Коллективные методы обсуждения и принятия решений

Основным моментом в процессе коллективной работы над реализацией управленческих решений является определение круга лиц — участников данной процедуры. Чаще всего это временный коллектив, в состав которого включаются, как правило, и руководители, и исполнители. В этом случае менеджер высшего уровня управления, ответственный за принятие данного решения, делегирует полномочия (передает ответственность по принятию решения) на самый низкий управленческий уровень. Главными критериями формирования такой группы являются компетентность, способность решать творческие задачи, конструктивность мышления и коммуникабельность. Коллективные формы групповой работы могут быть разными: заседание, совещание, работа в комиссии и т.п.

Этот подход предохраняет главных менеджеров от возможности увязнуть в решении мелких ежедневных проблем. Главное преимущество данного подхода состоит в том, что ответственность и власть передаются людям из более низких уровней управления. Разрешение рабочим участвовать в принятии решения напрямую затрагивает их интересы, что увеличивает эффективность принятого решения.

Преимущества:

1) Более полная информация. Группа привносит в процесс принятие решений разнообразность опыта и точек зрения, которые являются невозможными, если решение принимает один человек.

2) Выработка большего количества вариантов. Поскольку группы имеют в своем распоряжении больший объем и более разнообразную информацию, они могут вынести на обсуждение большее количество вариантов, чем отдельный человек.

3) Низкая вероятность принятия неудовлетворительного решения.

4) Широта суждений.

Недостатки:

1) Значительные расходы времени. Чтобы собрать группу, необходимое время. Поэтому группам почти всегда нужно больше времени на то, чтобы прийти к какому-то решению, чем в случае, если оно принимается одним человеком.

2) Высокая вероятность принятия рискованного решения;

3) Давление группы. При работе в группах отдельные их члены испытывают давление, поскольку люди стремятся быть "как все". Это нередко приводит к явлению, известному под названием групповому (или шаблонного) мышлению, которое означает отсутствие или отказ человека от личного мнения ради мнения большинства. Это форма подчинения, при которой члены группы отказываются от нестандартных или непопулярных точек зрения для того, чтобы создать видимость своего согласия с большинством. Групповое (шаблонное) мышление мешает критическому подходу и, как следствие негативно влияет на качество групповых решений.

4) Низкая степень влияния личных предпочтений на конечный результат;

5) Нечеткое распределение ответственности. Члены группы несут общую ответственность за принятое решение, но кто именно должен отвечать за конечный результат? Если решение принимается единолично, ответ на этот вопрос очевиден. При групповых решениях никто не несет ответственность.

6) Сложность выбора.

Методы коллективного принятия решения:

1). «Метод мозговой атаки» («мозгового штурма»)

Суть метода: Каждому участнику предоставляется право высказывать различные идеи по поводу вариантов решения проблемы вне зависимости от их обоснованности, осуществимости и логичности. Чем больше идей, тем лучше. Руководит атакой ведущий.

С информацией о проблеме участники знакомятся заранее. Все предложения выслушиваются без критики и оценки, а их анализ проводится централизовано после завершения высказывания идей, на основе сделанных записей. В результате формируется список, в котором все представленные предложения структурируются по различным параметрам.

Оптимальное количество участников от 4-12 человек. При этом для решения проблемы можно привлечь как специалистов, так и не специалистов.

Этапы мозгового штурма 1этап: Подготовка;2этап: Генерирование идеи.3этап: Анализ и оценка идеи.

2) «Метод синектики» (разработал Горда) -Штурм ведется постоянно группой со специально подобранным составом. Предназначен для генерирования идеи путём ассоциативного мышления в поисках аналогий.

3) Метод Дельфи Принимается когда сбор группы невозможен. Членам группы неразрешено встречаться и обмениваться мнениями по поводу решаемой проблемы. Тем самым обеспечивается независимость мнений.

