Організація і проведення ділових перегорів

Безпосередня організація переговорів має розпочинатися з кін­цевого визначення і формування групи переговорів. Члени групи на чолі з керівником визначають місце, дату і час зустрічі делегації, розробляють програму перебування делегації фірми-партнера, уточнюють порядок денний зустрічі делегацій, узгоджують питання із зацікавленими організаціями.

Рис 11.3 Безпосередня організація ділових переговорів

Якщо ініціатором переговорів виступає партнер, тоді всі питання безпосередньої організації і проведення переговорів, з дозволу керівництва вашої фірми, обговорюються і вирішуються з представниками групи переговорів фірми-партнера.

Визначаючи склад і формуючи робочу групу ділових переговорів, для вивчення й розгляду фірмою ПР-служба надає усі необхідні характеристики кандидатур у цю групу, і лише керівництво приймає остаточне рішення про склад групи і контакти з партнером (його представниками), в які вступатимуть члени робочої групи переговорів. Дуже важливим є добір членів робочої групи переговорів, тому її чисельність має бути невеликою (5—7 осіб), а кожен член повинен мати високий рівень підготовки і бути здатним приймати рішення самостійно. Усі члени робочої групи переговорів проходять інструктаж у фахівців служби ПР, і лише після цього пе­ревіряється їхня готовність до переговорів за участю керівництва фірми.

Для вирішення конкретних питань організації й проведення переговорів створюється спеціальна протокольна служба, завданням якої є підготовка програми перебування делегації фірми-партнера у вашому місті чи в спеціально орендованому приміщенні за межами місця вашого базування. До складу заходів протокольної служби входять: бронювання місць для членів делегації фірми-партнера в готелі; організація зустрічей членів делегації на вокзалах, в аеропортах; забезпечення транспортом; підготовка приміщення для переговорів; забезпечення засобами зв’язку і масової інформації; складання плану візитів членів делегацій, екскурсії та ін.

У процесі переговорів необхідно дотримуватися перевірених практикою міжнародних норм етики, а саме:

- виявляти щиру цікавість до інших людей;

- усміхатися під час проведення ділових переговорів;

- пам’ятати, що для людини звучання її імені є надзвичайно важливим та приємним;

- необхідно бути гарним слухачем;

- вести розмову в колі інтересів вашого співрозмовника;

- дати можливість партнерам відчути їх значущість.

Пропонуючи перспективу продовження переговорів, членам робочої групи необхідно бути готовими до наступних дій:

а) взаємне уточнення інтересів, поглядів, концепцій, позицій і пропозицій учасників переговорів;

б) обговорення позицій, аргументація та спростування;

в) узгодження остаточних варіантів та формулювання домовленостей.

На другому етапі переговорів потрібно аргументовано довести партнерові, на які поступки ваша фірма не може піти, дати можливість усе це добре осмислити учасникам переговорів. Для реалізації цього завдання рекомендується спочатку узгодити загальну формулу, а потім її деталі. При цьому, безумов­но, враховуються інтереси партнера та його можливості.

Важливу роль на переговорах відіграє головуючий. Саме він визначає методи розв’язання основних проблем. Для цього йому потрібно мати досить об’єктивні відповіді на такі питання:

1. Чи націлені сторони на спільне розв’язання
проблем?

2. Чи відбувається ефективний обмін інформацією між партнерами?

3. Чи прагнуть партнери реально об’єднати зусилля в подоланні перешкод і труднощів на шляху до прийняття взаємовигідних, рівноправних рішень щодо розв’язання ключових та інших проблем?

4. Чи готові партнери до справді рівноправної взаємодії на даний час і в перспективі?

Завершальний етап переговорів є дуже важливим не лише для правильної оцінки безпосередніх результатів, які втілюються у певних домовленостях, договірних зобов’язаннях, узгодженнях,
а й для практичної їх реалізації. Завершуючи переговори, необхідно діяти за правилом: адекватне взаємо­розуміння інтересів партнера, його можливостей, взаємодопомога в їх реалізації є основою дружніх відносин робочих груп незалежно від того, як закінчаться переговори.

На цьому етапі особливу увагу потрібно звертати не на конкретні домовленості, а на те, якими шляхами їх досягнуто. Слід з’ясувати, чи можливе досягнення ефективніших і вигідніших результатів для обох сторін і що для цього потрібно зробити.

Після завершення переговорів працівники протокольного відділу або члени робочої групи господарів повинні подякувати делегації фірми-партнера, провести її до виходу з будинку, відправити необхідним транспортом до готелю, на вокзал чи в аеропорт. Усе це має бути організовано і виконуватися на високому рівні відповідно до загальноприйнятого етикету, адже від цього багато в чому залежить імідж фірми.

Після завершення переговорів ПР-служба за доручення керівництва здійснює усебічний аналіз процесу підготовки і проведення переговорів, готує обґрунтовані висновки про позитивні й негативні моменти всіх етапів переговорів, про зміст кожного звернення і повідомлення як членів своєї робочої групи, так і членів делегації фірми-партнера, оцінює роботу комунікативних каналів і ЗМІ, готує матеріали про хід і результати ділових переговорів для преси, радіомовлення і телебачення.

Таким чином, практично весь процес підготовки і проведення ділових переговорів здійснюється службою зв’язків з громадськістю на чолі з першою особою фірми.