Організація документування та розробка робочих інструкцій первинних документів по обліку розрахунків з постачальниками і підрядчиками

Основою бухгалтерського обліку є первинний документ без якого неможливо забезпечити ведення синтетичного і аналітичного обліку та складання звітності. Тому початковою стадією технології обліку є первинний облік.

Первинний документ повинен бути складений та якісно оформлений в момент здійснення господарської операції, а якщо це неможливо, то по її закінченню.

За принципом повного висвітлення первинними бухгалтерськими документами повинні оформлюватися усі без винятку операції, які підлягають обліку, як і в ТОВ «Максимко».

Керівник підприємства забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, в первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера або іншої особи (юридичної чи фізичної), на яку покладена відповідальність за ведення бухгалтерського обліку щодо порядку оформлення та подання для обліку документів.

Для контролю та впровадження обробки даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях.

Відповідно до п.2.1 Положення № 88 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність»: «Первинні документи – це письмові свідчення, що фіксують і підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження і дозволи адміністрації (власника) на їх проведення».

Надходження товарів від постачальників оформляється на під­ставі товарно-транспортних накладних (ТТН), рахунків-фактур, вантажних митних декларацій тощо. ТТН виписують при достав­ці товарів автомобільним транспортом. При доставці товарів за­лізничним транспортом виписують залізничну накладну, морсь­ким транспортом — коносамент.

Основним документом, що регулює розрахункові взаємовідносини є Договір. Для ведення якого необхідно: «Документы – Договор». При використанні програмою продукту 1С: Бухгалтерія 7.7. введення договору в електронному вигляді не є обов’язковим. Основним документом буде рахунок – фактура.

Він є підставою для оформлення відпо­відних банківських розрахункових документів: платіжних дору­чень, платіжних-вимог доручень, розрахункових чеків.

Рахунок-фактуру виписує постачальник на матеріальні цінно­сті, що відпускаються (відвантажуються) не залежно від способу їх доставки. В документі зазначають найменування постачальни­ка, його адресу, номер поточного рахунка, установу банку, що обслуговує постачальника, станцію відправлення, станцію при­значення вантажу, дату і спосіб відвантаження, найменування платника, його адресу, банківські реквізити платника, номер і да­ту укладання договору (контракту) згідно з яким відбувається відпуск матеріальних цінностей, найменування матеріальних цінностей, одиницю виміру, кількість, ціну, вартість, суму ПДВ, суму до оплати.

Підписують рахунок-фактуру керівник, головний бухгалтер підприємства постачальника (підрядника), їх підписи скріплю­ються печаткою.

На підставі якого складається «Счет входящий». Для введення якого необхідно: «Документы – Приход – Счет входящий «.

Оприбуткування сировини та матеріалів ТОВ «Максимко» здійснюється на підставі прибуткової накладної. Для введення якої необхідно: «Документы – Приход – Приходная накладная». В якій відмічається постачальник, валюта (рахунок вхідний або договір), місце зберігання та вид матеріалу (запасу). В таблиці – кількість та їх ціна. Рекомендовано табличну частину заповняти через «Подбор» або на підставі рахунку – вхідного.

Приймання виконаних підрядником робіт і послуг оформля­ється як правило документом «Услуги сторонних организаций», у якому наво­дяться відомості про обсяг, якість і терміни виконаних робіт (по­слуг) та їхню вартість. Для введення якого необхідно: «Документы - Приход - Услуги сторонних организаций.»

Окремі роботи (послуги) можуть оформлятися іншими встановленими для них документами (кви­танції, замовлення тощо). Належним чином оформлені докумен­ти підписуються стороною, яка передає, і стороною, яка приймає.

Матеріальні цінності від постачальників підприємства отри­мують, як правило, через уповноважених осіб, які діють від імені підприємства на підставі довіреностей. Порядок реєстрації вида­них, повернутих і використаних довіреностей на одержання цін­ностей встановлено «Інструкцією про порядок реєстрації вида­них, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей», затвердженої наказом Міністерства фінансів від 16 травня 1996 року № 99. Бланки довіреностей є документами су­ворої звітності.

Довіреності формуються на основі вхідного рахунку. Більшість реквізитів уже заповнено шляхом копіювання з документу «Счёт входящий», залишилось лише ввести серію і номер бланка довіреності (для обліку бланків) і вибрати із довідника «Сотрудники» того працівника, на чиє імя довіреність видана – заповнюються інші обов’язкові реквізити. Також довіреність можна ввести і вручну, відкривши вікно нового документа командою «Документы - Прочие -

- Доверенности».

