Організація бухгалтерської обробки облікової інформації з розрахунків з постачальниками та підрядчиками в умовах застосування комп’ютерної системи обліку

Для забезпечення зовнішніх та внутрішніх користувачів своєчасної та достовірної інформації ТОВ “Максимко”, повинно належним чином організувати бухгалтерську обробку розрахунків з постачальниками та підрядчиками. Основними завданнями організації якої є:

- чітке документування розрахунків;

- своєчасна та повна реєстрація даних первинного обліку в регістрах;

- правдиве відображення інформації щодо розрахунків з постачальниками та підрядчиками в звітності та примітках до неї.

В умовах застосування комп’ютерної техніки кожний з елементів методу бухгалтерського обліку, серед яких – документування господарських операцій - зберігає і навіть збільшує своє значення, однак за формою і сутністю, як правило трансформується (табл. 3.1)

Таблиця 3.1

Елементи методу бухгалтерського обліку

Елементи організації бухгалтерського обліку	Способи ведення облікових записів
Безкомп’ютерні	Комп’ютерний
І
1.1. Організація первинного документування: - тип носіїв первинної інформації	Паперові носії первинної інформації. При механізації використовуються носії, пристосовані для обробки на обчислювальних установках (перфокарти, магнітні стрічки тощо)	Електронні (магнітні, оптичні) носії первинної інформації: електронні первинні документи, смарт-картки, штрихові коди. Паперові носії використовують як допоміжні
- проектування та створення форм первинних документів	Конструювання паперових форм первинних документів з урахуванням відповідних стандартів; використання готових бланків документів. При механізації обліку кодування ряду реквізитів та їх виділення для полегшення обробки за допомогою обчислювальної техніки	За допомогою програмних засобів створення двох форм кожного первинного документу: форми, пристосованої для введення необхідних реквізитів до комп'ютерної бази даних; форми для роздруку документів на папері
- встановлення порядку здійснення записів в первинних документах	Розробка інструкцій із заповнення первинних документів	Створення алгоритму заповнення документів з автоматичним розрахунком ряду реквізитів та контролем за правильністю їх введення
- виписка первинних документів	Ручна виписка документів, потім - передача їх до бухгалтерії для обробки	Створення електронних документів під час здійснення господарських операцій та одночасна їх обробка і накопичення

Значну увагу в процесі організації бухгалтерської обробки займає податковий облік. Зокрема податкового кредиту та валових витрат, що визначається за першою подією. Для визначення першої події програма "1С: Бухгалтерія 7.7. Типова конфігурація для України" аналізує зміну сальдо розрахунків із контрагентом до та після здійснення операції з ним у межах конкретної угоди (договору). Алгоритм визначення валового доходу/валових витрат по першій події реалізовано у програмних модулях документів та виконується при їх проведенні. Якщо користуватися документами, податковий облік буде здійснюватися автоматично. При ручному введенні проводок по бухгалтерських рахунках (режим «Операции») проводки позабалансових рахунках податкового обліку автоматично не створюються, їх доведеться самостійно включити до складу операції, що вводиться. Але спричинену «ручними» проводками зміну сальдо взаєморозрахунків буде автоматично враховано при введенні наступних документів.

Облік взаєморозрахунків із контрагентами у програмі «1С: Бухгалтерія» організовано так, щоб можна було оцінити сальдо й обороти не лише стосовно контрагента, а в межах ланцюжка взаємопов'язаних документів, що описують конкретну операцію та впливають на стан взаєморозрахунків із ним. «Заказ» - перший документ такого ланцюжка, його початок. Типова конфігурація програми для України підтримує два види взаєморозрахунків – у розрізі договорів та у розрізі рахунків/накладних. При веденні взаєморозрахунків у розрізі договорів зберігається можливість обліку розрахунків із тим самим контрагентом і в розрізі рахунків/накладних. Це дозволяє контролювати сальдо розрахунків із контрагентом за одним (або декількома) договорами і водночас будувати окремі ланцюжки документів для реєстрації разових операцій. Якщо ж для контрагента обрано варіант обліку взаєморозрахунку в розрізі рахунків/накладних, вибрати договір як замовлення буде неможливо. Затим самим замовленням може бути декілька відвантажень і декілька оплат, але не можна виконати відвантаження чи оплату відразу за декількома замовленнями.

