Тема 2. Нормативно–методическое обеспечение делопроизводства

Нормативно-методическое обеспечение делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельностью учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическое обеспечение делопроизводства составляют:

- законодательные акты Российской Федерации в области информации и документационного обеспечения деятельности организации (Федеральные законы «Об информации, ин­формационных технологиях защите информации», «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ, «О государственном гербе РФ» № 2-ФКЗ от 25 декабря 2000 г. и др.);

- указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном уровне (Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» от 30 ноября 1995 г.; постановление Правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут состав­лять коммерческую тайну» от 5 декабря 1991 г. и др.);

- нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

- нормативные, инструктивные и методические документы по делопроизводству и архив­ному делу, издаваемые федеральной архивной службой России (Росархивом) (Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности орга­низаций, с указанием сроков хранения; Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ), и др.);

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

- государственные стандарты (ГОСТы), унифицированные системы документации (УСД), общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организацион­но распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М., 1990; Унифицированная система документации по труду; Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и др.);

- международные стандарты на документацию, принятые Международной организацией по стандартизации — ИСО (International Organization for Standardization, ISO). Например, терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стан­дарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1:1983, ИСО 5127-2:1983, ИСО 5127-3:1988); форматы бумаги для документов (ИСО 216:1975); формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 8439:1990) и др.;

- стандарты серии ИСО 9000 — пакет документов по обеспечению качества. Три стандарта из серии ИСО 9000 (ИСО 9001, ИСО 9002 и ИСО 9003) являются основополагающими документами «Системы качества», по ним могут быть получены сертификаты на соответ­ствие. ИСО 9001 является наиболее обширным, в нем описывается система качества, ко­торая распространяется на все возможные виды деятельности предприятия, включая во­просы организации и регламентации процессов управления, деятельности персонала, а также рекомендации по «управлению документацией и данными»;

- нормативные материалы по труду (нормативы времени, численности, обслуживания; еди­ные и типовые нормы времени, выработки, управляемости и др.). Например, «Межотрас­левые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления» (М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1995); «Нормы времени на работы по автоматизи­рованной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления» (М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1993);

- документы по охране труда и технике безопасности, являющиеся элементами иерархиче­ской системы стандартов безопасности труда (ССБТ), но не принадлежащие к высшему ее уровню — госстандартам РФ. Это санитарные правила и гигиенические нормативы, пра­вила и инструкции по охране труда, положения, методические указания и др. Например, «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы (СанПиН 2.2.2.542-96)»;

- нормативные правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий;

- документы, разработанные организацией по вопросам документационного обеспечения ее деятельности: Инструкция по делопроизводству, табель форм документов, альбом форм документов, номенклатура дел, положение о службы ДОУ и др.

- внутренние документы организации: Устав, Положение, структура и штатная числен­ность, штатное расписание, программа развития персонала и Положение о персонале, Коллек­тивный договор, Положения о структурных подразделениях, Трудовой договор (контракт), долж­ностная инструкция и др.

Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения учреждений, организаций, предприятий.

В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значения лежат Конституция РФ и законодательные акты, которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с учреждениями, организациями, предприятиями и фирмами, работодателей и работников, диктуют порядок документирования этих взаимоотношений.

Основным законодательным актом является Трудовой кодекс Российской Федерации. Большую роль в регулировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами играют Закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», «О персональных данных», Гражданский кодекс, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т.п. Здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики – уставы, положения о дисциплине.

Закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об ин­формации, информационных технологиях и защите информации». Этим законом определяется ограничение доступа к информации. Запрещается требовать от гражданина (физического лица) предоставления информации о его частной жизни, в том числе информации, составляющей личную или семейную тайну, и получать такую информацию помимо воли гражданина. Порядок доступа к персональным данным граждан (физических лиц) устанавливается федеральным законом о персональных данных.

Федеральный закон РФ «О персональных данных» от 27 июля 2006г. № 152-ФЗ. На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу. Определяется круг лиц, имеющих доступ к персональным данным работников. Разрабатывается обязательное для любой организации Положение о защите персональных данных. Закон регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации. Цель данного закона – обеспечить защиту прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

Правовые акты, принимаемые Президентом и Правительством Российской Федерации, развивают положения, зафиксированные в законодательных актах по вопросам информации и документации.

