Консолідація даних

На практиці дуже часто виникає потреба підведення підсумків за даними, розташованим на різних робочих аркушах. Нехай, наприклад, є 12 робочих аркушів, розташованих в одному або декількох файлах, кожний з який містить відомості про діяльність підприємства за місяць. На основі цих даних потрібно створити новий робочий аркуш, де б підводилися підсумки діяльності за рік. Подібні задачі можна легко вирішити, скориставшись опцією Консолидация з меню Данные. Вона дозволяє підсумувати або якось інакше підвести підсумки, базуючись на даних у відповідних комірках робочих аркушів що містять вхідні дані.

Відповідність між комірками може встановлюватися або за їхнім розташуванням на робочому аркуші (наприклад, будуть підсумовані ліві верхні комірки всіх аркушів і т.д.), або по найменуваннях рядків і стовпців, у яких знаходяться комірки. Наприклад, вміст комірки, що знаходиться на перетинанні стовпця Витрати і рядка Реклама, буде підсумовано з вмістом однойменних комірок інших робочих аркушів незалежно від того, де ці комірки розташовані.

Щоб виконати консолідацію, необхідно перейти на новий робочий аркуш, де передбачається розміщення підсумкових даних, і вибрати в меню Данныеопцію Консолидация. При цьому на екрані з'явиться вікно, показане на рис. 12

У графі Функция треба зазначити спосіб підведення підсумків. Звичайно там встановлюється опція Сумма, проте можна обрати й інший спосіб підведення підсумків: Колличество значений, Среднее, Максимум, Минимум тощо.

У графу Ссылка один за іншим уводять діапазони комірок, що підлягають консолідації. Для цього треба перейти на потрібний робочий аркуш, виділити діапазон комірок мишкою і натиснути кнопку Добавить. У результаті даний діапазон буде занесений у Список диапазонов

Якщо відповідності між комірками встановлюються за найменуваннями рядків і стовпців, то комірки діапазону треба виділяти разом з їх найменуваннями. Якщо ж відповідності встановлюються по розташуванню комірок, то виділяти слід тільки комірки з даними, а найменування рядків і стовпців у підсумкову таблицю треба скопіювати з одного з робочих аркушів.

Після уведення всіх діапазонів, перед натисканням кнопки ОК, у нижній частині вікна слід зазначити чи потрібно при консолідації враховувати найменування рядків і стовпців вхідних таблиць, а також чи потрібно встановлювати зв'язок із цими робочими аркушами. Якщо ви встановите такий зв'язок, то в підсумковій таблиці буде створена структура, у якій можна буде побачити і вхідні дані, і результат їхньої консолідації.