Распорядительные документы

Руководство любой организации независимо от организационно-правовой формы характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и соответственно издавать распорядительные документы.

Основное предназначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющие организации достигать поставленных целей и получать максимальный: эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения обязательные для выполнения. Эти решения могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам, от управляющего органа к управляемому. С юридической точки зрения распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания органа управления. Распорядительные документы могут иметь нормативный характер. Нормативный правовой акт – письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, т.е. общеобязательных государственных предписаний постоянного или временного характера, рассчитанных на многократное применение.

Федеральные органы исполнительной власти издают нормативные правовые акты в форме постановлений, указов, приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений. В соответствии с конституцией Президент РФ издает указы и распоряжения.

Такие нормативные акты подразделяются на:

– акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан РФ;

– акты межведомственного характера;

– акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, предприятиями и организациями.

С документоведческой точки зрения постановления, инструкции, положения, правила относятся к организационно-правовым документам, а постановления, приказы и распоряжения к распорядительным.

Нормативные акты подлежат регистрации в Министерстве юстиции РФ. Порядок подготовки, разработки, оформления нормативных правовых актов установлен в постановлении Правительства РФ от 13.08.1997 г. № 1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». Эти Правила определяют процедуру подготовки проекта нормативного правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки и порядок его государственной регистрации. При нарушении требований, изложенных в правилах, документ не вступает в силу.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

– необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

– необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими организациями.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

– документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

– документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае решение принимается совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и.т.п.) Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать поставленные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов Федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Такой вид принятия решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителя за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ, муниципальные образования, исполнительные руководители организаций, учреждений и предприятий, фирм (генеральный, директор, директор, исполнительный директор, председатель правления и др.).

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации – ее кадрового состава, материально и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений, издаются постановления, реже – решения.

При единоличном принятии решений издаются приказы, распоряжения.

Виды распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливаются ее учредительными документами – уставом или положением.

Приказ

Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления учреждения, организации, предприятия в целях разрешения организационных, финансов кадровых и иных вопросов их деятельности.

Приказы издаются по вопросам основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственной деятельности.

Проекты приказов по основной деятельности по поручению руководителя организации разрабатываются руководителями структурных подразделений с привлечением ведущих специалистов или в инициативном порядке по согласованию с руководством организации.

При оформлении приказов используются следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или герб муниципального образования), эмблем (товарный знак или знак обслуживания), наименование организации, название вида документа (приказ), дата, регистрационный номер документа, место издания, заголовок к тексту, текс подпись, визы.

Герб (Государственный, субъекта Федерации или муниципального образования) изображается на бланке только в случае, если в соответствии с действующим законодательством организации предоставлено это право. Организации, не имеющие права изображать на бланках документов герб, но имеющие эмблему, товарный знак (знак обслуживания), помещают их изображение на бланках приказов.

Приказы, издаваемые в организации, не должны противоречить Конституции Российской федерации, законодательству Российской Федерации, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации, международным обязательствам Российской Федерации, Уставу организации, ранее изданным приказам данной организации.

Приказы по основной деятельности издаются:

– во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;

– в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.

Проекты приказов по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными и реальными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали необходимость в последующем корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой изданного приказа.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?»:

«О проведении аттестации персонала организации»;

«О создании постоянно действующей экспертной комиссии»;

«Об упорядочении делопроизводства и исключении случаев утери документов».

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

– ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственные ранее из данные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;

– формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

Например:

«В соответствии с приказом генерального директора от 27.05.2003 г. № 96 «О повышении исполнительской дисциплины и ответственности работников»

ПРИКАЗЫВАЮ:...»

«В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, их отбору на архивное хранение и к уничтожению

ПРИКАЗЫВАЮ:...»