При веденні обліку в розрізі рахунків/накладних початком ланцюжка документів може бути «Счет входящий», «Приходная накладная», «Услуги сторонних организаций», «Книга приобретения», «Возврат поставщику», «Возвратная накладная». Документ «Банковская выписка» призначено для реєстрації руху по розрахункових рахунках за день, що може відбуватися в межах декількох замовлень і стосовно декількох контрагентів. Вид взаєморозрахунків зазначається у групі реквізитів Взаиморасчеты довідника “Контрагенты”. Якщо вибрано вид в «Разрезе договоров», можна не лише створити договір, а й вказати його як основний у полі «Основной договор». Основний договір буде автоматично підставлятися до поля «Заказ» усіх документів щодо вибраного контрагента, крім банківської виписки. Якщо договір було створено раніше, відповідною кнопкою можна відкрити журнал «Отбор заказов», з якого подвійним клацанням миші вибрати потрібний договір як основний. Кнопкою поле «Основной договор» можна очистити. Кнопка дозволяє зареєструвати новий договір із контрагентом і ввести його в значення поля «Основной договор».

Обліку розрізі договорів не виключає можливості ведення окремих ланцюжків взаєморозрахунків за рахунками/накладними. Якщо вибрати вид взаєморозрахунків в разрезе счетов/накладных, то в журналі «Отбор заказав» буде показано тільки рахунки та накладні щодо вибраного контрагента, зареєстрованих договорів видно не буде.

Облік у розрізі рахунків/накладних. Потрібно зареєструвати разову купівлю. Для цього створюєте «Счет входящий» для відправлення передоплати постачальнику (поле «Заказ» у рахунку має значення «Без заказа»), потім до банківської виписки вводите рядок із відправленням грошей і після зазначення бухгалтерського рахунка постачальника та його найменування вказуєте Заказ, за яким відбувається оплата (у цьому прикладі «Счет входящий». Оприбуткування ТМЦ (послуги, необоротного активу тощо) проводиться документом «Приходная накладная». Для того, щоб отриманий товар знаходився в одному ланцюжку із відправленою раніше передоплатою і борг щодо контрагента закрився, у полі Заказ прибуткової накладної потрібно теж зазначити «Счет входящий». Варіантів взаєморозрахунків, а їх може бути безліч. Ланцюжки документів зручно будувати, використовуючи режим «Ввод на основини», при цьому слід надавати перевагу веденню обліку в розрізі договорів.

Для правильного автоматичного визначення валового доходу і валових витрат першої операції всі попередні документи та операції, що впливають на розрахунки з вибраним контрагентом, повинні бути введені до бази даних і проведені. При введенні документа після здійснення операції необхідно ще раз провести всі пізніші документи, що впливають на розрахунки з цим контрагентом, відновивши, таким чином, правильну хронологію подій. Щоб не шукати і не проводити документи вручну, потрібно скористатися спеціальною обробкою (меню «Сервис - Обработка документов»).

При використанні програми 1С: Бухгалтерія 7.7. дуже важливо дотримуватись єдиної аналітики: у всіх документах, що відображають взаєморозрахунки в межах тієї самої угоди, повинно зазначатись те ж саме замовлення (договір).

У активного бухгалтерського рахунка сальдо дебетове, у пасивного -кредитове, в активно-пасивного рахунка сальдо може бути як дебетовим, так і кредитовим.

У бухгалтерських програмах це обмеження знято. У програмі "1С: Бухгалтерія 7.7. Типова конфігурація для України" ознака активності рахунка (літери А, П, АП у колонці Акт: Плану рахунків) використовується виключно для допоміжних цілей. Субрахунок 631 зазначений у плані рахунків як активно-пасивний. Для відповідних субрахунків установлено ознаку валютного обліку. При введенні нового рахунка він за умовчанням вважатиметься активно-пасивним. Але згідно інструкції № 2 (загальний план рахунків) рахунок 63 є пасивним.

