Тема 8. Организация делопроизводства на основании обращений граждан

Важным шагом на этом пути стала принятая в 1993 году Конституция Российской Федерации. Право граждан обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления, право на судебную защиту, возмещение причиненного морального и материального ущерба закреплены ст.24, 33, 46, 52, 53, 55 и ряде других статей Конституции.

Усилению защиты прав и законных интересов граждан также способствует Федеральный конституционный закон от 26 февраля 1997 года №1-ФКЗ «Об Уполномоченном по правам человека в Российской Федерации», подписанный Президентом страны.

В апреле 2006 г. Государственной Думой принят новый Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» №59-ФЗ, который регулирует правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации право на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан. Установленный настоящим Федеральным законом порядок рассмотрения обращений граждан распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений иностранных граждан и лиц без гражданства. В соответствии с Законом граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения, реализуют право на обращение свободно и добровольно. Рассмотрение обращений осуществляется бесплатно. При рассмотрении обращения государственным органом, органом местного самоуправления или должностным лицом гражданин имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, получить письменный ответ по существу поставленных вопросов. Запрещается преследование гражданина в связи с его обращением. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении. Лица, виновные в нарушении настоящего Закона, несут ответственность, предусмотренную законодательством. В соответствии с Законом гражданин имеет право на возмещение причиненных убытков и взыскание понесенных расходов при рассмотрении обращений.

Граждане имеют право обращаться в соответствующие инстанции как письменно, так и устно.

Устные обращения граждан излагаются во время личного приема, который ведут руководители организации. Если изложенные факты очевидны и не требуют дополнительной проверки, на обращение дается устный ответ. В некоторых случаях, когда для квалифицированного ответа требуется время, гражданину отвечают письменно.

Письменные обращения граждан должны содержать наименование и адрес органа власти, организации или должностного лица, которым они адресованы, изложение существа заявления, фамилию, имя, отчество, адрес, номер телефона, дату и личную подпись обращающихся.

Законодательство, в том числе и Конституция, называет три вида обращений граждан: предложение, заявление, жалоба.

Предложение – это рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных правовых нормативных актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.

Заявление - этопросьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

Жалоба - это просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

Регистрация, полученных обращений,кроме общих задач учета, контроля и справочной работы, является также юридическим доказа­тельством факта получения обращения гражданина орга­низацией и гаран­тией того, что полученное обращение будет рассмотрено и на него будет дан письменный ответ.

Письменные обращения регистрируются в течение семи дней с момента их поступления в журнале, на компьютере, в картотеке. Регистрации подлежат все без исключения полученные документы.

Обращения учитываются количественно, что позволяет суммировать документооборот. Для этого на первом листе полученного обращения в его правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп учреждения, получившего обращение, куда вписывают дату получения обращения и его регистрационный индекс. Именно с этой даты начинается отсчет срока исполнения обращения. Регистрационный индекс включает также начальную букву фамилии автора и порядковый номер поступившего обращения.

Однако прежде чем приступить к регистрации, выявляют по картотеке, не является ли данное обращение повторным. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу.

Рассмотрение обращений осуществляется так же, как и другой корреспонденции, поступающей в организацию. Особенность этого этапа состоит в том, что резолюция может содержать решение о пересылке полученного обращения в другую организацию или возврате заявителю.

Подготовка проекта ответа на обращение осуществляется исполнителем на своем рабочем месте в структурном подразделении. Этот этап работы должен быть выполнен особенно тщательно. Принимаемое решение должно опираться на законодательство Российской Федерации, всестороннее изучение всех причин, побудивших гражданина послать обращение.

Все поступившие и зарегистрированные обращения граждан подлежат обязательному контролю за их исполнением. Технологические операции по контролю за исполнением обращений граждан не отличаются от общего делопроизводства. Его осуществляет должностное лицо, отвечающее за работу с обращениями граждан. Он имеет право запрашивать у исполнителей необходимые сведения о ходе исполнения обращения, требовать от исполнителей объяснения причин задержки исполнения.

