Доповідна й пояснювальна записки

Доповідна записка — службовий документ, повідомлення з будь-якого питання на ім'я керівника установи з висновками й пропозиціями. Вона інформує керівника про стан справ, певні явища й факти, про виконану роботу, якусь ситуацію тощо.

За формою й змістом доповідна і пояснювальна записки близькі до заяви. Проте є певні відмінності: у заяві йдеться про особисте прохання, здебільшого не пов'язане з виконанням службових обов'язків, а доповідна записка складається в тому разі, коли треба висловити думку організації чи службової осо­би з певного питання, подати конкретні пропозиції щодо його розв'язання. Доповідні записки бувають інформаційного, звітного, ініціативного характеру.

З погляду адресності розрізняють внутрішні доповідні за­писки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює автор записки, і зовнішні, що адресується керівникові вищої організації.

Зміст доповідної записки повинен бути лаконічним за фор­мою викладу (він, як правило, розбивається на пункти), наведені факти — достовірними, пропозиції — чітко сформульованими.

Коли наведені факти або зроблені висновки й пропозиції по­требують цифрового чи документального підкріплення, то вони оформляються як додаток до неї. Закінчується доповідна запи­ска висновками, повідомленнями про заходи, вжиті на місцях, і конкретними пропозиціями.

Внутрішні записки оформляються на чистих аркушах па­перу й підписуються укладачем. Зовнішні записки пишуться на готових бланках, виходять від установи чи структурного підрозділу й підписуються керівником.

І внутрішні, і зовнішні записки датуються. Крім того, зовнішня записка (доповідна й пояснювальна) має ще й вихідний номер та реєструється.