При ссылке на утвержденный документ указывается, каким органом (должностным лицом) и когда утвержден документ:

«В соответствии с Положением о порядке рассмотрения жалоб, утвержденным приказом директора Фе­деральной авиационной службы России 29.08.2001 г. № 125, ПРИКАЗЫВАЮ:...»

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается; прописными буквами без разрядки с новой строки от абзаца. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:

– наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей;

– поручение;

– срок выполнения поручения.

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения.

Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Не указываются исполнители и сроки исполнения в распорядительной части приказа, если действия носят организационный характер, например:

«1. Утвердить Положение об управлении государственной службы».

Если проект приказа отменяет полностью или частично ранее изданные приказы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа необходимо их перечислить, например:

«4. Признать утратившими силу приказы генерального директора от 05.08.1999 г. № 75 «Об утверждение Инструкции о порядке работы с обращениями граждан» и от 01.03.1998 г. № 37 «Об утверждении Положения о приемной».

Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия, например:

9. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по работе с персоналом Ратникова П.Р.».

Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами следующим образом: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.3.; 2.; 2.1.; 2.2.; 2.3.; 3. ит. д. При составлении приказа необходимо:

– увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

– излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

– намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

– обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предприятий, организаций и учреждений, должностей;

– указывать структурные подразделения и должностные лица, на которые возлагается контроль за исполнением приказа;

соблюдать сроки подготовки проектов приказов, установленные руководством организации;

– указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу.

Текст приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепринятые. В тексте приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования организаций, структурных подразделений, должностей. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения типа: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т. п.

При большом объеме текста в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, остальной текст – в приложениях к приказу. При наличии приложений (графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы – положения, инструкции, правила, регламенты и т.д.) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки.

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с указанием, к какому приказу или пункту приказа относится приложение:

Приложение № 2

к приказу генерального

директора

от 5 октября 2012 г. № 208

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка:... (прилагается), а на самом приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа:

(Инструкция) УТВЕРЖДЕНА

приказом президента

ОАО «Корунд»

от 10.02.2003 г. № 35

Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте приказание допускается.

Приложения к приказу должны иметь соответствующие названия (список, перечень, план, график и т. п.). Каждое приложение визируется на последнем листе приложения руководителем подразделения, готовившим приложение к проекту документа, или его вышестоящим руководителем.

До представления на подпись проект приказа визируется руководителями всех заинтересованных подразделений и юридической службой. Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту распорядительного документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются».

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами; если вносятся редакционные Уточнения, не изменяющие его содержания, повторного согласования не требуется.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа или на отдельном листе согласования: после слова СОГЛАСОВАНО указываются должности и фамилии лиц, визирующих проект документа. Подпись должностного лица при визировании проекта приказа; сопровождается датой.

При визировании проекта приказа необходимо проверить правильность его оформления и соответствие требованиям, предъявляемым к составлению приказов, отсутствие в нем противоречий ранее изданным приказам. Юридическая служба при визировании проекта должна определить целесообразность оформления данного вопроса приказом, соответствие проекта приказа действующему законодательству, проверить отсутствие противоречий ранее изданным приказам.

Под визами оформляется отметка о рассылке с указанием фамилий руководителей, которым рассылается экземпляр приказа. Под отметкой о рассылке в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа приказа проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе рассылки.

Распоряжение

Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, организации, предприятия, действующим единолично. Правом издавать распоряжения могут наделяться заместители руководителя организации по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений (управлений, департаментов, отделов, цехов, лабораторий и др.), а также главные специалисты организации (главный инженер, главный механик, главный энергетик и др.).

Право издания распоряжений руководителем организации закрепляется в учредительных документах (уставе, положении), право издания распоряжений другими должностными лицами: закрепляется в организационно-правовых и распорядительных документах (положениях о подразделениях и должностях, должностных инструкциях, приказе о распределении обязанностей между руководством организации).

Оформляются распоряжения в целом так же, как и приказы по основной деятельности. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которое, также как в приказах, печатается отдельной строкой прописными буквами, или без какого-либо слова, т. е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.