Аналітичний облік по субрахунках взаєморозрахунків ведеться у двох розрізах: по субконто Контрагенты і Заказы. Ці субрахунки спеціально призначені для реєстрації тих операцій із контрагентами щодо яких не потрібно виділяти ПДВ.

Субконто «Контрагенты» будується на підставі списку всіх організацій із якими взаємодіє підприємство. До речі, в цьому списку є підприємство і його засновники. Тому воно підключене не лише до рахунків взаєморозрахунків, а й до багатьох інших. Наприклад, підключення його до субрахунків рахунка 64 дозволяє відстежувати, яке підприємство "заборговувало" податкову накладну. Аналіз субконто «Контрагенты» дозволяє отримати повну картину розрахунків із вибраним підприємством по всіх бухгалтерських рахунках.

«Заказы» - це перший документ у ланцюжку взаєморозрахунків із контрагентом. Тому субконто «Заказы» будується на підставі списку документів, які можуть застосовуватися як замовлення. Крім рахунків взаєморозрахунків, цей субконто підключено до субрахунків рахунка 64, щоб можна було відстежити, за яким замовленням (договором) не отримано податкову накладну.

Спеціально для ведення податкового обліку призначено забалансові рахунки ВД (валовый доход) і ВР (валовый расход). Згідно з Інструкцією про застосування Плану рахунків... від 30.11.99 р. № 291 записи по забалансових рахунках ведуться за простою системою без застосування подвійного запису. У програмі "1С: Бухгалтерія 7.7" немає спеціального механізму, що дозволяє ввести проводку тільки до дебету (кредиту) рахунка, просту систему запису в ній реалізовано проводками Дт ВД Кт ВР, Дт ВР Кт ВР. Їх можна побачити, сформувавши звіт Карточка счета. При такому запису сальдо Забалансового рахунка завжди буде нульовим, а оборот по дебету завжди дорівнюватиме обороту по кредиту. Але для податкового обліку потрібні тільки обороти за період, і така технологія цілком прийнятна.

Облік по рахунках ВД і ВР ведеться в розрізі трьох субконто: «Контрагенты», «Заказы», «Валовые доходы/расходы», і лише за оборотами - перед найменуванням субконто стоїть позначка (об.). Довідник «Валовые доходы/расходы» первісно заповнений та організований згідно з структурою декларації про прибуток підприємства і містить найменування рядків декларації та додатків до неї. Правильно вибираючи статті валових доходів/ витрат при проведенні документів, отримаєте правильно сформований регламентований звіт «Декларация о прибыли предприятия». Не рекомендується змінювати цей довідник, оскільки алгоритм розрахунку декларації настроєно саме на таку його структуру. Зміна структури довідника призведе до неправильної побудови декларації про прибуток. У разі якщо деяка господарська операція не повинна відображатися в податковому обліку, використовується елемент довідника Не дохід і не витрата, котрий є значенням константи «Не доход и не расход». Константи для організації податкового обліку.

Якщо константу «Выделять авансы» встановлено у значення Да, то облік попередньої оплати товарів (послуг) буде здійснюватися з використанням субрахунків 681 «Расчеты по авансам полученным», 371 «Расчеты но авансам выданным» та підпорядкованих їм. Суми валютних авансів не будуть переоцінюватися в бухгалтерському обліку, а операції купівлі чи продажу товарів за валюту будуть обліковуватися за курсом передоплати. Якщо ж установити константу в значення Нет, аванси будуть реєструватися проводками Дт 63 Кт 31, але при цьому не виключені проблеми з валютним обліком. Константу рекомендується встанонити у значення Да.

На момент введення початкових залишків у підприємства можуть залишатися незакритими взаєморозрахунки з контрагентами. Для введення початкового сальдо можна або створити ручні операції, або скористатися документом «Остатки взаиморасчетов». Новий документ створюється через меню «Документы - Ввод остатков - Остатки взаиморасчетов» або через «Журналы - Прочие - Ввод остатков - Новый».