Довіреність на одержання матеріальних цінностей видається тільки посадовим особам, що працюють на цьому підприємстві і підписується керівником та головним бухгалтером або їх заступ­никами, та особами, які на те уповноважені керівником підпри­ємства.

Керівником підприємства призначається особа, яка виписує, реєструє видані, повернуті та використані довіреності. Довірено­сті видаються під розписку і реєструються в «Журналі реєстрації довіреностей».

Доступ до виписаних довіреностей забезпечує окремий журнал, який відкривається командою «Журналы - Прочие - Доверенности.» Нажаль, Інструкція № 99 не передбачає ведення “Журнала выданых доверенностей” в електронній формі. Реєстр документів, роздрукованих по даних «електронного журналу», можна використати лише для звірки.

Строк дії довіреностей встановлюється залежно від можливо­сті одержання та вивозу відповідних цінностей однак не більше як на 10 днів.

Довіреність на одержання цінностей, доставка яких здійсню­ється централізовано, допускається видавати на календарний місяць.

Особа, якій видана довіреність, зобов'язана не пізніше насту­пного дня після доставки на підприємство одержаних цінностей, незалежно від того, одержані цінності повністю або частково, по­дати працівнику підприємства, який здійснює виписування та ре­єстрацію довіреностей, документ про одержання нею цінностей та їх здачу на склад.

Невикористані довіреності повинні бути повернуті працівнику підприємства, який здійснює виписування і реєстрацію довірено­стей, не пізніше наступного дня після закінчення строку дії дові­реності.

Про використання довіреності або повернення невикористаної довіреності у «Журналі реєстрації довіреностей» робиться відмітка про номери документів (накладних, актів тощо) на одержанні цінності або про дату повернення довіреності. Повернуті невико­ристані довіреності гасяться надписом «невикористана» і зберігаються протягом строку, встановленого для зберігання первин­них документів.

Особам, які не відзвітували про використання довіреностей або не повернули невикористану довіреність, строк дії якої закін­чився, нова довіреність не видається.

Довіреність, незалежно від строку дії, залишається у постача­льника при першому відпуску цінностей. У разі відпуску ціннос­тей частинами на кожний частковий відпуск складається наклад­на (акт приймання-здачі) з поміткою в ній номеру довіреності та дати її видачі. В цих випадках один примірник накладної (акта приймання-здачі) передається одержувачу цінностей, а другий — додається до залишеної у постачальника довіреності і використо­вується для спостереження і контролю за відпуском цінностей і використовується згідно з довіреністю, а також для проведення розрахунків з одержувачем.

Після закінчення відпуску цінностей служби, що здійснювали їх відпуск, здають довіреність разом з документами на відпуск останньої партії цінностей працівникам, на яких покладено обов'язки з ведення бухгалтерського обліку.

Щокварталу, вартість використаних бланків довіреностей спи­сується на підставі затвердженого керівником акта, із зазначен­ням їх нумерації і кількості.

Документування є першою стадією бухгалтерського обліку, яка включає в себе: реєстрацію та фіксацію інформації про факти, операції, процеси; її обробку та узагальнення.

Документування з точки зору повного, точного і синтетичного запису, який відображає рух товарів і платежів, є підставою для складання річної звітності.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинозчитувальних носіях, застосовуються в бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості. Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно із затвердженою системою кодифікації.

В залежності від частоти використання реквізитів в різних документах виділяють загальні (основні) та індивідуальні реквізити.

Окремі реквізити є обов'язковими для кожного документу, незалежно від його виду.

Обов'язкові реквізити є загальними (основними) для характеристики будь-якої операції. Вони визначають зміст операцій, які відображаються, і надають документу доказову силу (додаток Г).

Так, наприклад, в рахунку-фактурі при розрахунках з постачальниками це назва товару або інших ТМЦ, назва постачальника, сума ПДВ.

Постійні реквізити заздалегідь наносяться на стандартні аркуші паперу друкарським шляхом, за допомогою комп'ютера або (рідше) спеціального штампу, і утворюють офіційний бланк документу.

Якщо документ не має хоча б одного з обов'язкових реквізитів, то він не може бути підставою для відображення операції в бухгалтерському обліку.

До індивідуальних реквізитів відносяться відомості, які визначаються характером операції, що відображається в документах. Наприклад, в товарно-транспортних документах, крім загальних реквізитів, містяться дані про час від'їзду і прибуття машини, навантаження і розвантаження, суму оплати за транспортні послуги. В нарядах на відрядні роботи - це завдання на їх виконання, фактичні обсяги виконаних робіт, витрачений робочий час тощо.

