Стадії документообігу

Обробка документів та даних полягає у перетворенні вхідної інформації у вихідну різними механічними і логічними операціями, які можуть бути здійснені різними механічними чи логічними операціями вручну або з застосуванням обчислювальних машин. Найбільш суттєвими є операції з передавання і обробки документів.

Умовно документообіг можна поділити на чотири стадії: робота з носіями інформації в процесі їх складання або отримання ззовні; просування від місця складання до місця обробки; просування в процесі обробки; просування після обробки до місця постійного зберігання. Кожна стадія складається з декількох позицій, кількість яких буде відрізнятися в залежності від складності носія інформації та тривалості шляху його обробки. В загальному вигляді схему організації документообігу можна узагальнити у вигляді рис. 7.1.

Рис. 5.1 Організація документообігу на підприємстві

В умовах використання ПЕОМ після кожної з наведених на рис. 7.1 стадій треба передбачити передачу документа до обчислювального центру та повернення його на попередній шлях. Окрім того, кожний з наведених етапів висуває свої вимоги до організації руху документів та потребує певного планування. Створення системи документообігу на підприємстві потребує формування необхідних внутрішніх документів, основні з яких та послідовність їх створення наведено на рис. 7.2

Рис. 7.2. Етапи створення системи управління документообігом

Так, документообіг на стадії складання та просування первинних документів включає: складання детального переліку всіх робіт, що виконуються на підприємстві; вибір форм первинної документації за кожним обліковим об’єктом; вибір технічних засобів та способів складання носіїв первинної інформації; встановлення складу осіб, відповідальних за правильне та своєчасне складання тих чи інших первинних документів; визначення часу документування кожного виду господарських операцій та процесів.

Загальна тривалість документообігу повинна бути мінімальною, що досягається різними шляхами. Перш за все треба встановити, коли повинні складатися первинні документи: до здійснення господарської операції, в процесі її здійснення або після закінчення. Далі встановлюється частота здачі документів на обробку.

У документообігу необхідно максимально скоротити кількість осіб, які приймають участь у складанні документів, що сприятиме загальному скороченню часу. Слід встановити ще й раціональну послідовність складання і просування документів, яка передбачатиме максимальне поширення попереднього контролю та усунення зустрічних документопотоків. На передачу інформації до бухгалтерії треба встановити тверді строки. Вони будуть залежати від важливості об’єктів обліку, способів збору інформації, наявності технічних засобів, тощо.

Документообіг на стадії обробки документів будується в залежності від обраної організаційної форми бухгалтерського обліку. Його проектування доцільно здійснювати паралельно до проектування технологічного процесу обробки інформації. Раціональна організація документообігу передбачатиме встановлення максимально коротких відрізків часу на обробку первинних документів за кожною операцією, кожному виконавцю та в цілому за стадією. Встановлені строки обробки документів повинні забезпечувати своєчасність отримання даних для здійснення оперативного контролю та ведення синтетичного й аналітичного обліків.

Організація документообігу передбачає використання функціонального принципу поділу праці (документи просуваються між функціональними підрозділами підприємства) або поділу за об’єктами обліку (первинні документи приймаються відповідними підрозділами за приналежністю).

Операції поточного обліку (стадії обробки) можна поділити на чотири види: просування документів, арифметичні дії, групування та перегрупування. Оскільки документообіг на цій стадії пов’язаний з великими масивами документів, його раціональна організація потребує забезпечення раціонального прийняття документів. Тому при прийнятті документів до бухгалтерії слід строго виконувати вимоги Положення № 88. Схематично порядок прийняття документів наведено на рис. 7.3.

Рис. 7.3. Порядок прийняття первинних документів

Забороняється приймати документи, які не відповідають вимогам до їх заповнення, суперечать діючому законодавству, такі, що порушують договірну та фінансову дисципліну, суперечать встановленому внутрішньому порядку підприємства або наносять шкоду державі. Для виключення ймовірності повторного використання документа на ньому ставиться відповідна відмітка і тільки після цього документ вважається таким, що пройшов певну стадію документообігу.

