Инвентарный аналитический учет основных средств

Учет основных средств, как правило, ведется централизованно в разрезе отдельных объектов и классификационных групп.

В аналитическом учете основные средства учитываются в натуральном выражении по инвентарным объектам.

Под инвентарным объектом понимается отдельный предмет (или комплекс предметов), предназначенный для выполнения определенных функций, например отдельное здание или же здание с вмонтированным оборудованием (комплекс предметов), станок и т.д.

Каждому вновь принятому в эксплуатацию объекту присваивается инвентарный номер, который обозначается на нем путем прикрепления металлического жетона, нанесения краской или насечки. Нумерация обычно производится по порядково-серийной системе и указывается во всех первичных документах и регистрах бухгалтерского учета. Так, например, инвентарные номера зданий могут начинаться с 001 по 099, сооружений -- со 100 по 199, передаточных устройств -- с 200 по 299 и т.д.

Аналитический учет основных средств ведется в разрезе отдельных объектов с помощью инвентарной карточки формы № ОС-6 (табл. 4.2). Она применяется для учета всех видов основных средств, а также для группового учета их однотипных объектов, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость. В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств. Она ведется в бухгалтерии и заполняется в одном экземпляре на основании "Акта (накладной) приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств" формы № ОС-1, технической и другой документации.

Основанием для отметок при списании объектов основных средств вследствие ветхости или износа служит "Акт на списание основных средств" формы № ОС-3 (табл. 4.3), а при достройке, дооборудовании, реконструкции и модернизации, ремонте объекта -- "Акт приемки-сдачи отремонтированных и модернизированных объектов" формы № ОС-2.

Инвентарные карточки хранятся в картотеке по классификационным группам, а внутри каждой группы -- по местам нахождения и видам объектов. При выбытии объектов основных средств инвентарные карточки из картотеки изымаются.

На арендованные основные средства инвентарные карточки не открываются. Их учет ведут на копии карточки, прилагаемой арендодателем к акту приемки-сдачи объекта основных средств в аренду.

Предприятия, имеющие незначительное количество объектов основных средств, могут вести их пообъектный учет в инвентарной книге. Записи в книге производятся в разрезе классификационных групп (видов) основных средств и по местам их нахождения.

В целях контроля за сохранностью инвентарных карточек их регистрируют в специальной "Описи инвентарных карточек по учету основных средств" формы № ОС-7, составляемой в одном экземпляре.

Для учета движения основных средств по классификационным группам при ручной обработке учетной информации применяется "Карточка учета 1 движения основных средств" формы № ОС-8 (табл. 4.7). Она открывается на каждую классификационную группу на год и заполняется на основании данных инвентарных карточек соответствующих групп основных средств и сверяется с данными их синтетического учета.

На основании итоговых данных этих карточек заполняются отчетные формы по движению основных средств.

Для пообъектного учета основных средств в местах их нахождения (эксплуатации) по материально ответственным лицам применяется "Инвентарный список основных средств" (по месту их нахождения, эксплуатации) формы № ОС-9.

При наличии АРМ бухгалтера, оборудованного персональными компьютерами, инвентарные карточки составляются непосредственно на рабочем месте. Одновременно в соответствии с программой вся информация, содержащаяся в карточках, фиксируется на дискете. В дальнейшем по ней можно получать соответствующие машинограммы о наличии и движении основных средств в необходимом разрезе. При этом инвентарные карточки может заменить дискета, данными которой можно пользоваться как обычной инвентарной карточкой в диалоговом режиме.