Ряд указов Президента Российской Федерации направлен на обеспечение защиты информации: Указ от 24 января 1998г. №61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне», Указ от 6 марта 1997г. №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера». К этой же группе нормативных актов относится и постановление Правительства «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» от 4 сентября 1995г. № 870.

Указы Президента и постановления Правительства Российской Федерации регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации и введения в действие указов Президента и нормативных правовых актов, издаваемых органами государственного управления.

Утвержденные постановлением Правительства Российской Фе­дерации от 13 августа 1997 г. № 1009 Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их го­сударственной регистрациидействуют в настоящее время с измене­ниями, принятыми постановлением Правительства от 11 февраля 1999 г. № 154.

Основные положения об организации архивного хранения доку­ментов изложены в Положении об Архивном фонде Российской Феде­рации, утвержденном указом Президента от 17 марта 1994 г. № 552, и в Положении о Федеральной архивной службе России, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декаб­ря 1998 г. № 1562. Эти документы приняты в целях совершенствова­ния организации архивного дела в стране, предотвращения порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу.

Положение об архивном фонде регулирует вопросы формирова­ния, организации хранения, учета, использования архивов и архивных фондов и управления ими и направлено на обеспечение сохранности архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан, общества и государства.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21 марта 1994 г. № 358-Р «Об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу»рекомендовало учредителям вновь создаваемых юридических лиц включать в учредительные документы положенияоб обеспечении учета и сохранности документов по личному составу и о своевременной передаче их на государственное хранение при лик­видации организации.

Нормативные правовые акты, издаваемые федеральными органа­ми исполнительной власти (министерствами, комитетами, управле­ниями, службами, агентствами), являются ведомственными норма­тивными актами и в зависимости от сферы действия могут быть об­щими, отраслевыми и межотраслевыми. Нормативные правовые акты общего характера рассчитаны на многократное применение ко всем предусмотренным ими случаям (например, правила дорожного дви­жения), акты отраслевого характера действуют в рамках одной от­расли, межотраслевые - нескольких или всех отраслей.

В 1991 г. Росархивом была разработана и предложена для внедре­ния Государственная система документационного обеспечения управле­ния. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).Этот документ носит реко­мендательный характер и является наиболее полным межотраслевым документом в области организации документационного обеспечения управления.

ГСДОУ - это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота орга­низаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения техни­ческих средств и современных технологий сбора, обработки, исполь­зования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, а так­же учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники. Положения ГСДОУ внедряются в практику путем разработки и издания инструк­ций, правил, рекомендаций по организации делопроизводства.

Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федера­ции, изданной в 1993 г. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах и является ос­новой для разработки индивидуальных инструкций по делопроиз­водству каждым министерством и ведомством.

Принципиальные положения ГСДОУ и Типовой инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на делопроизводство, основанное на компьютерных технологиях.

Росархив разработал и нормативные документы по архивному хранению документов, например Перечень типовых документов, об­разующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хране­ния, в котором установлены сроки хране­ния различных документов в зависимости от категории организации - фондообразователя, Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержден­ное приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2, и др.

Нормативные документы по делопроизводству отраслевого харак­тера разрабатываются и другими министерствами, ведомствами.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными ор­ганами управления, которые их принимают. Государственные стан­дарты утверждаются Госстандартом России.

Все государственные стандарты, действующие на территории Рос­сии, объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС) - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 6 ГСС содержит комплекс стандартов на унифицирован­ные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникатив­ном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. При­дание юридической силы документам на машинном носителе и ма­шинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Тре­бования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требо­вания к оформлению документов.

К этой же группе стандартов по содержанию примыкает стандарт, входящий в терминологическую серию, - ГОСТ Р 51141-98. Дело­производство и архивное дело. Термины и определения.

В государственных стандартах на документы закреплены требо­вания к форме (формуляру-образцу) документа, бланкам докумен­тов, составу реквизитов и их оформлению, правила унификации и стандартизации документов и применения унифицированных сис­тем документации, используемая в документационном обеспечении терминология, требования к техническим средствам обработки ин­формации и др.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимо­сти автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных уни­фицированных форм документов, обеспечивающих документиро­ванное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Одновременно с формированием УСД разрабатываются класси­фикаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработ­ку данных, содержащихся в УСД.

В настоящее время действуют восемь унифицированных систем документации:

- унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бух­галтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- унифицированная система отчетно-статистической документации;

- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской до­кументации предприятий;

- унифицированная система документации по труду;

- унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

- унифицированная система внешнеторговой документации.

Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких видах деятельности, как экономика, статистика, бан­ковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информа­ции - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификацион­ные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные иэкономи­ческие объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифици­рованных формах документов.

Совокупность клас­сификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществля­ющих работы по классификации и кодированию, составляют Еди­ную систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ).

В зависимости от области применения классификаторы подраз­деляются на общероссийские, отраслевые и классификаторы пред­приятий.

Все классификаторы в зависимости от содержания разделяются на три группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, за­дачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

Общероссийский классификатор валют (ОКБ); Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ); Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТНВЭД) и др.

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор органов государственной влас­ти и управления (ОКОГУ);

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);

Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должнос­тей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН)идр.

Кодирование в унифицированных формах документах

ОКУД содержит информацию об унифицированных системах доку­ментации и формах документов, разрешенных к применению в на­родном хозяйстве. Он предназначен для:

- регистрации форм документов;

- упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве; сокращения количества применяемых форм;

- исключения из обращения неунифицированных форм документов; обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

- контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

- рациональной организации контроля за применением унифициро­ванных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (меж­отраслевые, межведомственные) унифицированные формы докумен­тов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Фе­дерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифици­рованных форм документов, входящих в утвержденные унифициро­ванные системы документации, например:

Код	Контрольное число	Наименование формы
		Унифицированная система организа­ционно-распорядительной документации
		Документация по созданию организации, предприятия
		Договор об аренде
		Заявление на государственную регистрацию
		Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета

и т. д.

Код унифицированной формы документа в ОКУД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков - блока идентификации и блока наименований объекта классификации. Идентификация унифицированной формы производится посредством классификации. Код унифицированной формы документа в ОКУД строится следующим образом: XX XX XXX X, где: первые две цифры - класс форм, следующие две цифры - под­класс форм, следующие три цифры - регистрационный номер, а по­следняя цифра 0-контрольное число.

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отра­жены следующие признаки классификации:

1-й и 2-й знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей УСД;

3-й и 4-й знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования;

5, 6 и 7 знаки - регистрационный номер унифицированной фор­мы документа внутри подкласса; 8 знак - контрольное число.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы доку­мента.

Кроме того, в Унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифициро­ванной формы документа, КЧ и наименования формы содержатся также «индекс» и «периодичность» представления в связи с необхо­димостью обеспечения преемственности обозначений, сложивших­ся в органах государственной статистики.

Коды ОКУД проставляют­ся на документах при их изготовлении.

Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создание благоприятных условий труда.

К нормативным документам по труду относятся нормативы по труду (нормативы времени, численности, времени обслуживания), единые и типовые нормы (времени, выработки, обслуживания).

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управленияпредназначены для расчета норм времени и организа­ции работы в службах документационного обеспечения управления, определения трудоемкости работ, численности работников и реко­мендованы для применения в органах федеральной исполнительной власти, на предприятиях (объединениях) независимо от формы соб­ственности, в учреждениях и общественных организациях. Норма­тивная часть этого документа содержит следующие разделы:

- затраты времени на работы по документационному обеспечению управления (составление и ведение номенклатуры дел, обработка, регистрация, учет количества документов, контроль исполнения документов, создание и ведение картотек, формирование и оформ­ление дел в подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, пе­редача дел в ведомственный архив);

- затраты времени на работы архива организации (методическое и организационное обеспечение работы, создание научно-справочно­го аппарата к документам, каталогизация документов, использова­ние документов, информационное обслуживание учреждений и граждан, проведение комплексной проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения, контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений, обес­печение сохранности документов, учет документов, техническое оформление работ).

Нормативы времени на работы по совершенствованию документа­ционного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций содержат нормативы на со­ставление планов работ, заключение договоров, расчет трудозатрат, анализ производительности труда работников и расчет их числен­ности.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной техно­логии и документационному обеспечению органов управления предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой доку­ментацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов; расчета численности работников документационных служб и экономического обоснования применения современных средств вы­числительной техники в органах управления.

Нормы времени распространяются на все виды работ, включен­ные в Государственную систему документационного обеспечения уп­равления, и разделены на два блока: нормы времени на работы по документационному обеспечению управления и нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии.

Первый блок включает нормы времени на разработку положений о структурных подразделениях, должностных инструкций работни­кам, инструкции по документационному обеспечению, регламента работы коллегиального органа, регламента деятельности руководства, табеля форм управленческих документов, альбома унифицированных форм документов, номенклатуры дел организации, классификаторов структурных подразделений, корреспондентов, типовых текстов управ­ленческих документов, ведение справочной работы по документам и некоторые другие виды работ.