Раціональне поєднання загальних та індивідуальних реквізитів дозволяє економно використовувати технічні носії облікової документації, з достатньою повнотою характеризувати операцію, що документується, і витрачати менше часу на складання первинного документу.

Якщо документ у своєму первинному вигляді містить не всю необхідну інформацію про господарські операції, він повинен бути доповнений, і підписаний уповноваженим співробітником до здійснення бухгалтерського запису. Наприклад, на рахунку-фактурі по придбаних товарах ставиться помітка про його порівняння із замовленням і накладною. Більш того, до кожного документу необхідно ввести кореспонденцію рахунків, які описують відображення господарських операцій.

При застосуванні засобів обчислювальної та іншої комп'ютерної техніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду.

Перелік осіб, що мають право підпису первинних облікових документів, затверджує керівник підприємства після узгодження з головним бухгалтером.

Документ може бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, штампу, символу або іншого механічного чи електронного способу засвідчення..

Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах оргтехніки, виконуються у вигляді паролю або іншим способом, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка склала первинний документ.

Документ на машинозчитувальному носії повинен мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєструється підприємством-створювачем документа на машинозчитувальному носії, а також створюються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають можливість користування чужими кодами.

В бухгалтерському обліку до інформаційних повідомлень про первинні спостереження фактів господарської діяльності висуваються особливі вимоги. Спосіб їх відображення на матеріальних носіях повинен забезпечити юридичне підтвердження і достовірність кожного інформаційного повідомлення.

При складанні первинних документів виконавцями можуть бути допущені помилки. При цьому необхідно пам'ятати, що внесення виправлень до первинних касових та банківських документах, що підтверджують рахунку з постачальниками і підрядчиками не допускається. Тому при виявленні в них помилки касові та банківські документи не можуть прийматися до виконання і повинні складатися знову. В інших первинних документах виправлення можуть вноситися за погодженням з особою, яка склала та підписала ці документи, із зазначенням дати внесення змін. При цьому виправлення здійснюються наступним чином:

- закреслюються відображені в документі неправильні дані;

- поряд із закресленим записом робиться правильний;

- на полях документу робиться напис "Виправлено на... (повністю зазначається текст нового запису)";

- особа, яка внесла виправлення, підписується під записом "Виправлено на..." і ставить дату виправлення;

- документ, до якого внесено зміни, ще раз підписують всі особи, які підписали його раніше;

- особи, які підписують, або підписали документ, після занесення змін одночасно ставлять другий підпис під записом про внесення змін.

Документи, якими оформлюються господарські операції з грошовими коштами, підписує керівник підприємства та головний бухгалтер або уповноважені ними на це особи.

Неправильне складання тих чи інших документів (а тим більше їх відсутність) - це одна з основних причин виникнення конфліктів з податковими органами, партнерами, працівниками. За відсутності належним чином оформлених документів організація стикається з необхідністю доводити факт здійснення нею тих чи інших фінансово-господарських операцій за допомогою інших наявних документів, що у ряді випадків буває важко. Саме тому одним з головних правил бухгалтера повинно бути: немає документу - немає операції.

Документи (оригінали або дублікати) повинні надійти до бухгалтерії, де і здійснюються необхідні бухгалтерські записи. Автоматизація обліку ставить нові вимоги до первинної інформації. Різноманітність форм подання такої інформації, що надходить до бухгалтерії, дозволяє вести зведений облік безпосередньо на підставі первинних документів без попереднього їх накопичення та узагальнення. Відмінності технології документування в комп'ютеризованих системах обліку наступні:

- накопичення і первинна обробка облікових даних базуються на використанні комп'ютерів безпосередньо на робочих місцях облікових працівників (в цехах, на складах, в бухгалтерії). При цьому скорочується потік паперових документів та здійснюється перехід до безпаперової технології обліку;

- обробка даних документування здійснюється за принципом об'єднання процесів складання первинного документа та введення його до комп'ютерної бази даних.

- можливість автоматичної реєстрації первинної інформації за допомогою таких засобів, як технологічні датчики, сканери штрихових кодів (для обліку товарно-матеріальних цінностей), касові апарати (для обліку виручки від реалізації в роздрібній торгівлі), смарт-картки (для обліку праці і заробітної плати), ваги, годинники, лічильники, вимірювальна тара тощо. Така технологія первинного обліку дозволяє без будь-якої попередньої реєстрації облікових даних та їх накопичення вручну отримати всі необхідні звітні дані безпосередньо на підставі первинних документів.