17. Миссия организации: задачи, содержание, значение (из учебника «Основы менеджмента» Майкл МЕСКОН, Майкл АЛЬБЕРТ, Франклин ХЕДОУРИ)

Основная общая цель организации — четко выраженная причина ее существования — обозначается как ее миссия. Цели вырабатываются для осуществления этой миссии.

ЗНАЧЕНИЕ МИССИИ. Значение соответствующей миссии, которая формально выражена и эффективно представлена сотрудникам организации, невозможно преувеличить. Выработанные на ее основе цели служат в качестве критериев для всего последующего процесса принятия управленческих решений. Если руководители не знают, какова основная цель их организации, то у них не будет логической точки отсчета для выбора наилучшей альтернативы. Например, если бы руководители фирмы «Бюргер Кинге не знали, что основной целью фирмы является предоставление людям недорогой, быстро приготовленной пищи, они не смогли бы логически решить, стоит ли вводить в меню 10-долларовый обед с бифштексом или предложить новый фирменный сэндвич за 1,5 долл. Ведь убедительные аргументы можно было бы привести в пользу бифштекса, используя довод, что общий объем продаж будет больше, если фирма сможет получать по 10 долл. за одно блюдо.

Без определения миссии как ориентира руководители имели бы в качестве основы для принятия решений только свои индивидуальные ценности. Результатом мог бы быть скорее огромный разброс усилий, а не единство цели, имеющее существенное значение для успеха организации.

Миссия детализирует статус фирмы и обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных организационных уровнях. Формулировка миссии организации должна содержать следующее:

1. Задача фирмы с точки зрения ее основных услуг или изделий, ее основных рынков и основных технологий. Проще говоря, какой предпринимательской деятельностью занимается фирма?

2. Внешняя среда по отношению к фирме, которая определяет рабочие принципы фирмы.

3. Культура организации. Какого типа рабочий климат существует внутри фирмы? Какого типа людей привлекает этот климат?

Рассматривая миссию фирмы с точки зрения определения основных потребностей потребителей и их эффективного удовлетворения, руководство фактически создает клиентов для поддержки организации в будущем. Как сказал Питер Ф. Друкер: «Существует только одно обоснованное определение цели предпринимательства — создание клиента». Если предпринимательство берет на себя миссию создания клиентов, оно также получит прибыль, необходимую для своего выживания, если исключить плохое управление при осуществлении этой миссии.

Формулировка миссии «Сан Бэнкс», одного из крупнейших финансовых учреждений на юго-востоке страны, полностью удовлетворяет требованиям к необходимой информации.

«Миссия компании «Сан Бэнкс» заключается в содействии экономическому развитию и благосостоянию сообществ, обслуживаемых компанией, путем предоставления гражданам и предприятиям качественных банковских услуг таким образом и в таком объеме, которые соответствуют высоким профессиональным и этическим стандартам, обеспечения справедливой и соответствующей прибыли акционерам компании и справедливого отношения к сотрудникам компании».

ВЫБОР МИССИИ. Если спросить типичного представителя мелкого предпринимательства, в чем его миссия, ответом, вероятно, будет: «Конечно, получать прибыль». Но если тщательно обдумать этот вопрос, то несоответствие выбора прибыли в качестве общей миссии становится явным, хотя, несомненно, она является существенной целью.

Прибыль представляет собой полностью внутреннюю проблему предприятия. Поскольку организация является открытой системой, она может выжить в конечном счете только, если будет удовлетворять какую-то потребность, находящуюся вне ее самой. Чтобы заработать прибыль, необходимую ей для выживания, фирма должна следить за средой, в которой функционирует. Поэтому именно в окружающей среде руководство подыскивает общую цель организации. Чтобы выбрать соответствующую миссию, руководство должно ответить на два вопроса: «Кто наши клиенты?» и «Какие потребности наших клиентов мы можем удовлетворить?» Клиентом в данном контексте будет любой, кто использует результаты деятельности организации. Клиентами некоммерческой организации будут те, кто использует ее услуги и обеспечивает ее ресурсами.

