Краткий справочник (список фондов)

1. Полное название фонда ( А1), затем в скобках - его сокращенное название (FNAME).

2. Номер фонда (FKOD), объем в ед.хр. (А16) для документов на бумажной основе; объем в ед.уч. для кинодокументов (А27); объем в ед.хр. для фотодокументов (А22); объем в ед.уч. для фонодокументов (А28); объем в ед.уч. для видеодокументов (А29); объем в ед.уч. для МЧД (А30); объем в ед.уч. для микрофильмов на правах подлинника (А31).

3. Крайние даты документов (А7, А9), в случае необходимости с пометками “*” о том, что даты установлены косвенным путем (А8, А10).

4. Краткое описание научно-справочного аппарата к фонду: количество описей (А5); список каталогов (А121), указателей к документам внутрифондовых (А117), межфондовых (А118), указателей к описям внутрифондовых ((А119), межфондовых (А120); количество делопроизводственных картотек (А122); количество перечней (А124); количество внутрифондовых (А125) и межфондовых (126) баз данных.

9.3.8. Группа "Сводные сведения"

1. Сводные сведения по архиву

2. Физическое состояние документов.

3. Необнаруженные ед.хр.

4. Состав НСА к документам на бумажной основе.

Отчеты этой группы, характеризующие по основным показателям состояние обеспечения сохранности и научно-справочного аппарата к документам архива, представлены в следующих таблицах:

СВОДНЫЕ СВЕДЕНИЯ ПО АРХИВУ

	всего	введено	%	с ключевыми словами	% к кол-ву введенных	закаталогизировано	%
Кол-во фондов
Кол-во ед.хр.

В отчет включаются сведения о количестве фондов и единиц хранения, включенных в БД "Архивный фонд".

ФИЗИЧЕСКОЕ СОСТОЯНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Показатели	Бум. основа	Кино	Фото	Фоно	Видео	МЧД	М/ф
Закартонировано ед.хр.
%
Н\поврежденные ед.хр.
%
Реставрация ед.хр.
%
Переплет ед.хр.
%
Дезинфекция ед.хр.
%
Дезинфекция ед.хр.
%
Затухающие тексты лл.
Шифровка ед.хр.
%
Обложки ед.хр.
%
Гор.основа ед.хр.
%

Показатели отчета полностью повторяют состав полей, объединенных под заголовком “Физическое и техническое состояние документов” раздела “ФОНД”. Кино-, фото-, фоно-, видеодокументы и микрофильмы на правах подлинников, подлежащие консервационно-профилактической обработке, указаны в строке “Реставрация” в графе соответствующего вида документации. Все показатели (кроме “затухающих текстов”) даются в количественном и процентном выражении, причем процент по каждому конкретному показателю определяется по отношению к общему объему документов соответствующего вида.

НЕОБНАРУЖЕННЫЕ ЕД.ХР.

Данные о количестве необнаруженных ед.хр. даются отдельно по документам на бумажной основе и на пленочных носителях.

Документы на бумажной основе

Показатели	Всего	1 кат.	2 кат.	3 кат.	Некат.
ед.хр.
%

Для документов на бумажной основе объемы необнаруженных дел указываются как в целом по архиву, так и в разрезе категорий фондов в количественном и процентном выражении, причем процент определяется соответственно по отношению к общему объему дел и к объему дел каждой категории.

Документы на пленочных носителях

Показатели	Кино	Фото	Фоно	Видео	МЧД	М/ф
ед.хр.
%

Данные по документам на пленочных носителях указываются отдельно по всем видам документации (кино-, фото-, фоно-, видео-, МЧД и микрофильмы на правах подлинников) в количественном и процентном выражении, причем процент определяется по отношению к общему объему документов соответствующего вида:

СОСТАВ НСА К ДОКУМЕНТАМ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ

	Показатели	Всего	1 кат.	2 кат.	3 кат.	Некат.
	в уд. сост.: кол-во
	%
	без ист. спр.: кол-во
	%
	подлежит: н\оп.- кол-во
	%
	редактир.- кол-во
	%
	перераб. - кол-во
	%
	некомплект.оп.: кол-во
	%

Для описания таблицы на приведенном рисунке пронумерованы графы и строки.