Второй блок содержит нормы времени на работы по составлению статистических отчетов об организации хранения документов архив­ного фонда в федеральном архиве, составлению «Списка документов с указанием сроков хранения», отчетов «Сведения по комплектова­нию архива», «Сведения по использованию архива», выполнению запросов по ретроспективному поиску информации.

Разрабатываются и применяются аналогичные документы отдель­но на архивные виды работ, в частности:

- Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединен­ных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий;

- Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы с научно-технической документацией в архивах, учреждений, организаций, пред­приятий.

Кроме названных нормативов в нашей стране разработаны и дей­ствуют нормы времени на отдельные виды делопроизводственных работ:

- Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, которые предназначены для нормирования, организации и учета объемов работ, выполняемых машинистками I и II категории при сдельной и повременной оплате труда;

- Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов;

- Типовые нормы времени (выработки) на стенографические работыи др.

Нормативный акт по охране труда – акт, устанавливающий комплекс правовых, организационно-технических, санитарно-гигиенических и лечебно-профилактических требований, направленных на обеспечение безопасности, сохранение здоровья и работоспособности работников в процессе труда, утвержденный компетентным органом.

К нормативным актам по охране труда относятся:

1) стандарты Системы стандартов безопасности труда (ССБТ), утверждаемые: государственные стандарты (ГОСТ) – Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации и Государственным комитетом Российской Федерации по вопросам архитектуры и строительства; отраслевые стандарты (ОСТ) – соответствующими федеральными органами исполнительной власти; стандарты предприятия (СТП) – предприятиями.

2) санитарные правила, нормы и гигиенические нормативы, утвержденные Государственным комитетом санитарно-эпидемиологического надзора Российской Федерации;

3) правила устройства и безопасной эксплуатации, правила безопасности (пожарной, ядерной, радиационной, лазерной, биологической, технической, взрыво- и электробезопасности), утверждаемые соответствующими федеральными надзорами России;

4) правила по охране труда и инструкции по охране труда, утверждаемые в порядке, предусмотренном Положением о порядке разработки и утверждения правил и инструкций по охране труда;

5) организационно-методические документы: положения, методические указания, утверждаемые соответствующими федеральными органами исполнительной власти.

Выделяют нормативные документы России по эргономической безопасности при работе с компьютером:

- ГОСТ Р 50948-96. Средства отображения информации индивидуального пользования. Общие эргономические требования и требования безопасности;

- ГОСТ Р 50949-96. Средства отображения информации индивидуального пользования. Методы измерений и оценки эргономических параметров и параметров безопасности;

- ГОСТ Р 50923-96. Дисплеи. Рабочее место оператора. Общие эргономические требования к производственной среде. Методы измерения;

- Санитарные правила и нормы – СанПин 2.2.2.542-96.Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам (ВДТ), персональным электронно-вычислительным машинам (ПЭВМ) и организации работы.

Принципиальными особенностями этих документов являются:

- современный подход к понятию эргономической безопасности, предлагаемым нормам и методам испытаний дисплеев, ПК и рабочих мест;

- комплексность оценки эргономической безопасности, позволяющей устанавливать оптимальные и допустимые диапазоны значений основных визуальных параметров аппаратуры;

- учет и максимально возможное согласование новых стандартов и СанПин с зарубежными и международными стандартами;

- унификация терминологии, перечень требований и норм эргономической безопасности, позволяющий устранить противоречия и несогласованность содержания большого числа действующих ГОСТов;

- согласование стандартов с Министерством обороны России, что обеспечивает единство норм и методов испытаний для продукции народно-хозяйственного и военного применения.

Санитарные нормы и правила содержат требовании к проектированию, изготовлению отечественных и эксплуатации отечественных и импортных дисплеев и ПК, к проектированию, строительству и реконструкции помещений, предназначенных для эксплуатации всех типов ЭВМ и ПК, производственного оборудования и игровых комплексов на основе ПК.

Основным документом, определяющим условия труда на ПК, являются « Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам (ВДТ)». Персональным электронно-вычислительным машинам (ПЭВМ) и организации работы. Санитарные нормы и правила» (СанПиН 2.2.2.542-96), которые были утверждены и введены в действие постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 14 июля 1996года №14.

