Техніка оформлення робочих документів

2. Обов’язкові атрибути

Кожний робочий документ має включати: назву та код аудиторської перевірки; назву робочого документу; прізвище аудитора, який склав цей документ; дату складання документу; джерело інформації та мету складання даного документу.

3. Позначки

Аудитор часто використовує різноманітні символи для того, щоб позначити виконану частину роботи. Оскільки такі позначки не мають будь-якого спеціального або стандартного значення, треба дати пояснення кожної з них в кінці графіку, на якому вони використовувались.

4. Перехресні посилання

Перехресні посилання, які використовуються в робочих документах, мають бути повними та точними. Необхідно перевіряти звіти про недоліки, виявлені внутрішнім аудитом, на відповідність використаних посилань зазначеним робочим документам. Звіти про недоліки мають зіставлятись з протоколом підсумкової зустрічі або/ та з аудиторським висновком. Перехресні посилання роблять на полях проекту аудиторського висновку, що дозволяє швидко визначити потрібний робочий документ.

5. Нумерація

Система нумерації робочих документів має бути досить простою та гнучкою. Великі літери можуть використовуватись для позначення кожного сегменту аудиторської перевірки, а цифри – для позначення окремих завдань в межах кожного сегменту.

6. Використання документів попередньої аудиторської перевірки.

Аудитор має в повній мірі використовувати робочі документи попередніх аудиторських перевірок, оскільки блок-схеми, описання роботи систем та інші дані можуть бути досі дійсними. Документи попередніх перевірок, які залишились корисними, мають стати частиною робочих документів поточної аудиторської перевірки. В них треба внести поправки згідно нових даних, дати новий код, доповнити новими перехресними посиланнями, а також вказати нову дату та прізвище аудитора.

Робочі документи будуть менш корисними, якщо вони не оформлені належним чином та не зберігаються у відділі внутрішнього аудиту. Архіви робочих документів мають бути добре організованими та зручними в використанні, щоб не було труднощів з отриманням з них будь-якої інформації; робочі документи мають бути згруповані в тому порядку, в якому проводились аудиторські перевірки.

1. Види робочих документів

Усі робочі документи поточної аудиторської перевірки треба складати у папки. Графіки, аналізи, документи, блок-схеми та описання роботи систем мають зберігатись у стандартній папці відділу. Документація нестандартного розміру має переноситись на стандартні аркуші паперу або зберігатись у нестандартній папці, на яку робиться посилання в головній папці.

1. Графіки та аналізи

Складання графіків та аналізів є корисним для виявлення тенденцій в статистиці, при перевірці достовірності даних, розробці планів та кошторисів, а також для перевірки правильності проведення діяльності та оформлення облікової документації.

2. Документація

Оригінали або копії різних документів можуть використовуватись для з’ясування необхідних питань та документального підтвердження висновку або як доказ наявності проблеми. До таких документів відносяться: листи; звіти; матеріали, роздруковані з електронних носіїв; форми; описання роботи систем; блок-схеми; рахунки фактур; контракти та безліч інших документів. Копії будь-яких документів мають робитись в корисних для аудиту цілях.

Наступні рекомендації пропонуються для складання робочих документів при використанні документації, а не аудиторських записів:

· Вкажіть прізвище аудитора, який підготував документ, та/ чи назву папки, з якої взяли документ.

· Зробіть копію та включіть до робочих документів лише ту частину звіту, листа або описання процедур, яка необхідна аудитору для пояснення або документального підтвердження потенційного результату аудиторської перевірки. Не треба включати документ повністю до робочих документів, якщо тільки це не є абсолютно необхідним.

· Дайте повне пояснення термінам та позначкам, які зустрічаються в документі, а також їх використання. Це має особливе значення в разі включення до робочих документів блок-схем. Пояснення можна зробити на окремій сторінці, яка передує блок-схемі, або на титульній сторінці робочого документу.

· В кожному робочому документі має наводитись посилання на джерело використаної інформації.

· Жоден документ не має бути включеним до робочих документів без пояснення причин його використання.

3. Описання роботи систем та блок-схеми.

В ході багатьох аудиторських перевірок виникає необхідність описати системи чи процеси, які перевіряються. Для цього використовують описання роботи систем чи блок-схеми або поєднання обох методів. Вибір конкретного методу залежить від його відносної ефективності з огляду на складність/ комплексність системи, що перевіряється.

Описання роботи систем звичайно є простішим у використанні. Цей метод використовують є можливість чітко та стисло описати системи чи процеси. Однак, якщо описання може виявитись складним та довгим через велику кількість складових процедур контролю, взаємодію яких важко описати, доцільніше використовувати блок-схеми (або поєднати обидва методи)

4. Інтерв’ю та співбесіди

Більшість усної інформації аудитор отримує під час офіційних телефонних розмов або особистих зустрічей. Офіційні бесіди найбільш бажані оскільки аудитор спеціально готує питання з метою отримати вхідні дані для аудиторської перевірки, хоча непідготовлені співбесіди або, навіть, неформальні розмови часто можуть надати важливу інформацію. Будь-яка усна інформація, яку аудитор планує використати при написанні аудиторського висновку, має бути оформлена документально. Співбесіди є корисними при з’ясуванні проблемних питань, отриманні загальних знань про об’єкт аудиту, збиранні даних, які не мають документального оформлення, а також при формуванні аудиторського судження та наданні оцінки або рекомендацій щодо виправлення ситуації. Записи за результатами співбесіди мають містити лише факти, отримані під час цієї співбесіди, виключаючи власну думку аудитора.

При документальному оформленні результатів співбесіди треба враховувати наступні рекомендації:

· Обов’язково вкажіть прізвище та посаду всіх службовців, які надали вам інформацію, включаючи дані, отримані з неофіційних бесід.

· Зазначте також час та місце проведення зустрічі.

· Згрупуйте питання за темами, якщо це можливо.

· Встановіть джерела інформації, на які посилався службовець під час бесіди.

5. Візуальні спостереження

Аудитор проводить візуальні спостереження з тими же цілями, що й опитування. Якщо результати візуальних спостережень використовуються для підтвердження будь-яких висновків, вони мають бути документально оформлені. Візуальні спостереження є особливо корисними при проведенні перевірки наявності активів чи документів.

Робочі документи про результати візуальних спостережень мають включати наступну інформацію:

· час та дата проведення спостереження;

· місце проведення спостереження;

· прізвище співробітника, який супроводжував аудитора під час проведення спостереження;

· предмет перевірки. При проведенні тестів робочі документи мають містити інформацію щодо складових та основи вибірки.