Завдання. Досить часто в практиці необхідно узагальнювати дані однотипних документів

Досить часто в практиці необхідно узагальнювати дані однотипних документів. У цьому випадку форма документа та сама при різному змісті, наприклад, місячні звіти або бюджети відділень. Для створення таких документів Excel має засіб групового редагування. Можна згрупувати разом кілька аркушів у книзі і потім додати, відредагувати або відформовувати дані на всіх цих аркушах одночасно.

Виділення й угруповання аркушів можна виконати одним із методів.

1. Виділити ярличок першого листа в діапазоні суміжних аркушів, які потрібно згрупувати, і при натиснутій клавіші [Shift] клацнути по ярличку останнього листа в діапазоні.

2.Виділити ярличок першого листа і при натиснутій клавіші [Ctrl] послідовно клацнути по ярличках всіх аркушів, що потрібно включити в групу, незалежно від їхнього положення в книзі.

3. Команда Вибрати всі аркуші в контекстному меню ярличків аркушів.

Excel позначає режим групового редагування, додаючи [Група] у рядку заголовка книги.

Зауваження. Можна активізувати інші аркуші в групі, не виходячи з режиму групового редагування. Якщо клацнути по ярличку листа поза групою, Excel виходить з режиму групового редагування і видаляє [Група] з рядка заголовка книги. Вихід з режиму групового редагування, якщо всі аркуші книги включені в групу - клацнути по ярличку будь-якого неактивного листа.

Тепер, усе що буде вводитися на першому листі, як під копірку буде з'являтися на всіх аркушах групи. Будь-які зміни форматування, що зроблені на вкладках Число, Вирівнювання, Шрифт, Рамка, Вид і Захист у вікні діалогу Формат осередків, застосовуються одночасно до всіх членів групи. У режимі групового редагування команди Рядок, Стовпець, Автоформат і Стиль також застосуються до всіх аркушів у групі

Усі команди з меню Виправлення, за винятком Знайти і Замінити, застосовуються одночасно до всіх аркушів у групі.

Команди з меню Вставка - Осередку, Рядок, Стовпець і Функція можна використовувати для одночасної вставки відповідних елементів в усі аркуші в групі.

У режимі групового редагування всі команди печатки з меню Файл застосовуються до всіх аркушів групи.

Приклад 1 Необхідно створити звіти для заповнення й обробки даних по холодильному обладнанню у розрізі матеріально-відповідальних осіб (5 чоловік) за тиждень наступної форми:

Виконання:

1. Додати нові аркуші в книгу – клацнути правою кнопкою миші по ярличку останнього листа ® к. Додати ® вкладка Загальні ®виділити значок Лист ® ОК (з'явиться новий лист). Повторювати потрібну кількість разів.

2. Упорядкувати аркуші: перетягнути мишкою ярличок листа, що стоїть не один по одному, на місце.

3. Клацнути по ярличку Лист1, натиснути клавішу [Shift] і одночасно клацнути по ярличку Лист5.

4. На першому виділеному листі створити зазначену форму c формулами.

5. Зняти виділення з аркушів, клацнувши по ярличку Лист6.

6. У кожнім листі заповнити прізвище матеріально-відповідальної особи.

Додати в сформовану книгу (даного приклада) звітні форми по двох новим реалізаторам.

Послідовність дій:

1. Виділити групу аркушів з 5 по 7.

2. На листі 5 виділити усю форму звіту, м. Виправлення ® к. Заповнити ® п. По аркушах ® покажчик Усі ® ОК.

3. Зняти виділення з групи аркушів і відкоригувати прізвища на аркушах 6 і 7.

Примітка: Якщо копійований звіт був заповнений, виділити групу нових аркушів (6 і 7), потім виділити предметну частину листа 6 і натиснути клавішу [Delete].

При формуванні підсумкової таблиці по створених звітних формах можна використовувати об'ємні формули, що можуть підсумовувати дані відразу по декількох однойменних осередках різних аркушів.

