Функції управління

Функція управління – це вид трудової діяльності людини, спрямований на врівноваження стану організації із зовнішнім середовищем, вступаючи при цьому в систему управлінських відносин.

По цих ознаках можна виділити дві основні групи функцій управління:

1) загальні функції управління – це функції, які визначають вид управлінської діяльності незалежно від місця її прояву.

2) конкретні функції – це функції, які визначають спрямованість праці людини на конкретний об'єкт. Вони залежать від організації, її напрямків діяльності. Конкретні функції управління виникають внаслідок горизонтального поділу праці.

До загальних функцій управління відносяться:

- планування;

- організація;

- мотивація;

- контроль;

Функція планування передбачає рішення про те, якими повинні бути цілі організації, і що повинні робити члени організації, щоб досягнути цих цілей. Планування – це один із способів, за допомогою якого керівництво забезпечує єдиний напрям зусиль всіх членів організації до досягнення загальних її цілей.

Призначення планування як функції управління складається в прагненні завчасно врахувати всі внутрішні і зовнішні чинники, що забезпечують сприятливі умови для нормального функціонування і розвитку підприємств (підрозділів), що входять в фірму. Ця діяльність спирається на виявлення і прогнозування споживчого попиту, аналіз і оцінку ресурсів, перспектив розвитку господарської кон'юнктури.

Організувати – значить створити деяку структуру. Існує безліч елементів, які необхідно структурувати, щоб організація могла виконувати свої плани і тим самим досягати своєї мети.

Оскільки в організації роботу виконують люди, іншим важливим аспектом функції організації є визначення того, хто саме повинен виконувати кожне конкретне завдання. Керівник підбирає людей для конкретної роботи, делегуючи окремим людям завдання і повноваження або права для використовування ресурсів організації. Ці суб'єкти делегування приймають на себе відповідальність за успішне виконання своїх обов'язків.

Координація як функція менеджменту являє собою процес, направлений на забезпечення пропорційного і гармонійного розвитку різних сторін (технічних, фінансових, виробничих та інших) об'єкта управління при оптимальних для даних умов трудових, грошових і матеріальних витрат.

За способом здійснення координація може мати вертикальний або горизонтальний характер.

Координація по вертикалі набуває значення субординації – підкорення функцій одних компонентів іншим, а в менеджменті – службове підкорення молодших старшим, що засновується на нормах службової дисципліни. Задача вертикальної координації – організація ефективного зв'язку і збалансування структурних підрозділів і їх працівників різних ієрархічних рівнів.

Горизонтальна координація складається в забезпеченні співпраці керівників, фахівців і інших працівників підрозділів, між якими немає відносин підкорення. У результаті досягається узгоджена єдність поглядів на загальні задачі.

Мотивація – процес спонукання себе та інших до дії для досягнення загальної мети.

Керівник завжди повинен пам'ятати, що навіть чудово складені плани і сама довершена структура організації не мають ніякого значення, якщо хтось не виконує фактичну роботу організації. Тому задача даної функції полягає в тому, щоб члени організації виконували роботу відповідно до делегованих ним обов'язків і згідно з планом.

Контроль – це процес забезпечення того, щоб організація дійсно досягала своїх цілей.

Обставини можуть примусити організацію відхилитися від основного курсу, наміченого керівником. І якщо керівництво виявиться нездатним знайти і виправити ці відхилення від первинних планів, перш ніж організації буде нанесений серйозний збиток, досягнення цілей буде поставлене під загрозу.

6.2. Сутність планування як функції управління

Аби спільні зусилля співробітників організації були успішними, вони повинні знати, що від них очікується. Для цього необхідно:

1. сформулювати цілі, до яких прагне організація;

2. визначити шляхи досягнення встановлених цілей;

3. на закладі цього поставити задачі перед підрозділами організації та конкретними виконавцями.

Все це в сукупності і характеризує в широкому розумінні сутність функції планування. Можна дати таке визначення функції планування: планування – це процес визначення цілей діяльності організації та прийняття рішень щодо шляхів їх досягнення.

Зміст процесу планування полягає у пошуку відповідей на три ключових запитання:

1. де організація знаходиться у даний момент (який стан, яка ситуація)?

2. чого організація прагне досягти (куди вона прямує)?

3. як організації потрапити звідти, де вона є, туди, де вона прагне опинитися?

Планування – є первісною з-поміж решти функцій управління, оскільки прийняті в процесі її реалізації рішення визначають характер здійснення всіх інших функцій управління.

До підфункцій планування відносяться: цілевстановлення, прогнозування, моделювання, програмування.

Мета планування полягає в створенні системи планових документів, які визначають зміст та певний порядок дій для забезпечення тривалого існування організації.

Схематично процес планування в організації можна представити як послідовність таких етапів:

1.Встановлення цілей діяльності організації, які визначають очікуваний або бажаний стан організації.

2.Розробка стратегії діяльності організації - безпосереднє опрацювання шляхів, якими організація досягатиме очікуваних результатів.

Надання стратегії конкретної форми - це впровадження стратегії перетоврення стратегії у конкретні дії організації. Цей етап здійснюється шляхо розробки забезпечуючих планів та бюджетів.

На практиці існує багато критеріїв класифікації планів організації. Найчастіше з них використовують такі:

1. за критерієм широти охоплюваної сфери розрізняють стратегічні й оперативні плани;

2. за критерієм часового горизонту планування плани поділяють на довгострокові й короткострокові;

3. за ступенем конкретизації виділяють завдання й орієнтири.

Стратегічні плани – це плани, які визначають головні цілі організації, стратегію придбання та використання ресурсів для досягнення цих цілей.

Оперативні плани – це плани, у яких стратегія деталізується у розрахованих на короткий термін рішеннях щодо того:

· що конкретно треба зробити,

· хто повинен це зробити,

· як це має бути зроблено.

Короткострокові плани – це плани, які складаються на період до 1 року. Вони, як правило не мають змінюватися.

Довгострокові плани – це плани розраховані на перспективу 3-5 років. Ці плани мають враховувати зміни у зовнішньому середовищі організації та вчасно реагувати на них.

Завдання – це плани, що мають чіткі, однозначні, конкретно визначені цілі. Їх не можна тлумачити двозначно (збільшити виробництво на 3% за рік).

Орієнтири – це плани, що носять характер напрямку дій. Їх використання доцільне за умов невизначенності середовища, великої ймовірності непередбачуванних змін, які вимагають гнучкості управління. Вони визначають курс дій, але не прив’язують управління до жорстких конкретних цілей, тобто вони надають у певних межах свободу для маневру (збільшити обсяги виробництва на 3-4% за рік).