Організація робочого місця – виконавця облікового процесу

Згідно до Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність” в ТОВ “Максимко” для відображення господарських операцій створюється бухгалтерська служба на чолі з головним бухгалтером.

Виконання обов’язків виконавця облікового процесу розрахунків з постачальниками і підрядчиками здійснюється згідно посадової інструкції.

Посадова інструкція – це документ, у якому зафіксовані завдання, функції, обов’язки, права і відповідальність посадової особи. Вона розробляється для кожної конкретної штатної посади.

Посадова інструкція сприяє правильному вирішенню питань розподілу обов’язків між категоріями працівників, забезпечує єдність при розподілі їх посадових обов’язків і кваліфікаційних вимог, які до них висуваються.

Правильно складена посадова інструкція дозволяє визначити обов’язки, права і відповідальність персоналу і запобігає виконанню функцій, що йому не належать, визначає систему взаємовідносин між керівниками і підлеглими їм працівниками, упорядковує потоки інформації на підприємстві.

У посадових інструкціях чітко і конкретно обумовлюється робота, яку повинен виконувати працівник. Також розкривається функціональна структура діяльності посадової особи як комплексу елементів: цілей, програм і завдань;

функцій, форм і методів керівництва; інформації; технічних засобів управління. На підставі цих даних визначається будова посадової інструкції та зміст її складових частин

Посадова інструкція ТОВ «Максимко» має такі розділи:

1. Загальні положення.

2. Функції.

3. Посадові обов’язки.

4. Права.

5. Відповідальність.

Посадова інструкція затверджена в досліджуваному підприємстві керівником підприємства і важливе значення має її виконання. По ній здійснюється оцінка роботи облікового працівника (додаток М).

Бухгалтер з обліку розрахунків підпорядковується головному бухгалтеру підприємства. На нього покладаються наступні функції:

- ведення бухгалтерського обліку та складання звітності розрахунків з постачальниками та підрядчиками;

- забезпечити чітке документування розрахунків;

- здійснювати звірку розрахунків з кредиторами.

Обов’язками бухгалтера з розрахунків є:

- виконання роботи по веденню бухгалтерського обліку зобов’язань і господарських операцій з постачальниками та підрядчиками;

- відображати на рахунках бухгалтерського обліку операції, пов’язані з рухом основних засобів;

- готувати дані по відповідних ділянках бухгалтерського обліку для складання звітності, стежити за збереженням бухгалтерських документів, оформляти їх відповідно до встановленого порядку для передачі до архіву.

- виконувати роботи з формування, ведення та зберігання бази даних бухгалтерської інформації, вносити зміни в довідкову та нормативну інформацію, що використовується при обробці даних.

- брати участь у формулюванні економічної постановки задач або окремих їх етапів, що вирішується за допомогою обчислювальної техніки, визначати можливість використання готових проектів, алгоритмів, пакетів прикладних програм, що дозволяє створювати економічно обґрунтовані ситеми обробки економічної інформації.

З метою покращення роботи бухгалтера з обліку розрахунків з постачальниками та підрядчиками доцільно розробляти функціональну картку (додаток Н), а також функціональну сітку бухгалтера розрахунків (додаток П)

В ТОВ «Максимко» облік автоматизовано, із застосуванням програми 1С: «Бухгалтерія».

Структура апарату бухгалтерії має такий вигляд (рис.3.2)

Рис. 3.2 Структура бухгалтерії ТОВ «Максимко»

Використання комп'ютерної техніки призвело до якісно нових тенденцій в побудові структури І облікового апарату. Першою характерною відмінністю є використання автоматизованих робочих місць бухгалтера. Під автоматизованим робочим місцем (АРМ) традиційно розуміють професійно-орієнтований програмно-апаратний комплекс, що забезпечує вирішення завдань користувача безпосередньо на його робочому місці. Якщо при побудові структури облікового апарату при комп'ютерному способі обробки облікової інформації базовим її елементом є окремий обліковий працівник, то при застосуванні комп'ютерної техніки беруть до уваги не тільки обов'язки та кваліфікацію облікового працівника, але й характеристику АРМ, на якому він працює (рис. 3.3).

Створення АРМ бухгалтера ґрунтується на принципах персоніфікації обчислень і самонавчання облікових працівників, комп'ютеризації основних облікових функцій, безпаперової технології ведення бухгалтерського обліку, раціонального поєднання розподіленої, децентралізованої і централізованої систем обробки облікової інформації.

Рис. 3.3 Обробка інформації в бухгалтерських АРМ бухгалтера з розрахунків з постачальниками та підрядчиками в ТОВ «Максимко»

Специфічним є те, що АРМ бухгалтера потребує створення технології, яка передбачає участь широкого кола працівників підприємства - бухгалтерів, операторів, секретарів, комірників, керівників та інших спеціалістів - в обробці облікової інформації - введенні даних, формуванні первинних документів, візуальному контролі вхідних даних, складанні форм вихідних документів, яке здійснюються на робочому місці за допомогою персонального комп'ютера.

