальные;5-технические;6-политические

-от структуры: 1-маркетиногвые;2-производственные.

-от среды:1-внутренние;2-внешние (завоевания рынка).

-от измеримости: количественные и качественные.

-от повторяемости: постоянные и разовые.

-от иерархии: 1- цель отдельных подразделений;2-цель организации в целом→ они должны быть увязаны. В качестве удобного инструмента используют построение целевой модели в виде дерева целей.

Миссия→ основная или общая цель организации→ОЦО (основные и общие цели) →подцели (1 уровень декомпозиция, ключевые цели)→1-маркетинговая Дея-ть;2-НИР или инновации;3-производство;4-персонал;5-качество продукции. Для того что бы добиться 1 цели необходимо решить конкретные задачи(формулировки конкретных работ, кот. должны быть выполнены в заданные сроки с использованием маркетинговых исследований). МД делится на: исследования, анализ и разработка предложений и т.д.

Правила графы дерева целей:

1-общая цель должна содержать описания конечного результата;

2-при декомпозиции целей иерархичность заключается в том, что реализация целей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения целей предыдущего уровня;

3-при формулировке целей разного уровня необходимо описывать желаемые результаты, но не способы их получения.;

4- подцели каждого уровня должны быть независимыми друг от друга.;

5-фундамент дерева целей должны составить задачи пред-ие собой конкретные формулировки работ.;

6-кол-во уровней декомпозиций зависит от масштабов и сложностей поставленных целей, от принятой организацией структуры.

(Клод Берж)