Тема 10. Совершенствование документационных форм организации

В управленческой деятельности решаются задачи двух типов ­­– оригинальные (не повторяющиеся) и однотипные (повторяющиеся). Оригинальные задачи не могут быть унифицированы и стандартизованы в полном объеме, для них могут быть предложены лишь прин­ципы решения. Для повторяющихся однотипных задач в большинст­ве случаев могут быть разработаны как технология их решения, так и нормы представления информации. Оптимизация процессов управления предполагает также и совершенствование документации, основными методами которого являются унификация и стандартизация.

Унификация в широком смысле – это уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения. Применительно к управленческим документам унификация — это установление единообразия состава и форм управленческих докумен­тов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация – это форма юридического закрепления резуль­татов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих документов. В настоящее время действуют два стандарта: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Уни­фицированная система организационно-распорядительной докумен­тации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Основная цель унификации и стандартизации — создание таких форм документов, применение которых будет экономически эффек­тивно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов — основные направления совершенствования документации, снижающие затраты на управленчес­кие документы.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой де­ятельности являются: термины и определения, используемые при работе с управленче­ской информацией; организационные структуры организаций, учреждений и пред­приятий; классификаторы управленческих функций; управленческая документация.

Роль и значение унификации и стандартизации документов осо­бенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

Унификация управленческих документов предполагает унифика­цию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.

Унификация состава документов организации – это отбор и за­крепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные дейст­вительными потребностями управления, и состав документов орга­низации может быть значительно сокращен.

Унификация форм документов - это отбор и закрепление в уни­фицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установле­ние единых требований к их составлению и оформлению.

Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, применяемых в деятельности организации, а результаты унификации форм документов – в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.

Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. Табель форм документов предназначен для:

- оптимизации состава применяемых в организации форм докумен­тов и их закрепления в едином нормативном документе;

- классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;

- унификации и нормативного закрепления процедуры подготов­ки управленческих документов в организации; унификации форм документов

- организации; упорядочения документной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для докумен­тирования собственной управленческой деятельности, и позволя­ющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм доку­ментов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления.

Альбом форм документов содержит формы документов, включен­ные в табель, и закрепляет результаты проведенной унификации со­става и форм документов организации по функциям управления. Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает: соответствие используемых форм документов решаемым задачам; юридическую силу документов, подготавливаемых в организации; оперативность реализации управленческих функций организации; сокращение затрат рабочего времени на составление, оформле­ние и обработку документов.

Разработка Табеля форм документов состоит из следующих этапов:

1. Предпроектное обследование.

2. Выбор формы Табеля.

3. Формирование структуры Табеля.

4. Отбор форм документов для включения в Табель.

5. Согласование Табеля.

6. Утверждение Табеля.

Основными задачами предпроектного обследования являются:

- определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;

- формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;

- выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специ­фики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля;

- определение массива документов для включения в Табель.

В ходе предпроектного обследования документации организации изучаются:

- документы, составляющие правовую базу деятельности органи­зации: законодательные и нормативные правовые акты высших и федеральных органов исполнительной власти и управления, регла­ментирующие различные аспекты функциональной деятельности организации, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность организации;

- организационно-правовая документация организации: устав или положение об организации, положения о подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (сове­щательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

- распорядительная документация организации: приказы, указа­ния, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совеща­тельных) органов по основной деятельности организации;

- комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов органи­зации: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;

- документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующие­ся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в каждом структурном подразделении организации по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:

- полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется;

- функция управления и задача (назначение документа), при реа­лизации которых создается документ (например, для штатного рас­писания организации: функция - организация системы, задача — регламентация численного и должностного состава);

- сведения об основных этапах подготовки документа: подразделе­ние-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хра­нения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Одновременно с заполнением карт документов отбираются эта­лонные образцы каждой формы документа. Образцы форм докумен­тов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа. В любом случае массив отобран­ных форм документов в дальнейшем используется для формирова­ния Альбома форм документов.

Табель форм документов составляется в табличной форме и со­держит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие фор­му документа по различным параметрам: наименование формы документа, код формы по ОКУД, правовое основание применения формы документа и др.