Стр.1, 3 - указывается количество фондов

Стр.2, 4 - процент фондов данного показателя по отношению соответственно к общему количеству фондов и к количеству фондов каждой категории

Стр.5, 7, 9 - указывается количество дел (ед.хр.)

Стр. 6, 8, 10 - процент дел данного показателя по отношению соответственно к общему объему документов и к объему дел каждой категории

Стр. 11 - указывается количество описей, имеющих менее 3 экз.

Стр.12 - процент некомплектных описей по отношению соответственно к общему количеству описей и к количеству описей каждой категории.

9.3.9. Группа "ОПИСИ"

На уровне фонда при выборе этого пункта меню появляется подменю с пунктами:

1. Опись ОЦД - заголовок

2. Опись ОЦД - тело отчета

На печать выводится титульный лист описи и собственно опись, к описи должны прилагаться оглавление, список сокращений, предисловие.

Опись ОЦД выводится в форме, предусмотренной Основными правилами работы государственных архивов (Приложение 19). Опись ОЦД создается на единицы хранения одного фонда, у которых поле "Категория ед.хр." (L12) - ОЦД.

Для подготовки этого отчета необходимо заполнить в базе данных следующие поля:

· на уровне описи поле "Номер описи" (Okod)

· на уровне дела поля: "Номер ед.хр." (L1); "Заголовок" (L4); "Даты документов" (L8, L9); "Неточная дата" (L10); "Кол-во листов" (L11); "Примечание" (L14);

Сведения в графу описи "№ ед.хр. страхового фонда" вносятся вручную в уже распечатанную опись.

На уровне описи при выборе пункта меню ОПИСИ появляется подменю с пунктами:

1. Архивная опись - заголовок

2. Архивная опись - тело отчета

3. Опись НТД - заголовок

4. Опись НТД - тело отчета

5. Опись фотоальбома

6. Опись негативов фотодокументов

Для подготовки отчета "Архивная опись" необходимо заполнить в базе данных следующие поля на уровне дела:

· "Номер ед.хр." (L1);

· "Делопроизв. индекс или старый инв. №" (L6);

· "Заголовок" (L4);

· "Даты документов" (L8, L9); "Неточная дата" (L10);

· "Кол-во листов" (L11);

· "Примечание" (L14).

Отчет "Опись НТД" создается, если на уровне описи в поле "Тип описи" (G1) указано - НТД. Для подготовки этого отчета необходимо чтобы в базе данных были заполнены следующие поля:

· "Номер ед.хр." (L1);

· "Номер комплекса" (N1);

· "Производственный номер" (L7);

· "Заголовок" (L4);

· "Автор (организация-разработчик)" (N2)

· "Даты документов" (L8, L9); "Неточная дата" (L10);

· "Кол-во листов" (L11);

· "Примечание" (L14).

Отчет "Опись фотоальбома" создается, если на уровне описи в поле "Тип описи" (G1) указано - фото, а на уровне дела в поле "Вид фотодокументов (О5) указано - фотоальбом. Для подготовки этого отчета необходимо чтобы в базе данных были заполнены следующие поля:

· "Номер ед.хр." (L1);

· "Производственный номер"

· "Заголовок"

· "Даты документов" (L8, L9); "Неточная дата" (L10);

· "Место съемки" (О1);

· "Автор съемки" (О12);

· "Кол-во позитивов" (О8);

· "Кол-во страховых копий" (О10)

· "Состав текстовой сопроводительной документации" (О11);

· "Примечание" (L14)

Ко всем описям должны прилагаться оглавление, список сокращений, предисловие.

На уровне дела, документа, каталога, изданий, комиссий в меню "ОТЧЕТЫ" пункт "ОПИСИ" отсутствует.