Облікові номенклатури й носії облікової інформації

Порядок створення, прийняття, відображення в бухгалтерському обліку, а також збереження первинних документів, облікових регістрів, звітності підприємствами та їх об'єднаннями незалежно від форм власності визначає "Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку", затверджене наказом Міністерства фінансів України №88 від 24 березня 1995 р. та зареєстроване в Міністерстві юстиції України 05.06.95 р. № 168/704.

Його використання дозволяє підприємствам організувати роботу зі значним обсягом бухгалтерської інформації та вимагає наукової організації облікового процесу, і навіть в умовах ручної праці – розробки облікових номенклатур. Без цього неможливою стає автоматизація бухгалтерської роботи. Формування облікових номенклатур – важливий момент організації обліку і контролю, оскільки їх наявність сприяє ліквідації дублювання в обліку, обґрунтованому вибору первинних документів, облікових реєстрів, формуванню документообігу та розв’язанню широкого кола інших питань.

В загальному виді під номенклатурою розуміють перелік, сукупність назв та термінів, що використовуються в якій-небудь галузі. Отже, облікова номенклатура – це перелік засобів підприємства, джерел їхнього утворення й результатів господарської діяльності, що повинні знайти відображення в бухгалтерському обліку [48, с.35]; кількісні або якісні параметри, що характеризують бізнес-процес та його результати (відповідно до процесного підходу к організації управління); сукупність облікових інформаційних даних, які стосуються господарських фактів і операцій [46, с.59]. Номенклатури формуються в залежності від фактичних умов діяльності підприємства, вимог управління та потреб в інформації для проведення контролю. При розробці облікових номенклатур особливу увагу приділяють тому, до якого етапу облікового процесу вони відносяться, оскільки кожен з них має свої особливості та вимоги.

Початком розробки облікових номенклатур є їхня класифікація за об’єктами обліку. Разом з тим, варто співвідносити формовані облікові номенклатури з потребами системи управління підприємства. Для цього слід враховувати подане на рис. 5.1. співвідношення видів обліку з управлінською ієрархією. Інтеграція систем обліку і управління забезпечується за рахунок створення й підтримки у дієвому стані єдиної системи цілей, показників й критеріїв їх досягнення.

Після того, як система стратегічних цілей і показників в цілому для підприємства створена, необхідно розробити систему показників для кожного бізнес-процесу підприємства. Така система показників повинна відповідати документально закріпленим цілям підприємства (див. рис. 6.3) та комплексно характеризувати особливості його функціонування. В такому разі вибір облікових номенклатур слід ґрунтувати на поданих у першому параграфі концепціях. У разі застосування процесного підходу до організації обліку і управління підприємством необхідно забезпечити розгортання показників (номенклатур) на процеси нижчого рівня (рис. 6.10).

При розробці системи цілей й відповідних до них облікових номенклатур необхідно забезпечити поширення системи не тільки за ієрархічними рівнями, але й горизонтально, за рахунок узгодження номенклатур між власниками процесів. Розробка системи номенклатур є ітераційним процесом й вимагає тривалого проміжку часу. Під час формування номенклатур необхідно забезпечувати їхню відповідність наступним вимогам: однозначний зв’язок зі стратегічними показниками підприємства; пов’язаність з KPI верхнього рівня; прозорість для вищого керівництва; зручність для хазяїнів процесів, що управляють власними процесами за допомогою номенклатур; зрозумілість персоналу; можливість достовірного виміру.

При цьому в процесі організації облікових номенклатур необхідно додатково забезпечити їх повноту (достатність для адекватної оцінки результатів процесу), економічність (вартість повинна бути адекватною цінності інформації, що фіксується в номенклатура), наочність й простоту аналізу й зіставлення інформації. Типовий набір облікових номенклатур у відповідності з цілями підприємства подано у табл. А.4. Приклад декомпозиції цілей й номенклатур для головної цілі – забезпечення фінансової стійкості представлено в табл. 6.1.

Рис. 6.10. Структура системи цілей та облікових номенклатур (на основі [18, с.255])

Разом з тим, можна виділити певні особливості формування облікових номенклатур у разі структурування облікового процесу за етапами (див. рис. 5.3). Першим етапом облікового процесу є первинний облік. Організація первинної інформації починається зі з'ясування складу господарських операцій і об'єктів, що повинні знайти відображення в системі обліку на підприємстві. Для цього за кожним розділом обліку складаються докладні переліки всіх об'єктів для одержання вихідної інформації, що називаються обліковими номенклатурами. Потім в номенклатурах виділяються об'єкти й операції, що можуть і повинні знайти своє відображення в обліку шляхом попереднього їхнього фіксування в первинних носіях облікової інформації.

Таблиця 6.1 Приклад декомпозиції головної цілі й облікових номенклатур Мета Облікова номенклатура (КРІ) Критерії Головна мета – забезпечення фінансової стійкості підприємства Контроль кредиторської заборгованості - прострочена кредиторська заборгованість - відсутність простроченої кредиторської заборгованості Оптимізація використання вільних коштів - рівень чистого прибутку на одиницю вкладених коштів - перевищення встановленого мінімуму - сума вільних коштів   - Установлена мінімальна сума коштів на рахунках Своєчасність проведення розрахунків - затримка в строках розрахунків - реєстр по розрахунках виконується в день підписання до 1500. Лімітування фінансових повноважень керівників бізнес-одиниць - ліміти сум у платіжних документах, що підписують директори бізнес-одиниць - ліміти встановлені рішенням Ради директорів й оформлені відповідним наказом

При розробці й аналізі облікових номенклатур необхідно забезпечити укрупнення одиниць виміру облікової інформації. Це сприятиме зменшенню кількості носіїв інформації та зниженню обсягів облікових робіт. Доцільно укрупнювати партії матеріалів, що відпускаються виробництву, застосовувати укрупнені розцінки на оплату праці, уникати відпуску готової продукції невеликими партіями.

У діючому підприємстві перелік об'єктів первинного облікового оформлення (номенклатури) визначається на підставі існуючої організації виробництва, праці, технології та інших сформованих умов. Основне завдання організації полягає в тому, щоб після аналізу існуючих номенклатур поповнити їх відсутніми об'єктами й усунути з них усі надмірності, дублювання та застарілі об'єкти.

У нових підприємствах, коли облік організується заново, треба визначити весь перелік об'єктів первинного документування. Для цього треба добре знати технологію виробництва, передбачувану організацію праці, систему постачання і збуту. Номенклатуру об'єктів документування варто будувати з урахуванням досвіду аналогічних діючих підприємств.

Облікові номенклатури розробляються обліковим апаратом підприємства під керівництвом головного бухгалтера. До цієї роботи залучаються плановий відділ, відділ праці й заробітної плати, відділ постачання і збуту, обчислювальний центр і інші служби, зацікавлені в найбільш повному, раціональному документуванні операцій та процесів для оперативного контролю й аналізу роботи підприємства.

При наявності облікових номенклатур можна більш обґрунтовано вибирати й проектувати первинні документи, визначати обсяг облікових робіт. Після остаточної обробки облікових номенклатур їх оформляють у вигляді табл. 6.2 та вибирають носії інформації з кожного об'єкта бухгалтерського документування.

Таблиця 6.2