Дату документа, як і при введенні всіх залишків, установлюємо останнім днем попереднього періоду. Перед введенням залишків потрібно визначитися із використанням субрахунків обліку авансів та встановити відповідне значення для константи «Выделять авансы»

Вибираємо контрагента, валюту залишку, рахунок взаєморозрахунків із контрагентом та відповідний рахунок ПДВ. До групи реквізитів Остатки вводиться сума у валюті, гривнях та сума ПДВ та передоплати. Якщо вводиться залишок заборгованості, то залишок по субрахунках обліку ПДВ (643 і 644) вводити не потрібно, встановіть поле Сальдо по НДС (643/644.1) у нульове значення. Зверніть увагу на знак суми: дебетовий залишок (незакрита передоплата постачальнику чи борг покупця перед вами) вводиться з від'ємним знаком - "червоним". Кредитовий залишок (передоплата від покупця або заборгованість постачальнику) вводиться без знака - "чорним".

Якщо в полі Заказ встановити значення «Без заказа», то у сформованих залишках як замовлення буде встановлено сам документ «Ввод остатков». Це не дуже зручно для тих, хто хоче вести облік у розрізі договорів: спочатку, доки не закриються введені залишки, доведеться посилатися на замовлення «Остатки взаиморасчетов», а не на договір. Якщо ж хочете ввести початковий залишок із замовленням «Договор», то в полі Заказ слід відразу вибрати відповідний договір, для чого цей документ потрібно попередньо створити.

. Для одного контрагента може бути створено декілька договорів. Не рекомендується для старих "паперових" договорів при введенні до бази встановлювати реальну дату підписання договору, оскільки і журнал «Договора», і журнал «Отбор заказав» мають такий же інтервал видимості документів за умовчанням, як і решта журналів. Щоб побачити договір минулого року, доведеться кожного разу встановлювати відповідний інтервал видимості. Реальні параметри договору слід вводити до однойменної групи реквізитів документа - дати початку та закінчення дії договору та суму договору, а також реальний номер договору в полі «Номер договора». Для подальшої робот введення цих даних не має принципового значення.

Набагато важливіше визначити вид ПДВ, валюту, вид торгівлі та вид валових доходів/витрат за договором. Якщо у вас із контрагентом немає "паперового" договору, але взаєморозрахунки відстежуються за однією послідовністю документів (без виділення передоплата та заборгованостей за окремими рахунками/накладними), рекомендуємо створити службовий договір як єдине замовлення для всіх документів.

Прапорець, установлений у полі По договору «выписываются итоговые налоговые накладные за месяц», дозволяє не виписувати вихідну податкову накладну на кожне відвантаження, а за домовленістю з покупцем наприкінці місяця створити за допомогою Введення на підставі одну зведену податкову накладну за весь місяць.

У банківській виписці при виборі субрахунки взаєморозрахунків, облік на якому ведеться в розрізі контрагентів та замовлень, необхідно зазначити «Заказ», за яким проводиться оплата. Замовлення вибирається із журналу «Отбор заказав» по контрагенту.

Цей журнал, як і всі інші, має інтервал видимості записів. Можна вибрати як замовлення торішній договір, установивши відповідний інтервал видимості через меню «Действия». У групі реквізитів Остатки можна вибрані спосіб відображення суми заборгованості: В «инф. строке» (знизу під списком замовлень), В списке (у новій додатковій колонці табличної частини) або не відображати зовсім. У полі «По счету» можна вибрати, по якому субрахунку Плану рахунків відображається сума заборгованості за замовленням. У полі «Период» вибирається дата відображуваної заборгованості – На конец месяца або На документ. Подвійним натисканням миші на вибраному замовленні його можна перенести до табличної частини документа «Банковская виписка».

