Сутність проектного менеджменту

Проектний менеджмент (управління проектами) - це прикладання знань, навичок, інструментів і методів до операцій проекту для задовольняння вимог, які висуваються до проекту [7].

До управління проектом входить:

• визначення вимог до продукту, послуги або результатів проекту;
• установка чітких і досяжних цілей;
• урівноваження суперечливих вимог за якістю, часом і вартістю до продукту, послуги або результатів проекту;
• корекція характеристик, планів і підходу у відповідності до думок і очікувань різних учасників проекту.

Для проектного менеджменту характерне так зване «потрійне обмеження» за якістю, часом і вартістю, які треба враховувати при узгодженні різноманітних вимог проекту [7].

Проекти з високою якістю організації дають потрібні продукт, послугу або результат, які відповідають змісту проекту, вчасно і у межах визначеного бюджету. Взаємовідносини між цими факторами такі: якщо один з цих факторів зміниться, то з високою вірогідністю буде зачеплений принаймні ще один фактор.

Менеджери управляють проектами, реагуючи на невизначеність. Ризик проекту - це невизначена подія або умова, які будуть мати позитивний або негативний вплив принаймні на одну ціль проекту, якщо вони відбудуться.

Управління проектами виконується за допомогою процесів з використанням спеціальних знань, навичок, інструментів і методів з управління проектами.

Процес - це ряд взаємопов’язаних дій, які виконуються для досягнення раніше визначених продуктів, послуг або результатів. Процеси виконуються командою проекту і бувають двох типів:

• Процеси управління проектом. Ці процеси пов’язані між собою тим, що вони націлені на виконання загального завдання.
• Процеси, орієнтовані на продукт, послугу або результати проекту.

Інтеграція управління проектом вимагає, щоб усі процеси були потрібним чином побудовані і пов’язані між собою.

Процеси управління проектом підрозділяються на п’ять груп [7]:

• група процесів ініціації;
• група процесів планування;
• група процесів виконання;
• група процесів моніторингу і управління;
• група процесів завершення.

На практиці перелічені групи процесів накладаються один на одного і взаємодіють один з одним, причому багато з процесів повторюються і передивляються у ході виконання проекту. Спрощена схема взаємодії груп процесів управління проектом представлена на рис. 1.

Рис. 1. Взаємодія груп процесів управління проектом

Процеси ініціації забезпечують початкову діяльність з реалізації усіх інших процесів, першою групою з яких є процеси планування. Ці процеси визначають часові, вартісні, якісні та інші параметри всіх інших процесів. Процеси планування є основою для процесів виконання. Процеси контролю забезпечують зворотний зв’язок від виконання до планування, а також забезпечують вихід з контуру управління до процесів завершення, які спрямовані на прийняття рішення про припинення виконання робіт з проекту.

Групи процесів у фазах проектів також пов’язані між собою - закриття однієї фази є початком наступної фази. Наприклад, закриття фази проектування передбачає прийом проектної документації споживачем. Одночасно ця документація забезпечує початок фази виконання проекту. Ця взаємодія груп процесів у фазах показана на рис. 2.

Рис.2. Взаємодія між фазами проекту

Слід також зауважити, що більшість процесів в управлінні проектами є ітеративними. Іншими словами, тоді як команда управління проектом накопичує знання про проект, відбувається перехід з загального на більш детальний рівень планування.

Група процесів ініціації складається з процесів, спрямованих на прийняття рішення про початок проекту, початкової або наступної фази його життєвого циклу.

До групи процесів ініціації проекту відноситься оцінка ефективності і відбір проектів, маркетинг, експертиза, розробка бізнес-плану проекту і т.п. Процеси ініціації проекту є передінвестиційними, частіше за все виконуються поза рамками проекту, і тому часові межі проекту можуть розмиватися. У рамках даної групи процесів обґрунтовуються вимоги до проекту, аналізується здійсненність проекту, описуються цілі проекту і т.д. Процеси ініціації проекту завершуються прийняттям рішення про затвердження проекту, тобто про доцільність початку проведення робіт.

До групи процесів ініціації початкової (першої) фази вже прийнятого до виконання проекту відноситься розробка Статуту, який формально санкціонує початок робіт проекту, і попереднього опису змісту проекту. На цьому етапі призначається керівник (менеджер) проекту.

Процеси ініціації на початку кожної фази проекту дозволяють зберегти його орієнтованість на досягнення поставлених цілей, здійснити перевірку наявності необхідних ресурсів для виконання наступної фази, а також своєчасно прийняти рішення про дострокове завершення проекту, якщо практична необхідність у ньому відпала або установлена невідповідність проекту поставленим цілям.

Група процесів планування. У рамках даної, відносно великої групи процесів розробляється план управління проектом, здійснюється планування змісту проекту, визначається зміст проекту, створюється ієрархічна структура робіт і т.д.

Процеси планування проекту - це механізм, який дозволяє розподілити обсяги робіт, ресурси, витрати у заданих термінах і між окремими виконавцями для своєчасного і ефективного виконання проектів.

У міру того, як з’являється нова інформація, виникає необхідність у безперервному уточненні процесів планування. Таку поступову деталізацію плану управління проектом називають «плануванням методом хвилі, що набігає», підкреслюючи цим, що планування носить ітеративний і безперервний характер.

Взаємодія між процесами планування залежить від характеру проекту.

Група процесів виконання містить: керівництво і управління виконанням проекту, набір команди проекту, розвиток команди проекту і т.д. Звичайно при виконанні проекту мають місце відхилення, що призводять до коригування планів. Ці відхилення можуть бути спричинені змінами тривалості операцій, додатковими ризиками, які виникли і т.п. Наявність відхилень призводить до необхідності змін плану управління проектом.