Необходимость выбора миссии была признана выдающимися руководителями задолго до разработки теории систем. Генри Форд, руководитель, хорошо понимающий значение прибыли, определил миссию компании «форд» как предоставление людям дешевого транспорта. Он правильно отмечал, что, если кто-то это делает, то прибыль едва ли пройдет мимо.

Выбор такой узкой миссии организации, как прибыль, ограничивает возможность руководства изучать допустимые альтернативы при принятии решения. В результате ключевые факторы могут быть не рассмотрены и последующие решения могут привести к низкому уровню эффективности организации.

Миссия формулируется для:

1. Миссия дает субъектам внешней среды общее представление о том, что собой представляет организация, к чему она стремится, какие средства она готова использовать в своей деятельности, какова ее философия и т.п. Кроме этого, миссия способствует формированию или закреплению определенного имиджа организации в представлении субъектов внешней среды.

2. Миссия способствует формированию единения внутри организации и созданию корпоративного духа. Это проявляется в следующем:

• миссия делает ясными для сотрудников общую цель предназначение существования организации. В результате сотрудники организации, осознавая ее миссию, как бы ориентируют свои действия в едином направлении;

• миссия способствует тому, что сотрудники могут легче установить идентификацию своей персоны с организацией. Для тех же сотрудников, которые идентифицируют себя с организацией, миссия выступает точкой концентрации их внимания при осуществлении своей деятельности;

• миссия способствует установлению определенного климата в организации, так как через нее до людей доводятся философия организации, ценности и принципы, которые лежат в основе построения и осуществления деятельности организации.

3. Миссия создает возможность для более действенного управления организацией в силу того, что она:

• является базой для установления целей организации, обеспечивает непротиворечивость набора целей, а также помогает выработке стратегии организации, устанавливая направленность и допустимые границы ее функционирования;

• обеспечивает стандарты для распределения ресурсов организации и создает базу для оценки использования ресурсов в процессе функционирования организации;

• расширяет для работника смысл и содержание его деятельности и тем самым позволяет применять более широкий набор приемов мотивирования.

Вопрос 18: Цели организации: понятие и основные квалификации. Принципы эффективной постановки целей в менеджменте. Дерево целей.

Ответ:

Под целью понимается идеальное или желательное состояние объекта управления, в данном случае организации. Именно на его достижение ориентирована, прежде всего, управленческая деятельность.

Классификация целей:

1. По уровню

а) Миссия- фундаментальная, уникальная цель, которая отличает данную организацию от других и определяет сферу её деятельности.

б) Стратегические цели – ставятся менеджерами высшего уровня управления и сосредотачиваются на важнейших общих вопросах. Эти цели направлены на решение перспективных, масштабных проблем, качественно меняющих образ организации.

в) тактические цели – ставятся менеджерами среднего уровня управления и сосредоточены на основных действиях, необходимых для достижения стратегических целей.

г) оперативные цели – ставятся менеджерами среднего и низшего уровня управления, связаны с функционированием отдельных подразделений. направлены на действия и работы, необходимые для достижения тактических целей.

2. По временному горизонту:

а) долгосрочные (свыше 5 лет)

б) среднесрочные (от1 до 5 лет)

в) краткосрочные (до 1 года)

3. По сфере деятельности:

А) технологические – связаны с совершенствованием используемых технологий

Б) производственные – предусматривают производство определенного объема товаров, повышение их качества, рост эффективности деятельности

В) маркетинговые – направлены на привлечение новых клиентов, выход на новые рынки сбыта и т.д.

Г) экономические – ориентированы на достижение финансовой устойчивости, рост прибыли и рентабельности.

Д) социальные – связаны с созданием благоприятных условий труда и отдыха, повышением образовательного и квалификационного уровня работников.

Е) административные – направлены на достижение высокой управляемости организации, дисциплины среди работников, слаженности в работе и прочее.