Вказати першу подію при введенні документів можна і вручну. У банківській виписці для цього використовується колонка «Указ. отгр».. Якщо в ній проставлено значення «Нет» (встановлено за умовчанням), то розрахунок сальдо взаєморозрахунків та визначення моменту першої події відбудеться автоматично при проведенні документа. Якщо раніше стосовно контрагента було введено відвантаження або заборгованість, то її сума автоматично потрапить до наступної колонки «Сумма / НДС отгр.» і буде врахована при формуванні проводок.

Якщо ж поле «Указ. отгр.» установити у значення «Да», то при формуванні проводок не враховуватимуться раніше проведені документи, і алгоритм автоматичного визначення першої події буде відключеним. Сумою першої події вважатиметься сума, введена вами вручну до сусідньої колонки Сумма отгр/НДС отгр.

У документах щодо реєстрації руху ТМЦ та послуг («Приходная накладная», «Услуги сторонних организаций», тощо) на закладці «Дополнительно» і аналогічний реквізит Указать сумму предварительной оплаты вручную. Установлення прапорця в це поле також відключає алгоритм аналізу сальдо взаєморозрахунків при проведенні документа. При цьому з'являються дна нові реквізити – «Сумма оплаты і НДС оплаты» для заповнення вручну суми першої події.

Зазначена користувачем сума першої події фіксується в податковому обліку і при повторному проведенні документів не змінюється, тому користуватися механізмом зазначення події вручну слід обережно. Від зазначення першої події вручну можна відмовитися, повернувши відповідні поля в документах у їх стан за умовчанням. При повторному проведенні документів обороти по рахунках податкового обліку буде змінено відповідно до поточного стану розрахунків із контрагентами.

Закрити заборгованість за одним замовленням за рахунок наявної за іншим замовленням переплати можна провести вручну - в режимі Операции. Наявний у програмі документ «Перезачет – бартер» надає додатковий сервіс. Документ доступний із меню «Документы - Прочие – Псрезачет – бартер» або із журналу документів.

Цей документ "перекидає" суми між різними замовленнями та рахунками щодо вибраного контрагента і не формує ніяких податкових проводок, оскільки залік заборгованості - завжди друга подія.

Заповнення документа здійснюється таким чином: у заголовку вибираємо контрагента, а в табличній частині перераховуємо рахунки та замовлення для заліку. У колонках Сзаказа і Со счета потрібно зазначити замовлення і рахунок для кредитової частини проводки, в колонках На заказ і На счет - для дебетової. Скільки рядків у табличній частині, стільки й буде сформовано проводок. Уполі «Сумма вал.» указуємо суму у валюті, вибраній у наступному полі В, а в полі «Сумма грн.+» автоматично буде розраховано її еквіваленту гривнях. Звичайно, якщо валюта-гривні, суми будуть рівні. Зверніть увагу на підказку в нижній частині документа: кредитові залишки за замовленнями потрібно вводити зі знаком "-" (методом "червоне сторно").

Удокументі реалізовано сервісний механізм Подбор по заказам. Натискуванням на однойменну кнопку відкриєте журнал «Отбор заказов по контрагенту». Натискаючи мишею по замовленнях, можна послідовно заповнити табличну частину документа - С заказа першого рядка На заказ першого рядка, С заказа дру гого рядка На заказ другого рядка і т.д. Закривши журнал кнопкою Закрыть, залишається тільки перевірити набрану табличну частину, відредагувати за необхідності та провести документ.

Цей же документ можна використати для взаємозаліку зустрічних вимог (взаємних заборгованостей), якщо той самий контрагент виступає і як продавець, і як покупець. У цьому випадку в колонках Со счета і На счет будуть зазначені субрахунки розрахунків із постачальниками та підрядчиками, наприклад 631.