При застосуванні АРМ функції бухгалтерів змінюються наступним чином:

- основним обов'язком бухгалтера, відповідального за ведення обліку на конкретній ділянці, є обробка локальної інформації на відносно невеликій інформаційній базі;

- інформація надходить або у вигляді заповнених первинних документів з регламентованою структурою, або первинний документ заповнюється і оформлюється на комп'ютері безпосередньо бухгалтером:

- обробка документів полягає у відображенні інформації з документів в облікових регістрах шляхом введення їх реквізитів та формування проводок;

- обробка облікової інформації суворо регламентується як інструк-тивними матеріалами, так і технологією роботи з нею - в системі.

АРМ бухгалтера - система, яка є сукупністю взаємопов'язаних елементів. Для АРМ, як системи, характерні певні властивості і певна структура. Під структурою розуміють сукупність елементів системи і зв'язків між ними, які відображають їх взаємодію.

Наявність тієї чи іншої структури системи виливає на її властивості, а також на виявлення в часі функцій системи. Структура АРМ повинна автоматизувати функції бухгалтера при заданих критеріях якості управління. Для оцінки складу окремих частин системи, тобто підсистем і відносин між ними, визначають основні її частини: функціональну та забезпечуючу.

Функціональна частина АРМ є складовим компонентом його структури, яка визначає основні функції обліковця, а також процес функціонування АРМ у часі, як процес взаємодії елементів, що забезпечують безперебійну роботу бухгалтера. Функціональна частина АРМ містить опис сукупності взаємопов'язаних завдань, які враховують усі види формалізованої діяльності працівника. Завдання - це частина функції управління, під якою розуміють алгоритм або сукупність алгоритмів - формування вихідних документів, які мають певне функціональне призначення в управлінні конкретним об'єктом.

В основу функціонального забезпечення покладено вимоги користувачів до АРМ і функціональну специфікацію АРМ, яка містить опис компонентів автоматизованих функцій користувача, таких як вхідна і вихідна інформація, засоби і методи підвищення достовірності та якості інформації, застосовуваних носіїв інформації, технічних засобів, необхідних для реалізації функцій, інтерфейсів. Інколи функціональні специфікації включають також опис засобів захисту від несанкціонованого доступу, відновлення системи у випадку збою управління системою в нестандартних умовах.

Водночас функціональна частина АРМ не може функціонувати без забезпечуючої частини.

Забезпечуюча частина АРМ - це сукупність технічного та інформаційного забезпечення.

Технічне забезпечення АРМ - це комплекс технічних засобів, побудований на основі персонального комп'ютера.

Інформаційне забезпечення АРМ - це сукупність засобів і методів побудови інформаційної бази, що поділяється на позамашинне та внутрішньомашинне.

Зовнішнє інформаційне забезпечення включає систему класифікації за кодування інформації; нормативно-довідкову інформацію; оперативну документацію; систему організації ведення, зберігання, внесення змін у нормативну документацію.

- Внутрішнє інформаційне забезпечення АРМ будується на основі системи управління базами даних типу dBASE, MS Access, FOXPRO і містить комплекс програм організації та ведення баз даних, масиви даних на гнучких магнітних дисках.

Удосконалення структурної побудови бухгалтерії пов'язане із змінами в засобах побудови АРМ. Сучасні програмні продукти, такі як "1С:Бухгалтсрия", дозволяють будувати структуру бухгалтерії на основі віртуальних АРМ. Віртуальне АРМ - це реалізація правил ведення обліку за допомогою функцій програми і прав доступу користувача до бази даних. Те й інше налагоджується в робочому порядку без програмування. Для зміни технології обліку необхідно перебудувати віртуальні АРМ, яких стосується ця зміна або створити нові. Віртуальні АРМ не потребують додаткового апаратного забезпечення, внаслідок чого витрати від зміни інформаційної технології зводяться до мінімуму. Набір необхідних працівнику програмних функцій, реалізованих у віртуальних АРМ, може змінюватися. Наприклад, коли спеціаліст з обліку виробничих запасів тимчасово заміщує касира, його АРМ одразу ж перебудовується для виконання додаткових функцій. Бухгалтер отримує доступ до всіх кореспонденцій по рахунку 30 "Каса", касових звітів разом з усіма рахунками і операціями з обліку матеріалів. При такій організації праці не потрібно.одночасно використовувати декілька різних технічних складових АРМ.

При комп'ютеризації бухгалтерського обліку перелік облікових завдань залишається незмінним, але збереження і перетворення інформації, формування результатних даних здійснюються в єдиній інформаційній базі (додаток Р)

Примітка: облік «ОЗ» та «НА». облік «ВЗ». облік «ОП». облік «ГП». облік «РО», облік «ВВ», облік «ГП» та «Р», облік «ОФ» та «ФР» - відповідно завдань з обліку основних засобів та нематеріальних активів, виробничих запасів, оплати праці, грошових коштів, розрахункових операцій, витрат виробництва, готової продукції та її реалізації, обліку фондів та фінансових результатів

Можливості комп'ютерної форми обліку дозволяють гнучко розподіляти облікову роботу між працівниками з різних ділянок обліку. Склад облікових завдань залишається незмінним при різних обсягах облікових робіт, але перелік виконавців суттєво відрізняється в залежності від розміру підприємства і. відповідно, обсягу облікової роботи.