Принципы эффективной постановки целей в менеджменте:

Для того, чтобы цели были успешно реализованы, при их формировании стоит пользоваться методикой SMART:

S - Specific (конкретная) – цель должна быть конкретной, четко определенной, для того, чтобы было ясно, что именно должно быть достигнуто, к чему стремиться.

M - Measurable (измеримая) – должна быть возможность измерения не только самой цели, но и промежуточных результатов, чтобы можно было определить, насколько вы продвинулись на пути к цели.

A - Achievable (достижимая) – цель должна быть достижимой, с учетом всех факторов, внешних и внутренних. Должна быть уверенность, что цель может быть достигнута к назначенному сроку, несмотря на то, что она достаточно сложна и необходимо будет приложить большие усилия для этого.

R - Realistic (реалистичная) – цель должна быть реальной, достижимой принципиально.

T - timebound (определенная по времени) – сроки достижения цели, должны быть четко определены, как и некоторые контрольные точки на пути к ее достижению.

Эта технология хорошо работает как для больших организаций, так и для личного использования. Она не является жесткой и стандартной, может несколько видоизменяться и некоторые пункты могут меняться местами. Обычно, эта методика работает с несколькими целями сразу. Анализируя, в процессе работы эти цели, на каждом этапе, в каждом пункте возможно избавление от некоторых целей, которые становятся нецелесообразными, мешающими, или даже рискованными.

Для реализации эффективной постановки целей SMART, составляется перечень целей и как можно яснее описывается необходимый результат.

Во втором пункте, анализируется каждая цель и оценивается время для ее достижения.

Для выполнения условий третьего пункта, нужно спрогнозировать возможность достижения цели, учитывая внутренние резервы и потенциалы и внешние факторы. Затем проверяется реалистичность задачи. Архимед в принципе мог сдвинуть землю, но не существовало для этого точки опоры.

Для самой цели, а так же для подцелей, являющихся своеобразными контрольными точками на пути к основной цели, записываются конкретные сроки выполнения. Составляется своеобразный план, в который включаются все сроки, как основной, так и промежуточный.

Дерево целей

МИССИЯ

19. Основные формы организационных структур.

Линейная - основана на линейной департаментализации. Сущность: во главе каждого подразделения стоит 1 руководитель, который подотчетен вышестоящему руководителю. Исполнители выполняют распоряжения только своего руководителя. Руководитель несет полную ответственность за деятельность своих подчиненных. Принцип построения вертикальная иерархия, которая обеспечивает простоту и четкость подчинения.

Директор

Зам. директора

Преимущества:

1.Оперативность принятия упр.решений

2.четко закрепленная и ярко выраженная ответственность

3.единство и четкость распорядительства

4. установление системы взаимных связей между руководителем и подчиненным.

Недостатки:

1.высокая концентрация власти на высшем уровне

2.повышенные требования к профессиональному руководству

3.перегрузка информацией

4. несогласованность в решении вопросов между подразделениями

Функциональная – в основе построения лежит функциональная департаментализация.

Построение данной структуры основано на принципе полноправного распорядительства: каждый руководитель имеет полномочия давать указания по вопросам, входящим в его компетенцию. Это процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности. В принципе создание функциональной структуры сводится к группировке персонала по тем широким задачам, которые они выполняют. Специалист отвечает за определенный участок работы, это позволяет ликвидировать дублирование в решение задач.

«+»:

1.повышение компетентности руководства вследствие привлечения высококвалифицированных специалистов по различным областям деятельности.

2. повышение гибкости структуры, которая позволяет легко удовлетворять возникшие потребности путем создания функциональных служб.

3. снижение потребности в специалистах широкого профиля.

«-»:

1.нарушен принцип единства распорядительства

2.снижена ответственность работников

3.нарушен принцип единоначалия.

4. чрезмерная централизация

Линейно-функциональная:

Данная структура обеспечивает разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления осуществляют общее руководство и координацию, а функциональные консультируют, разрабатывают конкретные вопросы.