Для реєстрації документів, які дають право на податковий кредит щодо ПДВ, та формування книги обліку придбання передбачено документ «Запись книги приобретения». «Паперовим» аналогом цього документа є запис у рядку книги обліку придбання, тому друкованої форми в нього немає. Для вибору реєстрованого документа використовується реквізит Вид документа, який може приймати одне з декількох значень: «Налоговая накладная» (для реєстрації отриманих податкових накладних) «Расчет корректировки» (при отриманні дод. 2), «ПД» (для вантажної митної декларації), «Чек» (для чеків насуму до 20 грн.) та «Прочее» (для інших випадків)

«Запись книги приобретения» звичайно не формує бухгалтерських проводок, крім того коли константу «Проводку по НДС делать по налоговой накладной» установлено у значения «Да». Але і в цьому випадку проводка Дт 6415 Кт 6442 формується, тільки якщо видом реєстрованого документа буде «Налоговая накладная» або «Расчет корректировки».

Документ можна створити звичайним шляхом через «Документы - Налоговый учет - Запись книги приобретения» або через «Журналы - Книга приобретения – Новый». Однак набагато зручніше використовувати механізм введення на підставі.

Запись книги приобретения можна створити на підставі документів: «Возврат поставщику», «Договор», «Приходная накладная, «Расходы на приобретение», «Счет входящий» та «Услуги посторонних организаций». При такому формуванні документа значна частина його полів заповниться автоматично.

Розглянемо докладніше заповнення полів документа. Як завжди, номер "паперової'" податкової накладної вводиться до спеціального поля Номер документа. Цей номер буде зазначено в графі 3 книги обліку придбання. До графи 2 "Дата отримання податкової накладної" буде перенесено не дату, зазначену в податковій накладній, а дату створення документа «Запись книги приобретения».

Реквізит Вид НДС і група реквізитів «Вид операции» визначають, в яких графах друкованої форми книги обліку придбання буде відображено інформацію про господарську операцію, що реєструється.

Група реквізитів «Проведение расчетов» використовується для заповнення граф 26 і 27. При "введенні на підставі" ці реквізити заповнюються автоматично па підставі аналізу оплат щодо вибраного контрагента і замовлення на дату введення документа-підстави.

До групи реквізитів «Суммы» вноситься сума без ПДВ та сума ПДВ. Поле «Сумма» с НДС розраховується автоматично і редагуватися не може.

Оскільки практично завжди деякі документи доводиться вводити попереднім числом, то перед перевіркою оборотів щодо ПДВ рекомендується відновити хронологію документів, тобто повторно провести їх, скориставшись командою «Сервис - Обработка документов».

Крім хронології, потрібно перевірити правильність ведення аналітики за рахунками взаєморозрахунків: усі оплати і відвантаження в межах одного змістового ланцюжка мають бути проведені з однаковим замовленням. Виправити замовлення можна тільки шляхом редагування за повторного проведення документа. Перевірку аналітики найкраще здійснювати за оборотно-сальдовою відомістю по субрахунку взаєморозрахунків: дебетові та кредитові обороти одного ланцюжка мають бути а одному рядку. Якщо аванси виділяються на окремих субрахунках, слід перевірній, чи не залишилися незакритими передоплати на субрахунках обліку авансів, притім на основному субрахунку знаходиться незакритий борг у межах однієї тільки взаєморозрахунків.

Звіряння проводок щодо ПДВ зі списком податкових накладних зручно проводити таким чином: сформувати звіт за проводками з фільтром 6415 (у цьому випадку будуть роздруковані всі кредитові проводки по субрахунку 6415 із зазначенням дати, документа, що сформував проводку, та іншої інформації про цю господарську операцію) та порівняти його зі звітом Книга придбання. При правильному веденні обліку дані повинні збігатися за датами і за сумами.

В програмі 1С: Бухгалтерія 7.7 реалізовано велику кількість управлінської звітності про розрахунки з постачальниками та підрядчиками, що містяться в меню «Отчеты».

Для аналізу розгорнутої інформації по рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядчиками» передбачено Картку рахунку 63 (додаток И), якщо необхідно отримати інформацію в розрізі кредиторів, то доцільно сформувати Картку субконто. Для синтетичного обліку по рахунку 63 передбачений документ Аналіз рах.63 (додаток К). узагальненням інформації (сальдо на початок, обороти за дебетом та кредитом та сальдо на кінець звітного періоду) можна отримати з Оборотно – сальдової відомості по рах.63 (додаток Л).