Контроль исполнения можно разделить на следующие этапы: постановка документа на контроль; проверка своевременного доведения до исполнителя; предварительная проверка и регулирование хода исполнения; снятие с контроля; направление исполненного документа в дело; учет и обобщение результатов контроля исполнения; информирование руководителя.

Организация контроля исполнения обеспечивает своевременное и качественное исполнение предложений, заявлений и жалоб граждан.

Различают два направления контрольной деятельности: по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения документов.

Контроль за сроками исполнения позволяет выделить, что должно быть выполнено на данное число. Он делится на текущий и предупредительный. Предупредительный контроль – это предупреждение исполнителя за несколько дней до исполнения документа, которое дает возможность поставить вопрос об изменении срока исполнения обращения, если документ не может быть исполнен вовремя. Изменение срока исполнения в день исполнения считается невыполнением.

Контроль за исполнением ведется по регистрационно-контрольным карточкам, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную картотеку или с помощью компьютера.

Необходимо ежедневно проверять ход работы и напо­минать исполнителям о сроках. Решение о снятии с контроля принимает должност­ное лицо, поставившее обращение граж­данина на кон­троль.

Обращения считаются исполненными не тогда, когда послан ответ, а когда полностью исполнено принятое решение. Если ответ гражданину может быть дан безотлагательно, т.е. не требует дополнительной проверки, запросов в другие организации, максимальный срок подготовки ответа по старому законодательству был 15 дней, а по новому Закону стал 30 дней. В случае, когда по каким-либо уважительным причинам подготовка ответа затягивается, закон разрешает, в исключительных случаях, продлить срок исполнения обращения гражданина еще на 30 дней. Таким образом, максимальный срок подготовки и направления ответа заявителю составляет 60 дней.

В каждой организации проводится личный прием граждан. Его могут вести: руководитель организации, его заместители, уполномоченные на то лица. Личный прием граждан проводится в соответствии с Положением об организации личного приема граждан в организации, утвержденным приказом руководителя организации. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Вести прием руководитель может с сотрудником или один. В первом случае сотрудник осуществляет предварительную запись на прием и регулирует очередность приема и регламент бесед.

Процедура личного приема граждан должна быть тщательно организована, осуществляться в специально оборудованном для этих целей помещении. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан: на дверях приемных следует прикреплять таблички, на которых указаны должность, звание, имя, отчество, фамилия должностного лица, который ведет прием посетителей. На вывесках указывают также дни и часы приема посетителей должностными лицами организации. Существуют определенные правила ведения приема посетителей. Прежде всего, нужно строго соблюдать приемные часы. Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам. Телефонные звонки не должны прерывать беседу с посетителем. Частые вызовы по телефону могут создать впечатление, что собеседник лишь незваный гость.

При личном приеме граждан их письменные и устные обращения с прилагаемыми материалами и документами также подлежат регистрации, на них заводятся регистрационно-контрольные карточки с проставлением штампа «Личный прием». Наиболее удобной является непрерывная регистрация всех обращений граждан, поступивших через почтовое отделение и во время личного приема граждан. Такая система регистрации дает возможность иметь четкую и полную картину всей работы с обращениями граждан.

В конце приема гражданину надо сообщить о принятом по обращению решении или, если решение вопроса относится к компетенции иного органа, оказать содействие в определении этого органа, его местонахождения, телефонов и т.д.

Повторное обращение и все материалы к нему подшивают за группой документов по первому обращению.

При формировании дел по предложениям, заявлениям, жалобам граждан следует иметь в виду, что раздельно группируются в самостоятельные дела предложения, заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы организаций и их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагаются по хронологии.

Дела подвергаются экспертизе на предмет научной и практической ценности документов и в зависимости от сроков хранения подлежат полному или частичному оформлению.