Основні етапи фінансового контролінгу

Контроль можна визначити як процес забезпечення досягнення організацією своєї мети. Це процес схематично можна представити у вигляді сукупності трьох функцій:

· Встановлення стандартів;

· Вимірювання фактично досягнутих результатів;

· Здійснення необхідних дій.

Вказані функції є не що інше, як послідовні етапи процесу контролю, які спрямовані на своєчасне виявлення всіх проблем і відхилень від нормального просування до поставленої мети, а також на відповідне коректування діяльності фінансової установи, щоб наявні проблеми не переросли в кризу. В цьому і полягає суть і основне призначення системи контролю.

Таким чином, етапи контролю втілюють в собі його сутність і дозволяють службі маркетингу постійно тримати руку на пульсі діяльності установи.

Встановлення стандартів – це перший етап процесу контролю, що дозволяє визначити деякі орієнтири, щодо яких оцінюватиметься діяльність фірми.

Розроблені відділом маркетингу плани мають чітко поставлену мету, яка описується з використанням кількісних, якісних і тимчасових змінних. Ця мета повинна прийматися системою контролю за основу при встановленні стандартів, щодо яких контроль і здійснюватиметься.

Таким чином, основною вимогою до стандартів, що розробляються системою контролю, повинен стати опис стандартів з використанням конкретних показників результативності фінансової діяльності і наявність тимчасових рамок.

Виконання цих вимог дає системі контролю відправну точку, щодо якої слід оцінювати хід виконання плану і рух фінансової організації до наміченої мети. Проте не всю мету можна досить легко перетворити в конкретні стандарти, оскільки основна характеристика будь-якого стандарту – це вимірність, що не завжди повною мірою відноситься до мети.

В таких випадках рекомендується описати стандарти системи контролю з використанням різного роду непрямих вимірних показників. Наприклад, мету що стоїть перед установою: «Досягти підвищення задоволеності клієнтів конкретними послугами, які надаються установою» практично неможливо описати ні кількісно, ні якісно. Проте, застосувавши непрямі показники, такі як збільшення обсягів реалізації даних фінансових продуктів, зростання кількості клієнтів, що користуються даними послугами, можна з достатньою точністю визначити кількісні змінні, які ляжуть в основу встановлення стандартів системи контролю. З якісними змінними в даному прикладі справа йде дещо складніше, але і їх можна отримати, використовуючи показник зміни рівня споживання даних послуг в результаті незначного збільшення або зменшення цін на них. Збільшення цін повинне асоціюватися у споживача з підвищенням якості продукту, тому деяке зростання обсягів реалізації можна розцінювати як визнання клієнтами досягнутого рівня якості.

Проте всякого роду непрямі показники повинні застосовуватися акуратно, оскільки вони не позбавлені впливу сторонніх чинників і можуть значно спотворити картину, яка отримується в результаті дослідження.

Таким чином, стандарти, описувані з використанням кількісних і якісних змінних, а також поміщені в певні тимчасові рамки, дозволяють судити про ефективність діяльності банку і хід виконання планових завдань.

Вимірювання фактично досягнутих результатів є основною ланкою процесу контролю.

Система контролю повинна забезпечувати зіставлення досягнутих результатів зі встановленими на попередньому етапі стандартами. При цьому незмінно встає питання про допустимість наявних відхилень від контрольних стандартів.

Допустимі відхилення повинні обов'язково задаватися, оскільки неможливо абсолютно точно передбачити значення контрольних показників, а незначні відхилення від того, заходи, що робляться для усунення невідповідностей, обходяться фінансовій установі дуже дорого, тому представляється недоцільним розглядати будь-яке відхилення від контрольних стандартів як сигнал до негайної дії.

Розмір допусків залежить від трьох основних чинників:

· характеристики самого контрольного стандарту;

· масштаби діяльності установи;

· прийнята фінансової установою стратегія.

Задача точного визначення допустимих відхилень дуже часто розв'язується шляхом аналізу динаміки розбіжності фактичних і контрольних показників за низку попередніх періодів, при якому береться до уваги дія всіх сторонніх чинників, що були.

Отримавши, таким чином, контрольні стандарти і визначивши масштаб допустимих відхилень, система контролю виконує функцію вимірювання і зіставлення фактично досягнутих результатів з наявними орієнтирами. З питаннями вимірювання показників, що характеризують контрольовану діяльність, тісно пов'язано встановлення періодичності і точності вироблюваних вимірів і оцінок. Слід мати на увазі, що етап вимірювань – це один з найдорожчих етапів процесу контролю. Тому навряд чи буде прийнятним проводити дуже часто аналіз досягнутого. Періодичність здійснення вказаних заходів визначається характером контрольованих процесів. Наприклад, проведення операцій з готівкою вимагає щоденних перевірок, тоді як контроль виконання річного плану може здійснюватися щомісячно або навіть рідше – все залежить від тимчасових меж стандартів системи контролю. Крім того, на періодичність проведення контрольних вимірів впливає передбачувана швидкість змін, що відбуваються.

