Класифікація листів

Лист – поширений вид документації, один із способів обміну інформацією. Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами, закладами та юридичним особами.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

- листи-прохання;

- листи-звертання;

- листи-пропозиції;

- листи-запити;

- листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

- листи-попередження;

- листи-нагадування;

- листи-підтвердження;

- листи-відмови;

- супровідні листи;

- гарантійні листи;

- листи-повідомлення;

- листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими найважливішими ознаками:

правильністю, тобто відповідати літературним нормам;

змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення всього зайвого;

послідовністю та логічністю викладу. Закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої;

мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок, уникнення повторення слів, однотипних речень;

точністю, яка великою мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запасу;

доречністю та доцільністю (враховується співпадіння інтересів адресата і адресанта). При цьому потрібно уникати всього, що може неприємно вразити, викликати роздратування адресата.