Выбор конкретной формы Табеля зависит от задач, которые ре­шают разработчики Табеля. Если задача Табеля – оптимизировать состав форм документов, применяемых в организации, он может включать только графы, содержащие сведения о наименовании фор­мы, периодичности создания документа, правовом основании и под­разделении, ответственном за подготовку документа. Если задача Табеля – оптимизация процедуры подготовки документов организации, названные выше графы должны быть дополнены сведениями об основных этапах оформления документа. Если разработка Табеля преследует более широкие цели – регламентация процедур подго­товки и обработки документов и в целом документооборота орга­низации, – Табель должен содержать сведения о регистрации и кон­троле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости и указывать ти­раж документов.

Подготовленный проект Табеля форм документов согласовыва­ется со всеми подразделениями организации, после чего утверждает­ся руководителем организации и вводится в действие.

Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации

Для установления последовательности расположения форм до­кументов в Табеле необходимо определить его внутреннюю струк­туру, поскольку именно она определяет группировку форм докумен­тов по соответствующим разделам. Структура Табеля – это своего рода классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией.

Разделами Табеля могут быть наименования структурных под­разделений организации или наименования управленческих функ­ций и задач, реализуемых в деятельности учреждения. Построение Табеля по функциональному признаку – в соответствии с управлен­ческими функциями и задачами - предпочтительнее, поскольку исключает необходимость корректировки Табеля при изменениях структуры организации, гораздо более частых, чем изменения в функциональном содержании деятельности. Кроме того, формирова­ние Табеля по функциональному принципу позволяет одновременно с совершенствованием документационного обеспечения оптимизиро­вать деятельность организации через построение классификационной схемы ее управленческой деятельности.

Примерный перечень разделов Табеля форм документов, составленного по функциональному принципу

1. Организация системы и процессов управления

Организационно-правовое обеспечение деятельности организации

Обеспечение законности деятельности

2. Прогнозирование и планирование деятельности

Прогнозирование деятельности организации

Планирование деятельности организации

3. Регулирование деятельности

Информационное обеспечение деятельности организации

Оперативное управление деятельностью организации

4. Контроль за деятельностью

Статистическая отчетность

Ведомственная отчетность

Внутренняя отчетность (Контроль за деятельностью подразде­лений и работников)

5. Финансовое обеспечение

Бухгалтерский учет

Бухгалтерская отчетность

6. Материально-техническое обеспечение

Обеспечение помещением, материалами, оборудованием, транспортом

Эксплуатация помещения, материалов, оборудования, транс­порта

Обеспечение сбыта продукции

7. Научно-техническое обеспечение

Научно-исследовательская и проектно-конструкторская дея­тельность

Внедрение и эксплуатация технических средств

Охрана окружающей среды

Научно-техническая информация

8. Международное сотрудничество

Командирование сотрудников за рубеж

Прием зарубежных делегаций

Информационно-справочное обслуживание международных связей

9. Обеспечение кадрами (персоналом)

Подбор, расстановка и использование кадров

Учет личного состава

Аттестация работников

Повышение квалификации работников

Командирование сотрудников

Нормирование труда

Охрана труда

10. Документационное обеспечение

Учет и контроль исполнения документов

Хранение и использование документов

Предлагаемый перечень разделов Табеля включает в себя типо­вые функции управления, присущие всем органам управления, неза­висимо от конкретного содержания их основной (производственной) деятельности. Предложенная классификационная схема при разра­ботке Табеля форм документов конкретизируется с учетом функций и задач организации, отражающими ее целевое назначение. В этом случае функции управления, отражающие основное (целевое) со­держание деятельности организации, встраиваются между блоком собственно управленческих функций (функции 1-4) и функциями обеспечивающего характера (функции 5-10).

В Табель форм документов включаются:

- формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Россий­ской Федерации, федеральных органов исполнительной власти и др.;

- применяемые в организации формы документов, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

- внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами организации;

- формы документов, отражающие устойчивую практику докумен­тирования, применение которых основано на сложившейся тради­ции. В последнем случае формы документов включаются в Табель только после анализа целесообразности их применения и проведе­ния соответствующей унификации.

- все отобранные формы документов классифицируются в соот­ветствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы Табеля.

В разделах и подразделах Табеля формы документов располага­ются в порядке их значимости - от общего к частному или от наибо­лее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирова­ние деятельности» (подразделе «Информационное обеспечение дея­тельности») сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного ха­рактера, письма и др.

Альбом форм документов организации – это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документи­рования деятельности организации.

Унифицированная форма документа – это бланк с реквизитами, обязательными для разновидности документа, и унифицированным текстом.

Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одновре­менно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Аль­бом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.

Цель разработки Альбома форм документов– регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности ор­ганизации.