Документ устанавливает требования к рабочим местам, оснащенным компьютерной техникой. Согласно этому документу режим труда и отдыха специалистов, работающих с компьютерной техникой, зависит от характера выполняемой работы (ввод данных, текстов, редактирование, чтение информации с экрана).

В соответствии с данным документом руководители предприятий вне зависимости от формы собственности и подчиненности в порядке обеспечения производственного контроля обязаны соблюдать основные требования санитарных правил и норм к рабочим местам пользователей ПЭВМ.

Требования документов распространяются на помещения, микроклимат помещений, шум и вибрацию внутри и непосредственной близости от помещения, освещение помещения и непосредственно рабочего места; организацию и оборудование рабочего места; организацию режима труда и отдыха.

В этом документе также указаны обязательные санитарные нормы, которые должны соблюдаться при создании нормальных условий труда, а именно:

- визуальные эргономические параметры ВДТ и пределы их изменений;

- допустимые значения параметров неионизирующих электромагнитных излучений;

- оптимальные и допустимые параметры температуры и относительной влажности воздуха в помещениях;

- уровни ионизации воздуха помещений при работе на ПЭВМ;

- допустимые нормы вибрации;

- основные размеры мебели для работы с ПЭВМ;

- время регламентированных перерывов в зависимости от продолжительности рабочей смены, вида и категории трудовой деятельности с ПЭВМ.

В документе изложены комплексы упражнений для глаз, комплексы упражнений физкультурных минуток, комплексы упражнений физкультурных пауз, даны сведения о расположении рабочих мест относительно освещения, характеристики светильников общего освещения.

Таким образом, перечисленные требования направлены на предотвращение неблагоприятного воздействия вредных факторов, сопровождающих работы с ПЭВМ, а в конечном счете – на обеспечение безопасных условий труда.

Тема 3. Основные понятия системы документационного обеспечения

Терминология документоведения включает в себя термины до­кументационного обеспечения управления, обозначающие все, что связано с процессами создания документов, их обработки, поиска, хранения, использования.

Документоведение — научная дисциплина, изучающая законо­мерности формирования и функционирования систем документа­ционного обеспечения управления (ДОУ). Основу терминосистемы документоведения составляет терминология ДОУ, зафиксированная в государственном стандарте - ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводст­во и архивное дело. Термины и определения».

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой доку­ментов, называется делопроизводством.

Делопроизводство (ДОУ) предполагает прежде всего создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование - регламентированный процесс записи инфор­мации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридиче­скую силу. Документирование всегда осуществляется по определен­ным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

Важное значение при создании документов имеют средства до­кументирования - орудия, используемые человеком для создания документов: простые орудия (ручки, карандаши и др.); механические и электромеханические (пишущие машины, маг­нитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.); средства автоматизации - компьютерная техника.

В зависимости от используемых средств документирования раз­личаются способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-, фонодокументирование, электронное документирова­ние) и типы создаваемых при этом документов.

Результатом документирования является документ - зафиксиро­ванная на материальном носителе информация с реквизитами, поз­воляющими ее идентифицировать. Носитель — это материальный объ­ект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, зву­ковой или изобразительной информации, в том числе в преобразо­ванном виде.

Документирование предполагает соблюдение установленных пра­вил записи информации, что придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обяза­тельных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению документов фиксиру­ются в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифи­цированная система организационно-распорядительной документа­ции. Требования к оформлению документов». Государственным стан­дартом установлен не только состав реквизитов (их всего 29), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Набор рек­визитов официального письменного документа, расположенных в оп­ределенной последовательности, составляют формуляр документа.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве се элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по призна­кам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Документационное обеспечение предполагает также организацию работы с документами. Организация работы с документами - это организация документо­оборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности.

Документооборот организации - это совокупность взаимосвязан­ных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполне­ния или отправки. В целях рациональной организации документо­оборота все документы распределяются на документопотоки: реги­стрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направля­емые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др.

Документопоток - совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Объем документооборота - основное средство определения ре­альных потребностей в организационной и вычислительной техни­ке, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.

Рассмотренные в данном разделе термины составляют основу терминосистемы документационного обеспечения управления (делопроизводства). Большинство рассмотренных терминов - делопроизвод­ство, документ, реквизит, формуляр, система документации, докумен­тооборот и др., - обозначают основные понятия научной дисципли­ны. Наряду с рассмотренными понятиями используются и другие понятия, раскрывающие отдельные специфические стороны изучае­мой предметной области.