Взаимосвязь функций управления и потоков информации

Процесс принятия решений на предприятии основан на таких составляющих:

1. Компетентность работников.

2. Право принятия решения.

3. Информация о состоянии объекта или составляющих его подразделений.

4. Подчиненность лиц, исполнителей данного решения.

В более общем изложении процесс принятия решения можно рассматривать в виде 2-х составляющих:

1. Функция.

2. Информация.

Любой процесс управления (1-го и 2-го рода) целесообразно рассматривать как сочетание функций и информации.

Функция аппарата управления определяется исходя из потребностей конкретного звена, объекта в управленческом воздействии. Обычно эта система возникает в условиях неопределенности. Это связано с тем, что цех или участок не имеет информации, не может организовать свою деятельность. Поэтому потребность в информации производственных и др. звеньях определяет состав функций, их содержание, схему распределения по уровням и звеньям аппарата управления. При описании взаимосвязей между потоками информации, информацией и функциональной структурой используют различные формы обследования аппарата управления и управляемого объекта.

Общая оценка организации процессов управления должна показать степень их влияния на уровень эффективности работы предприятия. С этой целью используется формула экономичности управления, а расчеты проводятся несколько лет. Динамика показателя экономичности показывает, в какой степени процессы управления улучшают или ухудшают финансово-экономические показатели предприятия.

Для повышения уровня эффективности процессов управления необходимо выполнить специальные условия социально-экономического, финансового и организационно-технического характера.

Общие условия:

1. Стиль и методы руководства должны учитывать современные концепции управления: стратегическое планирование, маркетинг, инжиниринг, управление проектами и др.

2. Необходимо формализовать связи и отношения между подразделениями, выполняющие процессы управления 1-й и 2-й групп, в особенности по новым задачам и направлениям деятельности.

3. Для совершенствования процессов управления руководители предприятия должны выделить в полном объеме финансовые и материально-технические средства.

4. Совершенствованию процессов управления должны уделять должное внимание руководители и специалисты предприятия, особенно на высшем уровне, выработке стратегии развития предприятия.

Кроме общих условий эффективность АИС зависит также от специализации условий, характерных для каждого процесса развития и для каждого предприятия, организации. В частности для процесса планово-экономической деятельности такими условиями могут быть:

- условия автоматизации планово-экономических расчетов;

- наличие формализованных инструментов реализации и контроль выполнения плановых заданий;

- использование рациональной системы материального стимулирования;

- способность работников планово-экономической службы использовать в работе рациональные методы и приемы планово-экономической работы;

- степень соответствия системы планирования специфике рыночных отношений конкретного региона.

ТЕМА 6. ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

1. Общая характеристика системы.

2. Планово-экономическая информация на уровне управления подразделения.

3. Информационное обеспечение процесса стратегического планирования работы предприятия.

1. Общая характеристика подсистемы.

В планировании деятельности предприятия используются две различные системы:

1. Техпромфинплан (ТПФП).

2. Бизнес-план.

Техпромфинплан был создан в бытность плановой экономики, в настоящее время эти системы сохранились на предприятиях с государственной и смешанной формой собственности.

Преимущества ТПФП заключаются в фундаментальном документационном обеспечении. Полный набор документации – 180 документов, из которых 70 основных и 110 вспомогательных.

В настоящее время используется пакет документов из 30-40 документов по основным направлениям деятельности.

ТПФП составляется по следующим направлениям (разделам):

1 раздел: производство продукции. Предусматривается разработка следующих документов:

- перспективный план производства продукции;

- план производства продукции на год (квартал);

- планы производства продукции по цехам;

- производственная программа, включающая детальное описание продукции с учетом всех технических, технологических, организационных аспектов и связям предприятия с потребителями. Они оставляются после заключения контрактов.

2 раздел: План технического перевооружения предусматривает формирование плановой и аналитической информации по всем направлениям деятельности предприятия, включает реконструкцию цехов, модернизацию оборудования, автоматизацию производственных процессов, компьютеризацию, модернизацию производимой продукции.