Д — директор; ФН — функциональные начальники; ФП — функциональные подразделения; ОП — подразделения основного производства

«+»:

1.оперативность принятия упр.решений

2.повышение компетентности руководства

3.четкозакрепленная и ярко выраженная личная ответственность

4.единство и четкость распорядительства

5.повышение гибкости структуры.

«-»:

1.искусственное расширение аппарата управления

2.отрыв его от производства

3.бюрократизм

4.волокита в принятии решения

5.значительное число различных согласований

Дивизиональная- предполагает формирование в организационно замкнутых подразделениях. Каждое подразделение является относительно автономным. Их руководители несут ответственность за результаты деятельности своих подразделений. Они самостоятельно формируют стратегии и обладают полномочиями в принятии оперативных решений. Применяется на крупных предприятиях.

«+»:

1.быстрое реагирование на изменение конкуренции, покупательного спроса и тд.

2.гибкость в управлении

3. большая самостоятельность производственных подразделений в осуществлении оперативной деятельности.

«-»

1.дублирование функций и как следствие увеличение затрат

2.замедленное решение перспективных задач

3.ограниченность использования высокопроизводительного оборудования.

4. рост иерархичности, что требует дополнительных расходов на осуществление контроля.

Данная структура основана на продуктовой, территориальной или рыночной департаментализации.

Матричная - основана на матричной департаментализации. Используется в крупных предприятиях с многоцелевой деятельностью. В таких случаях, кроме органов, осуществляющих управление по вертикали, создаются органы горизонтального управления. (проектно-научные орг.). структура управления основана на принципе двойного подчинения.

Преимущества:

- лучшая ориентация на проектные цели и спрос;

- позволяет достичь определенной гибкости за счет более эффективного использования кадров организации;

- дает большую возможность координации работ, что достигается за счет создания должности руководителя проекта;

- улучшение контроля за отдельными задачами проекта;

- относительная автономность проектных групп, способствующая развитию у работников навыков в области проведения хозяйственных операций, принятия решений.

Недостатки:

- создание отношений двойного подчинения исполнителей, опасность появлений противоречивых ситуаций;

- сложность организации;

- неприспособленность к неблагоприятным экономическим условиям;

- возможность возникновения конфликтов между менеджерами функциональных звеньев и управляющими проекта.

Продуктивная орг. структура.

При дивизиональной продуктивной структуре полномочия по руководству, производством и сбыта какого-либо продукта или услуги передаются одному руководителю, который является ответственным за данный вид продукции. Руководители функциональных служб должны отчитываться перед управляющим по этому продукту. При создании орг. структур ориентированных на потребителя, подразделения группируются вокруг определенного круга потребителей. Цель- удовлетворение потребности конкретных потребителей.

Преимущества:

- данный вид структуры ориентирует на достижение конечных результатов деятельности компании;

- уменьшение сложности управления, с которой сталкиваются управляющие высшего звена;

- отделение оперативного управления от стратегического;

- улучшение коммуникаций;

- развитие широты мышления, гибкости восприятия руководителей отделений.

Недостатки:

- рост иерархичности;

- противопоставление целей отделения к общим целям развития компании;

- неэффективное использование ресурсов;

- затруднение осуществления контроля сверху вниз;

- увеличение затрат на управленческий аппарат, дублирование.

Проектная орг. структура.

Временная структура, создаваемая для решения конкретной комплексной задачи. Смысл структуры - собрать в одну команду квалифицированных сотрудников разных профессий для осуществления сложного проекта в установленные сроки. После завершения проекта структура распадается.

Преимущества:

- комплексный подход к реализации проекта;

- концентрация всех усилий на решение одной задачи;

- большая гибкость проектных структур;

- усиление личной ответственности руководителя.

Недостатки:

- при наличие нескольких проектов возникает дробление ресурсов;

- от руководителя проекта требуется не только управление всеми стадиями жизненного цикла проекта, но и учет места проекта в сети проектов компании;

- частичное дублирование функций;

- при использовании проектной структуры возникают трудности с перспективным использованием специалистов данной компании.