Разработка проекта

Проектом может считаться совокупность ряда различных видов деятельности, приводящих к четко очерченным, определенным, новым целям. Рутинная или повторяющаяся работа обычно не считается проектом. Проект почти всегда является компонентом корпоративного плана. Вот несколько примеров проекта:

Ø строительство новой конторы или завода;

Ø переезд конторы в новое здание;

Ø начало производства нового продукта (изделия) и организация

Ø нового вида услуг;

Ø компьютеризация отдела;

Ø сокращение количества акций.

При разработке каждого из этих проектов могут быть использованы обшие (одинаковые) подходы к планированию, составлению временного графика и управления. При этом будут меняться масштаб работы, масштаб времени, количество стадий планирования и число деталей в планах.

Планирование задачи

Задача - это мини-проект. Обычно несколько отдельных задач сведены в один проект, но даже одна задача может потребовать значительного объема планирования.

Реализация оперативных планов

Осуществляется через систему бюджетов или финансовых планов, которые составляются обычно на год или на более короткий срок по каждому отдельному подразделению-центру прибыли, а затем консолидируются в единый бюджет, или финансовый план фирмы. Бюджет формируется на основе прогноза сбыта (главным образом обеспеченности заказами и распределения ресурсов), что необходимо для достижения намеченных планом финансовых показателей (например, таких, как объем продаж, чистая прибыль и норма прибыли на инвестиционные капитал). При его составлении, прежде всего, учитываются показатели, разработанные в перспективных или оперативных планах. Через бюджет осуществляется взаимоувязка между перспективным, текущим и другими видами планирования.

Бюджет фирмы представляет собой выражение оперативного плана в денежных единицах; он как бы увязывает оперативный и финансовый планы, давая возможность предвидеть конечный результат деятельности, т.е. размеры и норму прибыли. Составлением бюджетов занимаются обычно различные службы или специальные секторы. Особые комитеты,, состоящие из высших администраторов, рассматривают уже готовый бюджет. Глава фирмы утверждает бюджет и несет ответственность за эффективность методов по его разработке. Основу бюджета составляет прогноз продаж и исчисление издержек производства, снабжения, запасов, научных исследований, капитальных инвестиций, финансирования, денежных поступлений. Бюджет фирмы охватывает все стороны ее деятельности и базируется на оперативных планах отделений и предприятий фирмы, поэтому он служит также средством координации работы всех звеньев фирмы.

Планирование задачи

Задача - это мини-проект. Обычно несколько отдельных задач сведены

в один проект, но даже одна задача может потребовать значительного

объема планирования.

Планирование производства

В некотором смысле планирование производства можно считать особой формой планирования задачи, которой является организация производства. Многие из принципов, лежащих в основе планирования производства, идентичны принципам более общего планирования. Однако было разработано много специальных методов для решения проблем, связанных с планированием производства, таких, как составление графика загрузки оборудования, определение потребностей в материалах, организация сборочных производств, обеспечение контроля качества и т.д.

Планирование непредвиденных обстоятельств

Когда план составлен, он представляет собой перечень ожидаемых событий. Но в плане всегда есть пункты, которые нарушаются непредвиденными обстоятельствами, и поэтому в плане необходимо предусмотреть пути выхода из нестандартных ситуаций.

Планирование ключевых событий

Простейшей формой плана является обычный список ключевых главных) событий и сроки (или время), когда каждое событие должно произойти.

"Событие" - это действие или деятельность, которые должны выполняться в определенное время. Это не процесс, который занимает значительный промежуток времени.

Ключевыми событиями являются просто наиболее важные события в плане; менее важные события обычно группируются вокруг них.

Существуют две главные области применения плана ключевых событий:

Ø чтобы точно определить весь объем проекта и дать возможность другим людям подготовить свои собственные детальные планы, соответствующие плану ключевых событий;

Ø чтобы распознать контрольные сроки в плане большого проекта, которые должны соблюдаться подразделением, выполняющим только часть общего плана.

Дата	Ключевые	Другие события
02.06	Провести собрание	Получить сообщение о состоянии проекта. Составить детальные планы для каждого отдела
06.06	Послать общий план церемоний в администрацию	Распространить план внутри организации. Получить замечания отделов. Сообщения о состоянии строительства
16.06	Посещение объекта работником администрации	Получить проект текста выступления. Согласовать с прессой. Утвердить план обслуживания гостей и список гостей.
24.06	Получить замечания от работника администрации	Разослать замечания. Заказать рекламу. Договориться с прессой. Проверить состояние проекта

Таблица 2.1.1. Пример плана ключевых событий

Текущее планирование

Текущее планирование осуществляется путем детальной разработки (обычно на один год) оперативных планов для компании в целом и ее отдельных подразделений в международном масштабе в частности, программ маркетинга, планов по научным исследованиям, планов по производству, материально-техническому снабжению.

Основными звеньями текущего плана производства являются календарные планы (месячные, квартальные, полугодовые), которые представляют собой детальную конкретизацию целей и задач, поставленных перспективным и среднесрочным планами. Календарные планы производства составляются на основе сведений о наличии заказов, обеспеченности их материальными ресурсами, степени загрузки производственных мощностей и их использовании с учетом обусловленных сроков исполнения каждого заказа. В календарных планах производства предусматриваются расходы на реконструкцию имеющихся мощностей, замену оборудования, сооружение новых предприятий, обучение рабочей силы. В планы по сбыту продукции, заграничному лицензированию, представлению технических услуг и обслуживанию.

Поэтапное планирование

Поэтапное планирование включает в себя ряд дат через фиксированные промежутки времени (еженедельно, ежемесячно, и т.д.) и показывает состояние каждого из главных видов деятельности, которое должно быть достигнуто к этим датам. Это очень похоже на планирование ключевых событий. Разница лишь в том, что график ключевых событий представляет основные события независимо от промежутка времени между ними, в то время как поэтапный график - это ряд дат через определенные интервалы времени. Он показывает, что должно произойти к каждой из этих дат.

Планирование с помощью полосовых диаграмм

Полосовая диаграмма, известная как таблица Ганга, - одна из самых широко используемых методов планирования. Виды деятельности показаны полосками на шкале времени.

Длина полоски представляет ожидаемую продолжительность деятельности.

Таблицу с полосками легко начертить, она дает непосредственное зрительное представление о плане и удобна для понимания. Она может использоваться на каждом уровне процесса планирования - от общего плана до планирования задач отдельными лицами.

Рис. 2.1.2. Планирование с помощью полосовых диаграмм.

Неопределенности и неточности, которые приносит в план использование оцененных данных, усиливает значение контроля и готовности осуществить управляющие действия, если окажется, что план не соблюдается.

Распределение ресурсов — процесс, который включает в себя распределение ограниченных организационных ресурсов, таких как фонды, дефицитные управленческие таланты и технологический опыт.