Характеристика информационных процедур

Основой любой информационной технологии является реализация наиболее рационального информационного процесса, который можно определить как совокупность процедур по преобразованию и обработке информации. В свою очередь, информационной процедурой принято считать совокупность однородных операций, воздействующих определен­ным образом на обрабатываемую информацию. Наконец, операция~~ это взаимосвязанная совокупность действий, выполняемых над информацией на одном рабочем месте в процессе ее преобразования, необходимых для достижения общей цели информационного процесса.

По роли в информационном процессе различают рабочие и контроль­ные операции. Рабочие обеспечивают получение конечного продукта, а контрольные - надежность выполнения рабочих операций. По степени механизации и автоматизации различают операции следующих типов:

ручные;

механизированные, предполагающие использование технических средств, но преимущественно выполняемые человеком;

автоматизированные - в основном выполняемые техническими сред­ствами, но предполагающие участие человека;

автоматические - осуществляемые без участия человека.

Операции обычно выполняются целыми совокупностями, образуя процедуры. Основными информационными процедурами являются: сбор и регистрация информации, передача ее к месту обработки, кодирование, хранение и поиск, вычислительная (арифметическая и логическая) об­работка, получение выходной информации, ее передача и использование (принятие решений). Во всех процедурах предусматривается выполнение контрольных операций, необходимых для достижения достоверности и полноты преобразования информации.

По отношению к процедурам обработки и хранения различают следу­ющие виды экономической информации: первичную, входную, справочную (хранимую без обработки), промежуточную и выходную.

Информацию, поступающую в информационную систему, называют входной. Первичная информация возникает в процессе первичного учета хозяйственных операций (измерение и регистрация данных) в ходе про­изводственной деятельности объекта управления (предприятия, фирмы, хозяйства и пр.). Информационная система, обрабатывая входные данные, порождает новую - промежуточную информацию. Наконец, информа­ция, передаваемая после обработки за пределы данной ИС, называется выходной.

Чаще всего информация подвергается всем указанным процедурам преобразования, но в ряде случаев некоторые из них могут отсутство­вать. Последовательность их выполнения также бывает различной, а не­которые процедуры могут повторяться. Состав процедур и особенности их выполнения во многом зависят от специфики объекта, для которого разрабатывается ИС.

Регистрация и сбор информации происходят по-разному на различных объектах. Наиболее сложна эта процедура там, где приходится работать с данными первичного учета, отражающими осуществление различных хозяйственных операций (получение и отпуск материалов, прием про­дукции и др.). Сначала информацию собирают, затем ее фиксируют. Учет­ные данныемогут возникать и непосредственно на рабочих местах (при подсчете количества обработанных единиц продукции, выявлении брака и т.д.). Для заполнения первичных документов производят измерение, подсчет, взвешивание материальных объектов, фиксируют временные и количественные характеристики работы отдельных исполнителей. Кроме того, полученные данные приводят к определенному виду и формату (на­пример, приводят к единой системе единиц измерения).

Сбор информации, как правило, сопровождается ее регистрацией, то есть фиксацией на материальном носителе (первичном документе или машинном носителе). Обычно это делается вручную, в связи с чем процедуры сбора и регистрации пока остаются наиболее трудоемки­ми. Поэтому при разработке ИС особое внимание необходимо уделять внедрению технических средств, позволяющих совмещать операции количественного измерения, регистрации, накопления и передачи дан­ных по каналам связи; это позволяет максимально ускорить оформление первичных документов.

Необходимость процедуры передачи информации вызвана тем, что места ее сбора и регистрации чаще всего территориально удалены от мест ее обработки.

Передача информации может осуществляться различными способами: с помощью курьера, путем пересылки по почте, доставки транспортными средствами, дистанционной передачи по каналам связи. Использование каналов связи существенно сокращает время передачи данных, но для этого нужны специальные технические средства. Если на объекте име­ется аппаратура сбора и регистрации информации, действующая в авто­матическом режиме, все необходимые сведения передаются с датчиков, установленных на рабочих местах, непосредственно в ЭВМ; их доставка производится по заданному адресу с использованием компьютерных сетей.

Дистанционно может передаваться как первичная информация (с мест ее возникновения на места последующей обработки), так и выходная информация, как правило, выводимая на различные конечные устройства (мониторы, принтеры).

Кодированием называется процедура представления (записи) инфор­мации в форме, понятной для ЭВМ. Такое кодированиеосуществляется автоматически при вводе данных в машину; только после этого инфор­мация становится доступной для обработки на компьютере.

Запись на машинные носители - трудоемкая операция, в процессе которой возникает наибольшее количество ошибок; поэтому в любой ИС обязательно предусматриваются операции контроля записи.

Обработка информации на ЭВМ возможна лишь при полной готов­ности аппаратуры и программного обеспечения. Оператор (пользователь) в процессе работы должен руководствоваться специальными инструкци­ями, представленными разработчиками этих средств.

В процессе обработки информации сначала загружают необходимые программы и информационные массивы. Сама обработка, в конечном счете, сводится к выполнению набора арифметических и логических операций над данными. Арифметические операции включают различные виды математических действий, логические обеспечивают надлежащее упорядочение данных. На завершающем этапе обработки формируется выходная информация, которая сохраняется на машинном носителе, при необходимости выводится на печать или иные устройства вывода.

Процедура хранения и накопления информации (справочной, проме­жуточной, выходной) связана с необходимостью многократного ее при­менения для решения различных задач. Хранение информации осущест­вляется на машинных носителях в форматах, удобных для дальнейшего использования.

Необходимость в поиске информации возникает всякий раз, когда требуется произвести выборку конкретных данных из информационных массивов, хранимых на ЭВМ. Эта процедура также может быть весьма трудоемкой, поэтому в большинстве ИС предусматриваются специальные средства ее осуществления.