Аналіз і контроль за документообігом

Наукою та практикою вироблено різні методи аналізу документопотоків. Ці методи використовуються на різних рівнях складності та для різних цілей управління. Одним із найбільш поширених є графічний метод. Його сутність полягає у відображенні на папері маршруту проходження документів, тобто у складанні схем та пояснювальних записів до них. Такі схеми мають велику кількість різновидів, кожен з яких має свою сферу застосування.

Так, документограми (оперограми) являють собою графічну інтерпретацію процесів складання документів як за операціями формування інформації, так і за операціями обробки самого матеріального носія. Вона відображає зміст та послідовність всіх етапів формування і використання документів, що відносяться до конкретної облікової роботи або функції.

За допомогою документограм можна систематизувати зміст, упорядкувати структуру та раціоналізувати маршрути документів. Також за їх основою визначають види і обсяги робіт, пов’язаних із складанням документів. Існують різні способи побудови документограм, які залежать від конкретних цілей та технічних можливостей підприємства. На рис. 7.4 відображено фрагмент документограми.

Назва робіт	Виконавці
цех	відділ постачання	склад	бухгалтерія	обробка на ОЦ
1. Виписування вимоги
2. Видача дозволу на відпуск
3. Відпуск матеріалів (реєстрація у картці, визначення ціни тощо)
4. Приймання вимог, перевірка їх
5. Групування та підготовка до передавання на ОЦ
6. Таксування, розрахунок сум
7. Облік руху матеріалів
8. Складання відомості з розподілу матеріалів за кодами витрат

Рис. 7.4. Документограма вимоги на одержання матеріалу

Для того, щоб відобразити в документограмі просування цілого комплексу документів, використовують спеціальну кодифікацію. В її основу покладена класифікація всіх документаційних робіт за характером, а всіх документів – за інформацією, що в них відображається. У відповідності з прийнятою класифікацією для документів вводять умовні позначення (переважно у вигляді геометричних фігур) з цифровою або геометричною індексацією конкретного змісту робіт. При цьому відображення інформації за підметом та присудком буде відповідати табл. 7.1

Документограма дає змогу повністю відобразити технічний зміст та структуру процедур обробки даних. Вона є достатнім джерелом щодо кількісної оцінки обсягів робіт. Однак, якщо мова йде про отримання нової інформації на основі сполучення та переробки існуючих даних більш доцільним буде формування інформаційних моделей.

Перехід від документограм до інформаційних моделей здійснюється на основі алгоритмів формування інформації. Для придання моделі кількісної визначеності вона орієнтується в просторі, часі та обсягах. Просторова характеристика процедур обробки інформації складається з координат усіх пунктів отримання, просування та зберігання. Часові характеристики – це період надходження інформації в кожному пункті її обробки. Показники обсягу інформації визначаються масою, яка оцінена у відповідних одиницях виміру. Для цього використовують різні натуральні вимірники, що базуються на: трудомісткості(біти), складності фіксування (букви, знаки), змісті (слова, команди, документи) тощо.

Сукупність усіх характеристик кожного виду інформації (вона відображена у спеціальній формі) являє собою інформаційний потік. Кожен інформаційний потік – одиничне переміщення інформації – має наступні ознаки: документ (на чому фізично міститься інформація);

проблематику (до якої сфери діяльності підприємства відноситься інформація: до закупок, збуту продукції, планування тощо);

виконавця (людину, яка цю інформацію передає);

періодичність (частоту передавання).

Крім того, на підприємствах існує два основних рівня деталізації інформаційних потоків:

рівень усього підприємства, коли деталізація проводиться до рівня цеху, тобто інформація пересувається між різними підрозділами;

рівень підрозділу, коли деталізація доходить до рівня робочого місця, тобто інформація передається між працівниками підрозділу.

Ці потоки – об’єктивна основа для кількісного аналізу організації обліку і контролю. Такий аналіз потребує розгляду всієї сукупності інформаційних потоків, що дозволить визначити наступні кількісні характеристики облікових структур:

номенклатуру всіх видів постійної виробничої інформації з вказівкою її якісних ознак й однозначним визначенням змісту, яка буде систематизована відповідно до прийнятого класифікатора;

споживачів кожного виду інформації (вихідні канали) з вказівкою призначення інформації, обсягу і періодичності її споживання;

джерела кожного виду інформації (її вхідні канали) з вказівкою мети одержання, обсягу й періодичності;

напрямок і швидкість руху кожного виду інформації;

техніко-експлуатаційні параметри і форми носіїв інформації.

Повна інформаційна модель бухгалтерського обліку на підприємстві настільки складна і громіздка, що звичайно будують графічні моделі за окремими функціями і навіть за елементами функцій та зводять їх в узагальнені кількісні схеми, де вказуються тільки сумарні обсяги інформації в прийнятих одиницях виміру та основні операції її обробки.

Приклад графіка інформаційних потоків наведено на рис. 7.5. До кожної інформаційної моделі обов’язково додають опис, розшифровку зв’язків на підприємстві або в підрозділі (табл. 7.2). Вивчення ефективності інформаційної моделі проводиться за якісними характеристиками системи управління, а також шляхом порівняння чисельних параметрів схеми потоків інформації й організаційної структури апарата управління.

Окрім означених документограм та інформаційних моделей, для аналізу і проектування організаційних процедур розробки і прийняття рішень розроблені особливі методи, що одержали назву органиграмм. Вони являють собою графічну інтерпретацію процесу виконання управлінських функцій, етапів і вхідних у них робіт, що описує розподіл організаційних процедур розробки та прийняття рішень між підрозділами, їх внутрішніми структурними органами й окремими працівниками.

Для того, щоб процес виконання управлінських функцій і робіт на органиграммі не виявився розірваним через випадання процедур обробки носіїв інформації, останні також відбиваються на органиграмі, але вже

Рис. 7.5. Інформаційна модель роботи бухгалтерії [60, с.215]

без тієї кількісної визначеності, що притаманна документограмам. Найважливішою передумовою побудови й аналізу органиграмм є класифікація організаційних процедур, які в ній відбиваються. З цією метою всі організаційні процедури розробки, прийняття і реалізації рішень можуть бути розділені на такі групи:

процедури, пов'язані безпосередньо з керівництвом бухгалтерським обліком;

процедури, пов'язані з функціональною діяльністю з підготовки рі-

Таблиця 7.2