Консолідація аркушів

При виконанні робіт зі створення зведених звітів по однотипних детальних звітах, крім об'ємних формул, Excel дозволяє використовувати ще один досить простий і зручний прийом – консолідацію даних.
Команда Консолідація з меню Дані може об'єднати інформацію з вихідних аркушів (до 255 аркушів) в одному підсумковому листі. Вихідні аркуші можуть розташовуватися в тій же самій книзі, у якій знаходиться підсумковий лист, або в інших книгах.

Команду Консолідація можна використовувати декількома способами. Можна зв'язати консолідовані дані з вихідними даними, щоб наступні зміни у вихідних аркушах відображалися в підсумковому листі. Або можна просто консолідувати вихідні дані без створення зв'язків.

Консолідувати дані можна по розташуванню або по категорії. Якщо консолідують дані по розташуванню, Microsoft Excel збирає інформацію з однаково розташованих осередків кожного вихідного листа. При консолідації даних по категорії Excel використовує як основу для об'єднання аркушів заголовки стовпців або рядків. Можна консолідувати аркуші, використовуючи будь-яку функцію, приведену в поле зі списком, що розкривається, Функція у вікні діалогу Консолідація. За замовчуванням використовується функція Сума, що підсумовує дані з кожного вихідного листа і поміщає результат у підсумковий лист. Також можна використовувати кожну з наступних функцій: Кількість значень, Середнє, Максимум, Мінімум, Добуток, Кількість чисел, Незміщене відхилення, Зміщене відхилення, Незміщена дисперсія і Зміщена дисперсія.

Можна консолідувати аркуші з відкритих у даний момент книг, що знаходяться на диску. Книга, що містить лист, у який містяться консолідовані дані, повинна бути відкрита, але вихідні книги можуть бути закриті, звичайно, за умови, що ви надали Excel правильні зведення про їхнє місцезнаходження, інакше він не зможе знайти усі файли цих книг. Ви повинні зберегти усі вихідні книги, перш ніж почати консолідацію.

Нижче даються два приклади консолідації: по розташуванню, по категорії. У прикладах розглянута консолідація аркушів однієї книги, але точно так само можна консолідувати аркуші, що знаходяться в різних книгах.

Консолідація по розташуванню

При консолідації по розташуванню Excel застосовує підсумкову функцію (Сума, Середнє або будь-яку іншу з перерахованих раніше) до осередків з однаковими адресами в кожнім вихідному листі. Це найпростіший спосіб консолідації, при якому консолідовані дані у всіх вихідних аркушах повинні мати зовсім однакове розташування.

Приклад 1.1. Виконати консолідацію звітів про реалізації безалкогольних напоїв за тиждень. Розташувати консолідовані звіти по розташуванню і категоріям на окремих аркушах.

Виконання:

1. Додати в книгу зі звітами 2 нових листи і привласнити їх ярличкам імена Консолід_по_розташ. і Консолід_по категор.

2. Скопіювати в лист Консолід_по_розташ форму звітупо реалізації товару, очистити кінцеву область (область призначення), тобто блок осередків, у котрий будуть поміщені консолідовані дані – В7:К15. Виділення не знімати!

3. Виберіть команду Консолідація в меню Дані (рис.1).

Рисунок 1 - Діалогове вікно консолідації.

4. Для підрахунку значень з кожного вихідного листа випливає в поле зі списком Функція, у вікні діалогу Консолідація вибрати функцію Сума. Залишіть прапорці в секції Використовувати мітки невстановленими. Оскільки ми не збираємося створювати зв'язку з вихідними аркушами, прапорець Створювати зв'язку з вихідними даними також залишіть невстановленим.

5. Уведіть посилання для кожного вихідного діапазону в поле Посилання або виділите ці діапазони за допомогою миші: клацнути по полю Посилання ® клацнути по ярличку Лист1 ® виділити осередку В7:К15 (зменшити діалогове вікно можна клацнути по кнопці наприкінці поля Посилання) ® клацнути по кнопці Додати (розгорнути діалогове вікно можна щигликом по тій же кнопці наприкінці поля Посилання) – зазначений діапазон осередків повинний з'явитися в поле Список діапазонів ® клацнути по ярличку Лист2 ® виділити осередку В7:К15 (при створенні форм документів у групі діапазон осередків буде встановлений автоматично) ® клацнути по кнопці Додати ® повторити зазначені дії для всіх підсумкових звітів ® ОК.

