Офіс управління проектами

Управління проектом, звичайно вимагає досить показну команду, яка складається з керівника проекту, менеджерів і спеціалістів з напрямів діяльності, причому специфіка їх діяльності така, що [7, 8, 12]:

• команда як організаційна структура існує на час реалізації проекту;
• склад команди проекту не є стабільною структурою, а змінюється в міру виконання етапів проекту, крім того:

- члени команди можуть працювати над проектом не повний робочий день, суміщаючи

роботу з основною діяльністю;

- члени команди можуть працювати над проектом у різних організаціях паралельно до

основної роботи;

- члени команди проекту можуть бути територіально розміщені не тільки у межах

одного міста або країни, але й по усьому світі.

Це накладає особливі вимоги на організацію роботи команди, головна з яких - необхідність організації інфраструктури, яка б дозволила реалізовувати як централізовані, так і децентралізовані функції проекту і забезпечити конфіденційність та захист комерційної таємниці проекту.

Один з показників зрілості управління проектами в організації - усвідомлення необхідності створення спеціального функціонального підрозділу, який відповідає за управління проектами. Цей підрозділ називається офісом управління проектами (офіс проекту, офіс програми, офіс управління програмою і т.п.). Офіс повинен займати відповідне місце в ієрархічній структурі організації.

Офіс проекту - це певним чином організоване середовище (у традиційному розумінні місце), де члени команди проекту можуть здійснювати процеси управління проектом, проводити наради, вести переговори з партнерами, зберігати проектну документацію [12].

Офіс проекту - це підрозділ, який здійснює централізацію і координацію управління приписаних до нього проектів [7].

Виокремлюють кілька напрямів, у яких може розвиватися діяльність офісу проекту [8]:

• Проектування, розробка (або придбання), реалізація, забезпечення функціонування процесів і інструментів управління проектами в організації:

- процесу управління портфелями проектів:

- процесу управління життєвими циклами проекту;

- програмного забезпечення управління проектами.

• Придбання, розповсюдження та застосування знань в області управління проектами:

- виявлення найбільш вдалих підходів до управління проектами;

- збір, документування, збереження не тільки позитивного, але й негативного досвіду

організації з управління проектами;

- розповсюдження цієї інформації серед зацікавлених осіб в організації.

• Забезпечення підготовки персоналу в області управління проектами.
• Забезпечення безпосередньої підтримки проектів, що виконуються.
• Створення бібліотеки виконаних проектів.