Поняття документообігу

ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ

Після вивчення матеріалу теми Ви повинні:

Знати:	– стадії документообігу та етапи його організації; – методи планування й аналізу документообігу; – особливості регламентації документообігу.
Вміти:	– розробляти й вдосконалювати графіки документообігу; – створювати систему контролю за рухом документів; – визначати тривалість документообігу.

Ключові поняття та терміни

– документообіг, документопотік; – маршрутно-технологічна карта; – документограма, оперограма;

– інформаційна модель; – електронний документообіг; – методи аналізу документообігу

План (логіка) викладення матеріалу:

7.1. Поняття документообігу.

7.2. Стадії документообігу.

7.3. Планування документообігу.

7.4. Аналіз і контроль за документообігом.

7.5. Організація електронного документообігу.

Поняття документообігу

Система обліку і контролю має бути організована як у часі, так і у просторі. У процесі бухгалтерського обліку здійснюється обробка облікової інформації та її рух. Зазначені дії відтворюються у формі опрацювання носіїв інформації. А саме раціоналізація документів дає найбільшого впливу на ефективність організації облікового процесу, саме обробка документів складає найбільшу питому вагу в загальних трудових витратах працівників бухгалтерії. Висока "рентабельність" спрощення документаційних процесів на всіх рівнях управління виробництвом обумовлюється наступними причинами:

раціоналізація документів і застосування більш економічних методів їхньої обробки не потребують значних матеріальних засобів і можуть бути досягнуті в межах поточних витрат кожного підприємства;

ефективність заходів в області удосконалювання інформаційних процедур (формування, передачі, обробки документів) може бути реалізована на підприємстві практично негайно;

потреба в капітальних вкладеннях для механізації процесів обробки документації у 3 – 4 рази менша, ніж в основному виробництві;

раціоналізація документопотоків допомагає істотно скоротити кількість помилок у документах;

складанням первинних документів зайнято 30 – 40% усіх працівників обліку. Нерідко облікові функції виконують також старші майстри, майстри, бригадири і навіть робітники основного виробництва, що потребує раціоналізації їхньої праці.

Через це роботи з механізації й автоматизації бухгалтерської праці потрібно поєднувати з комплексом заходів щодо удосконалення організаційної структури, інформаційної бази, внутрішнього документообігу і нормативного господарства. Першочерговою задачею в цьому напрямку є раціоналізація існуючих на кожному підприємстві видів інформації та документів.

Для одержання зведених даних необхідна заздалегідь визначена система руху первинної облікової інформації в часі і просторі. Упорядковане просування первинної інформації в процесі її створення (одержання ззовні), перетворення, обробки й узагальнення в системі бухгалтерських рахунків називається циркуляцією первинної інформації. Просування первинних документів, як носіїв інформації з моменту їхнього складання і до передачі в архів підприємства, утворить документообіг.

Циркуляція первинної інформації і документообіг являють собою найважливіший об'єкт організації обліку. Від того, як раціонально будуть побудовані і як швидко носії будуть складатися, передаватися в органи обліку і там оброблятися, залежить швидкість одержання зведеної облікової інформації, використовуваної для управління і контролю. Документообіг організується обліковим апаратом під керівництвом головного бухгалтера підприємства.

Раціонально організовані циркуляція і документообіг у підприємстві припускають мінімальний розрив часу між здійсненням господарських операцій і одержанням при цьому необхідних узагальнених зведень органами регулювання виробництва і управління підприємством; застосування найбільш досконалих способів і засобів збору й просування первинної інформації до місця її обробки; розташування структурних підрозділів між собою таким чином, щоб полегшити операційний потік.

До принципів організації документообігу також можна віднести такі вимоги: чітка організація руху документів, тобто потік документів повинен бути прямоточним, що виключає поворотні або повторні маршрути; однократне перебування в одному підрозділі або в одного виконавця; оперативність обробки документів; узгодження документів на всіх етапах виконання до підписання керівником. Організація циркуляції й документообігу в підприємстві передбачає попереднє планування, регулювання документопотоків і контроль за дотриманням прийнятого порядку.

У підприємствах, де маються проекти організації обліку, питання організації документообігу є складовою частиною цих проектів, а в підприємствах, де зазначених проектів ще немає, розробляються самостійні плани документообігу.

Слід зазначити, що в обліковому процесі просуваються не тільки первинні документи, а ще й облікові реєстри та звітні форми. Це потребує налагодження певного взаємозв’язку виконавців облікового процесу, що також відноситься до задач організації документообігу та документопотоків. Документопотік – це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на кількох носіях облікової інформації. Отже, об’єктом організації є не тільки рух документів, а й рух цілих масивів інформації. Сама ж організація повинна охоплювати всі операції – від першого запису до здачі документа в архів.

Важливою складовою організації руху документів буде правильне визначення тривалості документообігу, під якою слід розуміти період часу, протягом якого будь-який документ знаходиться в процесі обробки в структурних підрозділах (у виконавців) і в просуванні між ними. Вона буде залежати від часу:

руху документа між усіма виконавцями (усередині підрозділів і між ними), зайнятими його обробкою;

переміщення документів між двома суміжними виконавцями, що визначається рівнем організації внутрішньозаводської системи передачі документів;

пролежування документів у чеканні обробки, що залежить від організації порядку адресування документів на підприємстві й продуктивності праці працівників;

що затрачується виконавцями на збір необхідних даних для обробки документів, що визначається існуючою на підприємстві системою збереження і пошуку даних;

безпосередньої обробки документів, яка залежить від класифікації кадрів, організації робочих місць та створення необхідних умов роботи;

чекання передачі документів на наступну операцію обробки, що також залежить від сформованої на підприємстві організації внутрішніх передач документів;

витрати якого залишаються неврахованими.

Крім того, тривалість документообігу залежить від числа виконавців, рівнів управління й ступеню прямоточності руху документів. У кожному разі раціональна організація документообігу повинна передбачати максимальну для конкретного підприємства швидкість передачі документів та мінімальних витрат часу на їх обробку.