Звичайно, використання миші є найбільш простим способом уведення посилань, але якщо необхідно послатися на вихідні аркуші закритих у даний момент книг, то вам доведеться ввести ці посилання з клавіатури. (Можна використовувати кнопку Огляд, щоб визначити місцезнаходження файлу, а потім вручну ввести посилання на осередок.) посилання, що вводиться, повинна мати наступну форму:

{Ім'я файлу}Ім'я листа! Посилання

Якщо вихідному діапазонові було призначене ім'я, можна використовувати це ім'я замість посилання.

Зауваження. Після виконання консолідації, посилання, введені у вікні діалогу Консолідація, запам'ятовуються при збереженні книги. Якщо при наступному відкритті книги необхідно обновити консолідовані значення, варто вибрати команду Консолідація і натиснути кнопку ОК.

Примітка. Консолідація виконується по блоці суміжних осередків, тому графа «Ціна», як довідковий матеріал, винесена в кінець звіту, щоб не розривати консолідований діапазон.

Консолідація по категорії

Розглянутий приклад 1.1. припускав повну ідентичність звітів у частині розглянутих категорій, у даному випадку, реалізованих товарів, що в практичній діяльності зовсім не обов'язково. Список реалізованих товарів у кожної підзвітної особи може змінюватися. У цьому випадку необхідно використовувати консолідацію по категоріях.

Приклад 1.2. Внести в звіт про реалізації на Лист1 дані по обладнанню «Холодильник Норд», на Лист3 – дані по обладнанню «Морозильна камера Норд» і «Група Норд», на Лист5 – по обладнанню «Трикамерний холодильник Норд». На листі Консол_по_категор створити консолідований звіт по всім реалізаторам за тиждень.

Виконання.

1. На лист Консол_по_категор скопіювати заголовну частину таблиці звіту (А1:L6) з будь-якого листа.

2. Виділити осередок А7 як кінцеву область. При завданні одного осередку як кінцеву область команда Консолідація заповнює необхідну область нижче і праворуч від цього осередку.

3. М. Дані ® к. Консолідація ® заповнити вікно діалогу Консолідація ® вибрати Сума в поле зі списком, Функція ® установити прапорець У лівому стовпці в секції Використовувати мітки.

4. Увести посилання для кожного вихідного діапазону в поле Посилання або виділити ці діапазони за допомогою миші: клацнути по полю Посилання ® клацнути по ярличку Лист1 ® виділити осередку А7:К15 (у діапазон повинні бути включені осередки з категоріями) ® клацнути по кнопці Додати ® клацнути по ярличку Лист2 ® виділити осередку А7:К15 ® клацнути по кнопці Додати ® повторити зазначені дії для всіх підсумкових звітів, виділяючи дані про реалізовані товари ® ОК.

5. Підсумковий лист тепер містить рядки, що відповідають унікальним елементам рядків вихідних аркушів (у даному випадку, для кожного товару). Якщо кілька аркушів мають однакові елементи рядків, підсумковий лист виконує обрану математичну операцію на відповідних значеннях у кожнім стовпці.

6. Консолідований звіт можна відформовувати, додати підсумкові рядки з формулами, довідкову інформацію (наприклад, ціну).

Примітка. Категорії можуть розташовуватися або в лівому стовпці, або у верхньому рядку виділюваного діапазону, на що повинно вказувати прапорець у секції Використовувати мітки. Тільки в одному стовпці або в одному рядку.

Змістовий модуль. Основи алгоритмізації і програмування

Тема. Загальні етапи підготовки і реалізації програм на ПК.

План

1. Загальна характеристика етапів рішення задач на ОМ.

2. Визначення алгоритму. Основні властивості алгоритмів.

3. Методи запису алгоритмів.

4. Алгоритмізація основних видів обчислювальних процесів:

4.1 Лінійний обчислювальний процес