Слід підкреслити, що переважна частина бюджету йде на виконання даної групи процесів.

Група процесів моніторингу і управління містить: моніторинг і управління роботами проекту, загальне управління змінами, підтвердження змісту, управління розкладом і т.д. Ця група процесів призначена для правильного виконання проекту, своєчасного виявлення відхилень та прийняття відповідних коригуючих дій.

Група процесів завершення містить процес закриття проекту і закриття контрактів та використовується для формального завершення всіх операцій проекту або фази проекту, передачі завершеного продукту іншим особам або закриття зупиненого проекту.

Без урахування процесів ініціації, які відносяться до передінвестиційної фази проекту, розглянуті п’ять груп процесів містять 44 процеси управління проектами, що розподілені за дев’ятьма функціями проектного менеджменту (у третьому виданні Посібника PMBOK термін «функції» змінено на термін «галузі знань») [7]:

1. «Управління інтеграцією проекту» містить наступні процеси управління проектами:

• розробка Статуту проекту;
• розробка попереднього опису змісту проекту;
• розробка плану управління проектом;
• керівництво і управління виконанням проекту;
• моніторинг і управління роботами проекту;
• закриття проекту.

2. «Управління змістом проекту» містить наступні процеси управління проектами:

• планування змісту проекту;
• визначення змісту;
• створення ієрархічної структури робіт;
• підтвердження змісту;
• управління змістом.

3. «Управління термінами проекту» містить наступні процеси управління проектами:

• визначення складу операцій;
• визначення взаємозв’язків операцій;
• оцінка ресурсів операцій;
• розробка розкладу;
• управління розкладом.

4. «Управління вартістю проекту» містить наступні процеси управління проектами:

• вартісна оцінка;
• розробка бюджету витрат;
• управління вартістю.

5. «Управління якістю проекту» містить наступні процеси управління проектами:

• планування якості;
• процес забезпечення якості;
• процес контролю якості.

6. «Управляння людськими ресурсами проекту» містить наступні процеси управління проектами:

• планування людських ресурсів;
• набір команди проекту;
• розвиток команди проекту;
• управління командою проекту.

7. «Управління комунікаціями проекту» містить наступні процеси управління проектами:

• планування комунікацій;
• розповсюдження інформації;
• звітність за виконанням;
• управління учасниками проекту.

8. «Управління ризиками проекту» містить наступні процеси управління проектами:

• планування управління ризиками;
• ідентифікація ризиків;
• якісний аналіз ризиків;
• кількісний аналіз ризиків;
• планування реагування на ризики;
• моніторинг і управління ризиками.

9. «Управління поставками проекту» містить наступні процеси управління проектами:

• планування покупок та придбань;
• планування контрактів;
• запит інформації у продавців;
• вибір продавців;
• адміністрування контрактів;
• закриття контрактів.

У табл. 1. показано розподілення 44 процесів управління проектами за п’ятьма групами процесів і дев’ятьма функціями (галузями знань) проектного менеджменту [7].

Таблиця 1

Відповідність між процесами управління проектами, групами процесів

і функціями (галузями знань) проектного менеджменту

Галузі знань	Групи процесів управління проектами
Група процесів ініціації	Група процесів планування	Група процесів виконання	Група процесів моніторингу і управління	Група процесів завершення
1. Управління інтеграцією проекту	Розробка Статуту проекту   Розробка попереднього опису змісту проекту	Розробка плану управління проектом	Керівництво і управління виконанням проекту	Моніторинг і управління роботами проекту   Загальне управління змінами	Закриття проекту
2. Управління змістом проекту		Планування змісту проекту   Визначення змісту   Створення ієрархічної структури робіт		Підтвердження змісту   Управління змістом
3. Управління термінами проекту		Визначення складу операцій   Визначення взаємозв’язків операцій   Оцінка ресурсів операцій   Оцінка тривалості операцій   Розробка розкладу		Управління розкладом
4. Управління вартістю проекту		Вартісна оцінка   Розробка бюджету витрат		Управління вартістю
5. Управління якістю проекту		Планування якості	Процес забезпечення якості	Процес контролю якості
6. Управління людськими ресурсами проекту		Планування людських ресурсів	Набір команди проекту   Розвиток команди проекту	Управління командою проекту
7. Управління комунікаціями проекту		Планування комунікацій	Розповсюдження інформації	Звітність за виконанням   Управління учасниками проекту
8. Управління ризиками проекту		Планування управління ризиками   Ідентифікація ризиків   Якісний аналіз ризиків   Кількісний аналіз ризиків   Планування реагування на ризики		Моніторинг і управління ризиками
9. Управління поставками проекту		Планування покупок і придбань   Планування контрактів	Запит інформації у продавців   Вибір продавців	Адміністрування контрактів	Закриття контрактів

Аналіз даної таблиці показує, що найнечисленнішими є групи процесів ініціації і завершення, які містять тільки по два процеси. До самих багаточисельних відносяться групи процесів планування, а також моніторингу і управління, які містять 21 і 12 процесів відповідно, і розподілені за усіма дев’ятьма функціями проектного менеджменту. Відносно небагаточисельна група процесів виконання, яка містить тільки сім процесів, однак дана група дуже трудомістка і дорога.

Розподіл процесів за функціями дозволяє охопити змістовну частину проектного менеджменту і розглядати послідовний розвиток проекту у кожній окремій області знань. Розподіл цих же процесів за групами підкреслює їх ітеративність, циклічність і взаємозв’язок процесів усередині проекту. В результаті комбінованого розподілу процесів (за функціями і групами) розвиток проекту у часі має вигляд спіралі.