Облік розрахунків з підзвітними особами

У господарсько-фінансовій діяльності підприємства виника­ють операції, пов'язані з купівлею матеріальних цінностей, опла­тою послуг за готівковий розрахунок та ін., які потребують для їх здійснення витрачання готівкових грошових коштів підзвітними особами.

Перелік підзвітних осіб затверджується керівником підприєм­ства і є складовою частиною облікової політики підприємства.

Крім того, робітникам які виїжджають у відрядження видаєть­ся готівка для оплати відповідних витрат. Але ці робітники не вважаються підзвітними, хоча облік розрахунків з підзвітними особами і особами, що виїжджають у відрядження ведеться на одному бухгалтерському рахунку 37 «Розрахунки з різними дебі­торами», субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Нормативними документами, які регулюють здійснення ви­трат на службові відрядження в межах країни та за кордоном є:

1. Постанова Кабінету Міністрів України «Про норми від­шкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23 квітня 1999 року № 663.

2. Інструкція «Про службові відрядження в межах України та за кордон», затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59.

3. Постанова Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2005 року № 952 «Про внесення змін до постанови Кабінету Мініс­трів України від 23 квітня 1999 року № 663».

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації на певний строк до іншого населеного пункту для ви­конання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Підприємство, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі за фо­рмою згідно з додатком 1 до зазначеної Інструкції. В журналі за­значається ПІП працівника, місце роботи та посада, місце відря­дження, дата й номер наказу (розпорядження), дата й номер посвідчення про відрядження, дата вибуття у відрядження, дата прибуття з відрядження.

Підприємство, що відряджає працівника, зобов'язане забезпе­чити його грошовими коштами (авансом) у розмірах, установле­них нормативно-правовими актами про службові відрядження.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця по­стійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї години і пізніше — наступна доба.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (поса­да) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі.

Середній заробіток за час перебування працівника у відря­дженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установ­леним за місцем постійної роботи.

Направлення працівника підприємства у відрядження здійс­нюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження.

Строк відрядження визначається керівником або його заступ­ником, але не може перевищувати ЗО календарних днів.

Термін відрядження працівників, які направляються для вико­нання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонт­них і будівельних робіт, не повинен перевищувати терміну буді­вництва об'єктів.

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то відмітки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті.

Відмітки в посвідчені про відрядження щодо прибуття та ви­буття працівника завіряються тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпоря­дженням) керівника підприємства покладено обов'язки здійсню­вати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибува­ють з нього.

За кожний день (включаючи день від'їзду та приїзду) перебу­вання працівника у відряджені в межах України, враховуючи ви­хідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах граничних норм, установлених постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2005 року № 952:

а) у разі, коли до рахунків на оплату вартості проживання у готелях не включаються витрати на харчування, для відряджень у межах України — 25 гривень, для відряджень за кордон — 280 гривень;

б) у разі, коли до рахунків вартості проживання у готелях включаються витрати на:

— одноразове харчування, для відряджень у межах України — 20 гривень, для відряджень за кордон — 224 гривні;

— дворазове харчування, для відряджень у межах України — 15 гривень, для відряджень за кордон — 154 гривні;

— триразове харчування, для відряджень у межах України — 10 гривень, для відряджень за кордон — 98 гривень.

При відряджені працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за по­вну добу.

Якщо відсутні відмітки в посвідчені про відрядження, то до­бові не виплачуються.

Підприємство за наявності підтвердних документів (в оригі­налі) відшкодовує витрати відрядженим працівникам на найман­ня жилого приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуван­ням побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильни­ком, телевізором.

Працівникові, відрядженому в межах України, відшкодову­ється плата за бронювання місця в готелях у розмірі не більш як 50 відсотків його вартості за одну добу, згідно з поданими під­твердними документами в оригіналі.

Витрати на наймання жилого приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі, що підтверджуються відповідними документа­ми, відшкодовуються в вище розглянутому порядку й розмірах.

Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодову­ються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, вод­ним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням про­їзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.

Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до ста­нції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами на­селеного пункту, де постійно працює відряджений, або до місця.

Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (бага­жних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо.

Витрати у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відпо­відними документами (крім добових втрат), працівникові не відшкодовуються.

Після виконання доручення, або після повернення з відря­дження працівники підприємства зобов'язані подати з докумен­тами, що підтверджують здійснені витрати Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або в підзвіт. Форма звіту за­тверджена наказом Державної податкової адміністрації України від 19.09.20003 року № 440.

Дати подання звіту. Відповідно до пп. 9.10.2. Закону України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 року № 889-IV Звіт про використання коштів, наданих на відря­дження або під звіт, надається до закінчення третього банківсь­кого дня, наступного за днем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дору­ченням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт.

Якщо платник податку (працівник) повертає суму надміру ви­трачених коштів пізніше зазначеного граничного строку, але у тому ж місяці, коли законодавчо встановлено строк їх повернен­ня, то згідно з пп. 9.10.3. Закону про доходи № 889— IV він сплачує штраф у розмірі 15 відсотків суми таких надміру витра­чених коштів.

Якщо ж працівник поверне гроші після закінчення місяця, в якому він це повинен був зробити за законодавством (або взага­лі їх не поверне), то крім штрафу, така сума підлягає оподатку­ванню.

Порядок видачі коштів під звіт або на відрядження регулюєть­ся Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління Націо­нального банку України від 15.12.2004 року № 637.

Відповідно до пп. 2.11. Положення видача готівкових коштів під звіт або на відрядження здійснюється відповідно до законо­давства України.

Видача готівкових коштів під звіт на закупівлю сільськогос­подарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім ме­талобрухту, дозволяється на строк не більше 10 робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт, а на всі інші виробничі (го­сподарські) потреби на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт.

Видача відповідній особі готівкових коштів під звіт прово­диться за умови звітування нею у встановленому порядку за ра­ніше отримані під звіт суми.

Звітування за одержані під звіт готівкові кошти здійснюється відповідно до законодавства України.

За порушення вимог даного Положення штрафи застосовують до суб'єкта підприємницької діяльності.

Таблиця 4.6