Отримані дані контрольних вимірювань повинні бути зіставлений зі встановленими стандартами. При цьому зіставленню підлягають всі наявні кількісні і якісні змінні, які не повинні виходити за межі, визначені масштабом допустимих відхилень. Проводячи вказані зіставлення, слід виходити зі встановлених тимчасових меж, оскільки контрольований захід може бути достатньо тривалим, і оцінці підлягатимуть лише які-небудь проміжні результати.

Так, якщо перед фінансовою установою стоїть задача за перші три місяці поточного року отримати прибуток у розмірі 300 млн. грн., то цей показник можна прийняти за кількісну змінну контрольних стандартів. Термін же 3 місяці визначатиме тимчасові межі. Залежно від різних стратегічних спрямувань установи і інших, вказаних вище чинників, встановлюється масштаб допустимих відхилень, який, наприклад, був визначений в 10 млн. грн. на кожному проміжному етапі перевірки. Припустимо, що на тримісячному проміжку часу система контролю запланувала три перевірки, тоді результатом кожної з цих перевірок повинен стати одержуваний в середньому результат в 100 млн. грн. Якщо система контролю кожного разу «виходить» на ці 100 млн. грн. з відомими відхиленнями, то це є наслідком виконання установою задач, що стоять перед нею; у випадку ж якщо одержуваний протягом місяця прибуток виходить за межі, обмежені масштабом допустимих відхилень, то система контролю вступає в свій третій, заключний етап – здійснення необхідних дій – з метою запобігти наростанню несприятливих тенденцій і внести відповідні корективи в діяльність організації.

Здійснення необхідних дій. Після вимірювання фактично досягнутих результатів і зіставлення їх з контрольними стандартами процес контролю вступає в свій третій, заключний етап, на якому робляться необхідні дії коректувань.

На третьому етапі процесу контролю можуть прийматися три варіанти рішень:

· не робити ніяких дій;

· довести фактичні результати до рівня стандартів;

· коректувати самі стандарти.

Перший варіант свідчить про нормальну роботу установи, достатньо точне просування її до поставленої мети. Проте завершення таким чином третього етапу процесу контролю зовсім не означає, що система контролю повинна не діяти; цикл контролю повинен повторюватися через певні проміжки часу. В даному випадку він почнеться з другого етапу. Якщо ж системою контролю виявлені істотні відхилення від стандартів, то це свідчить про необхідність діяти в одному з двох напрямів: або вжити заходів по доведення фактичних результатів до рівня стандартів, або скоректувати самі стандарти. Взагалі кажучи, можливий і ще один варіант дій, що поєднує в собі вказані два напрями ліквідації відхилень.

Слід пям'ятати, що виниклі відхилення могли бути слідством впливу не одного, а групи чинників, тому у відповідь заходи повинні ретельно розглядатися з погляду вірогідних змін в результаті дії на певні змінні.

Наприклад, невиконання фінансовим інститутом плану по прибутку можна пояснити цілою низкою причин, серед яких можуть бути скорочення обсягів реалізації окремих видів послуг і зміна цін на них. Це, так би мовити, чинники першого порядку, які визначаються впливом дещо більш прихованих змінних, таких як зміна якості пропонованих послуг (причому ця зміна може бути і в ту і іншу сторону, оскільки погіршення якості неодмінно відштовхне частину клієнтів від користування даними послугами, а підвищення якості і, відповідно, цін може виявитися не «по кишені» деяким клієнтам цільового сегменту); пропозиція нових, менш вдалих послуг, які не були сприйняті клієнтами; падіння попиту на послуги фінансової установи внаслідок посилення конкуренції і т.д. У зв'язку з таким різноманіттям чинників, що вплинули на контрольовану змінну, системою контролю повинен розроблятися цілий комплекс заходів, що враховує всі внутрішні взаємозв'язки регульованих чинників.

Проте не завжди відхилення фактичних результатів від стандартів є слідством поганої роботи фінансового інституту. Може трапитися, що самі стандарти були встановлені неправильно, нереально. Тоді необхідне відповідне їх коректування і повернення до першого етапу процесу контролю.