Разработка Альбома форм документов предполагает унификацию документов организации. Унификация форм документов подразуме­вает:

- определение информации, необходимой и достаточной для ре­шения конкретных задач управления;

- установление оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключении дублирующих и неиспользу­емых показателей;

- унификацию текста документа.

Разработка унифицированных форм документов имеет следую­щие этапы:

формирование объекта унификации - исходного массива доку­ментов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с Табелем форм документов);

анализ документов и обобщение результатов анализа;

разработка эталонных образцов унифицированных форм и фор­мирование Альбома форм документов.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов независимо от частоты их состав­ления. Для разработки унифицированных форм документов исполь­зуются образцы документов, отложившиеся в архиве организации, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм документов, при этом для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3–5 образцов документов. Увеличе­ние количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.

Состав реквизитов унифицированных форм документов и после­довательность их размещения на бланке должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифи­цированная система организационно-распорядительной документа­ции. Требования к оформлению документов».

В основе разработки унифицированных текстов документов ле­жит метод выделения постоянной и переменной информации. По­стоянная информация – это информация повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности, переменная -индивидуальная для каждого конкретного документа информация. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация и устанавливаются границы для внесения переменной информации при составлении документа.

Формой представления унифицированного текста могут быть тра­фарет, таблица, анкета. В тексте допускается сочетание различных форм представления, например текст в форме трафарета и таблицы.

Трафарет – это форма представления грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназ­наченные для заполнения их переменной информацией.

Таблица – это форма представления унифицированного текста,. содержащего информацию о совокупности объектов, характеризуе­мых по определенному набору признаков.

Таблицы используются, как правило, для представления инфор­мации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации.

Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный – гра­фы и горизонтальный – строки. Наименования объектов, инфор­мация о которых содержится в таблице, располагаются в боковике таблицы – крайней левой графе; наименования признаков, характеризующие объекты описания, – в заголовках граф; информацион­ные показатели (переменная часть табличного текста) – в централь­ной части таблицы, в ячейках, образуемых пересечением строк и граф.

Графы таблицы могут содержать подзаголовки. Заголовки строк, заголовки и подзаголовки граф формулируются максимально лако­нично в виде слова или словосочетания с главным словом в имени­тельном падеже. В заголовках и подзаголовках срок и граф таблицы допускаются общепринятые сокращения и условные обозначения: кол-во - количество, ед. изм. –единица измерения, №, % и др.

Показатели таблицы – это переменная информация; как прави­ло, это цифровая информация, которая, однако, может содержать и словесную информацию.

При составлении таблиц не рекомендуется выделять в отдельную графу порядковый номер, при необходимости нумерации объектов описания номер по порядку проставляется непосредственно в пер­вой графе, перед названием.

Анкета – это форма представления текста, содержащего характе­ристику одного объекта по определенному набору признаков.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наи­менования признаков, конкретной — их показатели. Текст в форме анкеты строится по типу «вопрос — ответ». Вопросы анкеты должны состоять из коротких словосочетаний или слов в именительном падеже.

Унифицированные формы документов группируются в Альбом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табелю форм документов. Формы документов, включенные в Альбом, про­ходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений Альбом форм, как и Табель форм документов, утверждается руководителем организации.

Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном и электронном. Под­линник на бумажном носителе в качестве эталонного образца хра­нится в службе делопроизводства организации (канцелярии), элек­тронная копия – в подразделении, отвечающем за разработку и при­менение Табеля и Альбома форм документов. Электронные копии Табеля и Альбома форм документов должны быть на каждом автома­тизированном рабочем месте.

Ведение Табеля, внесение в него изменений, контроль за его при­менением осуществляет служба документационного обеспечения организации, которая несет ответственность за поддержание Табеля в актуальном состоянии.

В процессе ведения Табеля в него включаются все вновь утверж­денные и введенные в действие формы документов, а также формы документов, включение которых основывается на практической це­лесообразности; в последнем случае структурное подразделение, предлагающее форму для включения в Табель, должно представить соответствующее обоснование. Сведения о формах документов вклю­чаются в Табель только с разрешения руководителя организации.

Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Табеля. В связи с необходимостью периодического обновления Табеля (включения новых или исключения отмененных форм документов) наиболее целесообразной является его электронная форма. В этом случае обновленные версии Табеля могут быть переданы работникам организации практически сразу после внесения в Табель изменений.

Работникам организации запрещается создавать документы, не включенные в Табель форм документов.