Наступною операцією поточного обліку є складання бухгалтерського проведення, тобто визначення майбутньої системи записів (реєстрації) даних документа в системі рахунків. У подальшому рух документа залежить від формування показників в аналітичному та синтетичному розрізах.

Організація документообігу на стадії обробки документа передбачає ще й організацію руху в підсумковому обліку. За характером та змістом робіт вона не відрізняється від попередніх етапів, проте вимагає більш жорсткої регламентації та врахування вимог споживачів підсумкової інформації. Для цього складають перелік адресатів і форм звітності, використовуючи табель-календар звітності. В усіх документах з організації документообігу на цьому етапі чітко визначають, коли той або інший документ передають до головної бухгалтерії для аналізу та взаємозв'язку з усіма основними підрозділами підприємства.

Заключною стадією документообігу буде збереження документів. Вони до складання місячного балансу перебуватимуть у розпорядженні підзвітних осіб, які їх використовують для ведення обліку. Після цього їх зшивають у папки і зберігають у поточному архіві бухгалтерії. По закінченні поточного року всі документи здають в архів підприємства відповідно до загального положення про формування архівних матеріалів. Для цього у кожному секторі обліку виділяють відповідальну особу для оформлення таких операцій.

Схоронність документів забезпечується їх реєстрацією у спеціальних регістрах та супровідних ярликах. За кожним первинним документом треба встановити порядок його обліку та збереження.

Планування документообігу

Раціональна організація документообігу передбачає його здійснення за заздалегідь встановленим графіком. У відповідності до п. 5.1 положення № 88 у цілях упорядкування руху та своєчасного отримання записів у бухгалтерському обліку складається графік документообігу. Він визначає порядок обробки інформації, що знаходиться у первинних документах та затверджується наказом керівника підприємства на основі проекту, що розробляється бухгалтерією підприємства.

Наявність графіка дисциплінує осіб, що відповідають за складання та просування документів, конкретизує відповідальність, виявляє порушників та допомагає своєчасному прийняттю управлінських рішень. Для забезпечення ефективного документообігу кожному виконавцю, через якого проходить той чи інший документ необхідно видати витяг з документообігу. В ній треба навести перелік документів, створення яких відноситься до функціональних обов’язків виконавця, строки їх формування та підрозділи, до яких передають документи.

Хоча в Положенні № 88 говориться про графік, як про єдину форму, на практиці це на завжди зручно. Нормативні документи не регламентують його структуру та форму. Саме тому в ряді випадків та для деяких документів розробляється своя особлива структура, яка є складовою графіка документообігу. За своєю формою (табл. 7.1) графік являє собою таблицю, за присудком якої наводять найменування всіх первинних документів, що використовуються на підприємстві, а за підметом – вказують служби, структурні підрозділи або особи, що працюють з документами, строки передавання та види процесів обробки документів.

У графіку документообігу фіксують тільки основні його характеристики, що забезпечують плановість у роботі облікового апарату з документами. При цьому плануванню підлягає тільки найбільш важлива частина шляху документа, з моменту надходження та пересування до головної бухгалтерії. Строки та послідовність руху в бухгалтерії доцільно відображати в структурних та індивідуальних графіках роботи облікового апарату. Основні показники в графіках також можуть бути відображені більш деталізовано. Іноді також можна відобразити процеси обробки у взаємозв’язку з відповідальними особами.

Таблиця 7.1 Приклад графіку документообігу Назва доку- мента Створення документа Перевірка Документа Обробка Передача до архіву Кількість примірників Відповідальний за виписку Відповідальний за оформлення Відповідальний за виконання Строк виконання Відповідальний за перевірку Відповідальний за представлення Порядок представлення Строк представлення Виконавці Строк виконання Виконавці Строк виконання                             Прибут- ковий ордер (ф.М-7)   Склад Склад Склад Щоденно ВМТП, бухгалтерія Склад За реєстром Щоденно Бухгалтерія Щоденно Бухгалтерія Щоденно

В діяльності сучасних підприємств виділяють індивідуальні (для кожного носія) та зведені (для групи носіїв) графіки, які значно відрізняються один від одного. У зведених планують тільки найважливіші шляхи пересування документів та не відображають порядок їх складання.