3 раздел: МТС – оставляется план по материально-техническому снабжению и обеспечению производства.

4 раздел: план реализации продукции – составляется на основе производственной программы с учетом положений контрактов на поставку продукции.

5 раздел: План по труду и заработной плате – содержатся расчетные показатели, характеризующие общую численность и структуру производственного персонала, отражены показатели по основным и вспомогательным категориям персонала. Определяется также плановый фонд зарплаты, его распределение по структурным подразделениям и категориям работающих.

6 раздел: финансовый план – содержит информацию о потребностях, наличии и движении финансовых средств, способов погашения финансовой задолженности предприятия. Этот план – отражение деятельности предприятия в системе финансовых расчетов.

Кроме указанных разделов в ТПФП могут быть и другие разделы:

7. Охрана руда и техника безопасности.

8. Социальное развитие.

9. Капстроительство.

10. Жилищно-коммунальное строительство.

1. Автоматизация производства.

Бизнес-план содержит основные разделы, связанные с проведением маркетинговых исследований, планированием доходов предприятия за счет производственной и коммерческой деятельности.

Бизнес-план имеет основное преимущество – наличие плана маркетинга.

Главные недостаток бизнес-плана – отсутствие разделов по планированию технического перевооружения, охраны труда, техники безопасности, капстроительства.

Все эти документы рассматриваются в бизнес-плане как отдельные мероприятия.

Планово-экономическая информация на уровне управления подразделения.

На промышленном предприятии планирование осуществляется на трех уровнях.

Высший уровень – осуществляется планирование работы предприятия в целом.

Средний уровень – планируется работа цехов, вспомогательных служб и отделов.

Нижний уровень – планируется работа участков и бригад, отдельных исполнителей, основных и вспомогательных рабочих.

Процесс планирования – неотъемлемая часть системы управления. Он будет осуществляться до тех пор, пока существует материальное производство и другие виды деятельности людей.

На предприятии известны три формы планирования:

- централизованная;

- децентрализованная;

- смешанная (комбинированная).

Каждая из этих форм может оказывать существенное влияние на структуру АИС и уровень автоматизации управления.

Централизованная форма предполагает непосредственное выполнение функций по планированию и контролю хозяйственной и экономической деятельности планово-экономическим отделом. Специалисты этого отдела общаются с персоналом цехов и помогают им решать экономические задачи.

Децентрализованная форма планирования выполняется в ассоциациях низовых звеньев: начальники цехов, участков с привлечением бригадиров. Планы, составленные в низовых звеньях, обобщаются руководителем предприятия, главным экономистом.

Комбинированная форма заключается в том, что основной удельный вес информации перераспределяется плановым отделом. Информация в виде плана программ, смет направляется в планово-экономический отдел. Впоследствии эти планы перерабатываются экономистами цехов, корректируются и доводятся до исполнителей. Цеховые экономисты контролируют выполнение этих показателей и принимают меры по исключению перерасхода средств.

Каждая из этих форм имеет преимущества и недостатки. При этом та или иная форма может положительно зарекомендовать себя в определенной отрасли и в определенных условиях.

Например, на машиностроительных предприятиях со сложной структурой используется комбинированная форма планирования, изменять ее нецелесообразно. В коммерческих структурах используется децентрализованная форма, но может использоваться комбинированная форма. Централизованная форма планирования возможна на разных предприятиях в условиях действия высокоразвитой АИС, представленной в виде локальной системы или локальной вычислительной сети. Комбинированная форма создает предпосылки для разработки и внедрения глобальной компьютерной сети.

3. Информационное обеспечение процесса стратегического планирования работы предприятия.

Процесс планирования имеет свою специфику, которая накладывает отпечаток на использование ЭВМ. Многие специалисты считают, что полностью автоматизировать процесс планирования невозможно.

Полностью автоматизировать планово-экономические задачи невозможно из-за того, что многие действия управленческого персонала имеют творческий характер, а в некоторых случаях они относятся к эвристическим процессам.

Эвристическое моделирование имеет особую актуальность в разработке