Аудит качества проектов

Как показывает практика, регулярный анализ качества хода вы­полнения проекта в нашей компании позволяет обнаружить воз­можные проблемы на самой ранней стадии и надлежащим обра­зом их разрешить. В нашей компании функции проектного офиса выполняет Центр управления проектами (ЦУП).

Таблица 1.11 Матрица документирования действий, ответственности и отчетности по предупреждающим действиям

Таблица 1.10 (продолжение)

Плановое количество и сроки проектных аудитов определяются основными фазами (этапами) проекта, ключевыми событиями (Mile Stones).., ".

Внеплановые проектные аудиты проводятся по 'запросам за­казчика, руководителей департаментов и отделов.

Аудиты качества проекта проводятся на основе критериев, определяемых набором контрольных списков (Check Lists).

Каждый критерий, как правило, является следствием требова­ний нормативных документов системы менеджмента качества (это требования ISO 9000) и системы управления проектами ком­пании (это требования РМВоК 2000) (табл. 1.12).

Таблица 1.12 Проверочный лист {Check Lists) по теме «Управление проектом и отчетность»

Результаты аудита оформляются в документе «Протокол-отчет внутренней проверки проекта» и располагаются в определенной

	Этап, направ­ление	Ожидаемый результат	Тип	Да	Нет
	Сроки выпол­нения	Соблюдаются сроки создания всех продуктов (Deliverables) проекта	Критический
	Сроки выпол­нения	Соблюдаются сроки создания всех рабочих продуктов про­екта, не являющихся Deliverables	Серьезный
	План-график проекта	Находигтся в актуальном со­стоянии и содержит отметки о выполнении	Серьезный
	Отчеты о со­стоянии проек­та (Status Reports)	Готовятся в соответствии с процедурой, определенной в уставе проекта по установленному шаблону	Серьезный
	Регистрация проблем (Problem Tracking)	Ведется в проекте (допустимо отсутствие, если проблем нет и нет упоминания о них в Status Reports)	Серьезный
Этап,направ-	Ожидаемый результат	Тип	Да	Нет
ление
Протоколы ра-	Ведутся и хранятся в соответ-	Серьезный
бочих совеща-	ствующей папке проекта
нии по про-
екту
Анализ проекта	Присутствуют протоколы управляющего комитета про­екта по анализу результатов каждой фазы проекта (кроме инициализации проекта)	Критический
Управление	В проекте принимаются кор-	Серьезный
проектом	ректирующие действия по уменьшению или ликвидации нежелательных последствий отклонений от сроков(доку­ментирование)
Управление	Управление изменениями '	Серьезный
проектом	происходит в соответствии с процедурой, изложенной в уставе проекта
Управление	Все запросы на изменения	Критический
изменениями	(CR) оформлены п хранятся в соответствующей папке про­екта
Управление	Отработка каждого CR нахо-	Серьезный
изменениями	дит отражение в соответст­вующих проектных доку­ментах
Бумажный	Содержит все утвержденные	Незначительный
архив	версии проектных документов (все рабочие версии — в элек­тронном виде)
Бумажный	Содержит текущую переписку	Незначительный
архив	с заказчиком

для этого конфигурацией проектных документов проектной пап­ке и в копии в СК.

Контрольные списки доступны всем РП, находятся на проект­ном сервере компании и на интранет-сайте в разделе «Управле­ние качеством — Документация СМК — Внутренние проверки» (рис. 1.32), могут быть использованы для самостоятельной про­верки соответствия проекта требованиям компании.

Рис. 1.32. Пример организации корпоративного интранет-сайта при реализации концепции управления качеством проектов

ЦУП планирует три типа возможных проверок качества вы­полнения проекта.

1. Проверка инициализации и планирования проекта.

2. Проверка хода проекта и проектных документов.

3. Проверка завершения проекта.

Для каждого типа существуют свои наборы Check Lists.

Как правило, по окончании каждой фазы проекта планирует­ся проверка хода проекта (тип 2). В случае если длительность фазы превышает 2 месяца, предполагаются промежуточные плановые проверки выполнения проектной фазы.

В процессе проведения проектного аудита внутренний ауди­тор (ВА) руководствуется действующими контрольными спис­ками в соответствии с задачами и направленностью аудита '(рис. 1.33).

Схема проведения проектного аудита:

• анализ исправления замечаний предыдущего аудита;

• аудит проекта в соответствии с контрольными списками и оформление протокола-отчета;

• подготовка отчета контроля качества;

• информирование РП о появлении очередных отчетных до­кументов по аудиту проекта.

ВА проверяет также устранение отмеченных ранее несоответ­ствий и регистрирует результаты в предыдущем протоколе-отче­те (существует столбец «Из них исправлено»).

При неоднократных повторных замечаниях проблема, как пра­вило, попадает на уровень директора ЦУП.