Автоматизированная форма учета

Начальный этап этих изменений был вызван применением в бухгал-терском учете вычислительной техники, работающей на основе электроме-ханического принципа. Для ведения бухгалтерского учета использовался комплект машин:

– перфоратор (машина для пробивания небольших отверстий на бу-мажной ленте (перфоленте) или картах (перфокартах), представляющих собой цифры);

– сортировка (машина для деления массива перфокарт на группы по определенным пробивкам (цифрам или кодам);

– табулятор (машина для считывания пробивок (цифр) с ленты или карт, их счетной обработки и печатания полученных результатов). По на-званию этой главной счетной машины были названы и получаемые на ней регистры – табуляграммы (машинограммы).

Общая схема ведения учета при этой форме сводилась к следующему.

Первичные документы в обычном порядке поступали в бухгалтерию и группировались в пачки по объектам учета. Затем документы передава-лись в специальные отделы или самостоятельные хозрасчетные организа-ции по счетной обработке информации – вычислительные центры (ИВЦ), машиносчетные станции (МСС) или машиносчетные бюро (МСБ). Данные из обычных первичных документов операторы переносили на машиночи-таемые носители – перфокарты (перфоленты) в виде пробивок – и впо-следствии подвергали обработке: контролю, сортировке (группировке), счетной обработке и табуляции – печатанию различного рода выходных регистров (табуляграмм).

Прием и сдача первичных документов на обработку оформлялась в журнале регистрации документов по количеству под расписку сдающей (при возврате – принимающей) стороны. После переноски данных с пер-вичных документов на машинные носители осуществляли печатание кон-трольных табуляграмм, которые воспроизводили данные каждого первич-ного документа. Эти контрольные табуляграммы заменяли собой журналы регистрации хозяйственных операций, применяющихся при других формах учета, и одновременно использовались для контроля полноты и правиль-ности перфорации – переноса информации с обычных документов на ма-шиночитаемые – перфокарты (перфоленты).

В дальнейшем при обработке данных на машинах использовались только перфокарты, а первичные документы после завершения цикла обра-ботки возвращались вместе с табуляграммами в бухгалтерию предприятия.

Если рассматривать автоматизированную форму бухгалтерского учета в обычном плане, то регистрация информации осуществляется опе-ратором-бухгалтером путем ее ввода в машинную память или с клавиату-ры по данным документов, или автоматически – с внешней или внутренней памяти машины. При этом программным путем на экране ПЭВМ, как пра-вило, создается обычная форма хронологического регистра, аналогичного регистрационному журналу (при мемориально-ордерной форме) или Книге учета хозяйственных операций (при упрощенной форме учета). В этом ре-гистре и получает отражение каждая хозяйственная операция с указанием всех группировочных признаков, количественно-суммовых показателей и корреспондирующих счетов.

Правильность машинной записи данных контролируется бухгалте-ром на экране монитора ПЭВМ. При необходимости этот регистр за любой промежуток времени может быть скопирован с экрана на бумажный носи-тель с помощью печатающего устройства (принтера).

Информация по операции, введенная в память машины, в дальней-шем используется в соответствии с программой для формирования любых регистров, применяемых в бухгалтерском учете при обычной безмашин-ной форме. Этот комплекс взаимосвязанных регистров, а также создавае-мых в процессе работы первичных документов, форм различных внутрен-них и внешних отчетов заранее программируется, хранится в памяти ма-шины и используется при ведении учета.

В заключение следует сказать, что автоматизированные (машино-ориентированные) формы учета находятся в стадии бурного развития и со-вершенствования как в техническом плане, так и в логическом, программ-ном. Сегодня существуют специализированные программы ведения бух-галтерского учета с помощью ЭВМ: «1С Бухгалтерия», «Анжелика» и др.