Електронний документ - це документ, представлений в комп'ютерному вигляді. Всі екранні форми та комп'ютерні дані є документами. Спочатку інформація повинна бути спеціально закодована, потім збережена на електронному носії і, нарешті, використана в комп'ютерній системі документообігу. Отже, особливістю електронних документів є необхідність використання комп'ютера для створення та обробки документів;

- застосування комп'ютерів вносить значні зміни до організації документування, які полягають, по-перше, у використанні електронних носіїв первинної інформації, і, відповідно, електронних первинних документів і, по-друге, в автоматичному складанні первинних документів. Складання, оформлення та зберігання первинних документів при комп'ютеризованому документуванні має ряд відмінностей від паперової обробки даних, які можуть бути представлені наступною схемою (рис. 3.1)

перенесення даних

Заповнення необхідних реквізитів первинних документів

Рис 3.1 Порядок ведення автоматизованого документування

В автоматизованій системі обліку первинний документ може складатись вручну безпосередньо на місці здійснення господарської операції без створення електронного первинного документу. Потім цей документ передається до бухгалтерії для обробки. Бухгалтер (оператор) створює за ним проводку, яка додається до хронологічного масиву даних - журналу операцій. Паралельно цей документ реєструється вручну в журналі реєстрації первинних документів.

Маршрут, по якому рухаються документи в середині підприємства може бути декількох типів (додаток Д).

Як правило, первинні документи оформляються в місцях здійснення господарських операцій, то з метою зменшення помилок при їх оформленні, доцільно розробляти робочі інструкції первинних документів (додаток Е).

Отримані документи обробляються, зареєструються і контролюється їх виконання. Після цього документи направляються до електронного архіву, де зберігаються протягом встановленого терміну.

Компактність зберігання, швидкий пошук необхідного документа, створення підбірок документів по заданій тематиці - все це досягається шляхом створення електронного архіву.

При використанні безпаперової технології бухгалтерського обліку виникає дуже серйозна проблема: забезпечення принципу юридичної обґрунтованості облікових даних та юридичної доказовості електронних первинних документів.

Важливе значення для документування має робоча інструкція первинних документів.

З метою забезпечення раціонального та рівномірного руху первинного документу розробляють графік документообороту. Первинні документи проходять стадії створення, перевірки та обробки первинних документів в бухгалтерському обліку від моменту їх створення до передачі в архів. Проходження первинними документами цих стадій є документооборот.

Графік документообігу – затверджений порядок обробки інформації, що зазначена в первинних документах. Графік регламентує строк складання, надання та обробки первинних документів, визначає перелік документів, час їх просування та обробки, посадових осіб, відповідальних за складання документів, порядок передачі документів по інстанціях для обробки, строк надходження до бухгалтерії від комірників, майстрів та ін., термін обробки і надходження документів всередині облікового відділу і завершення всіх робіт за звітний період до складання бухгалтерського балансу та звітності. В ТОВ «Максимко» всі господарські операції в тому числі і розрахунки з постачальниками та підрядчиками оформляються первинними документами. Первинні документи надходять до бухгалтерії згідно графіку документообігу в чітко встановленні строки. (додаток Ж)

При цьому забороняється приймати до виконання та оформлення первинні документи за операціями, які суперечать законодавству і встановленому порядку приймання, зберігання та використання активів і зобов'язань. Такі документи передаються безпосередньо головному бухгалтеру для прийняття відповідних рішень.

Первинні документи можуть бути прийняті до обліку в тому випадку, якщо вони:

- складені за формою (документи, типові форми яких не передбачені, повинні містити обов'язкові реквізити);

- підписані особою, спеціально на це уповноваженою.

Схематично порядок приймання документів відображено в додатку З.

В ТОВ «Максимко» документи, які надходять до бухгалтерії, ретельно перевіряються перед рознесенням їх даних на рахунки бухгалтерського обліку. Якщо документи здають особи, відповідальні за їх складання, перевірка здійснюється у присутності останніх.

Якщо документи здають особи, відповідальні за їх складання, перевірка здійснюється в присутності останніх.

Надання облікових документів для подальшої обробки дозволяється лише після їх всебічної перевірки як з точки зору законності оформлення ними операцій, так і за формою.

Залежно від мети контролю первинних документів використовуються різні методичні прийоми їх перевірки, серед яких: формальна, арифметична, експертна, логічна, економічна, нормативно-правова, зустрічна перевірки, контрольне порівняння, зворотній рахунок, оцінка документів за даними кореспондуючих рахунків, аналітична перевірка звітності та балансів, порівняння та інші.

Для правильного відображення даних первинних документів в обліку необхідним є дотримання наступних обов'язкових правил:

а) чітке відокремлення бухгалтерських документів від не бухгалтерських;

б) суворе дотримання порядку обробки документів.