Понятие о бухгалтерских документах, их значение в учете, контроле и оперативной работе по торгово-производственной деятельности торговых объектов общественного питания

Документация — строго регламентированное отражение данных об изменениях в составе имущества и обяза­тельств предприятия под влиянием хозяйственных операций на информационных носителях стандартной формы.

Документ (дословно «образец», «доказательство») — это письменное свидетельство о факте совершения хо­зяйственной операции и праве на ее совершение, а также об объеме имущества (обязательств), состояние которых при этом изменилось.

Документы – это основа бухгалтерского учета. Они подтверждают факты совершения хозяйственных операций и являются основой записей на счетах. Документы являются средством борьбы (контроля) за сохранность имущества, борьбы против хищений.

Бухгалтерский документ – это составленное по установленной форме письменное свидетельство о закончившейся хозяйственной операции или праве на ее совершение. Совокупность документов, составленных на все хозяйственные операции, называют документацией.

Каждый бухгалтерский документ должен быть оформлен так, чтобы в нём были все сведения, необходимые для исчерпы­вающего представления о совершенной операции, а также обладать доказательной силой, т.е. быть оформлен юридически правильно. Эти сведения являются составными элементами документа и называются его реквизитами.

Независимо от назначения все бухгалтерские документы должны содержать следующие основные реквизиты:

1. Наименование документа и его номер.

2. Дата составления и место его составления.

3. Содержание операции, отраженной в документе.

4. Измерители операции в натуральном и денежном выражении.

5. Должность и подписи лиц, ответственных за совершенную хозяйственную операцию и правильность ее оформления.

Если документ не имеет каких-либо обязательных реквизитов, он теряет свою доказательную силу и не может служить основанием для записи в бухгалтерском учете. В некоторых документах указывают также адреса сторон, участвовавших в совершении операции, а подписи лиц, ответственных за оформление документов, заверяются печатью предприятия. В зависимости от особенностей хо­зяйственной операции возможно наличие и других реквизитов.

Все документы классифицируются по следующим признакам:

а) По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат письменные предписания на совершение хозяйственной операции (доверенность на получение материальных ценностей; чек на получение наличных денег с расчетного сче­та; приказ о предоставлении работнику отпуска и т.д.).

Оправдательные документы удостоверяют факт совершения операции. Они составляются в момент совершения операции или непосредственно по ее окончании и служат основанием для составления проводки (товарно-транспортная накладная; приход­ный кассовый ордер; расходный кассовый ордер и т.д.).

Документы бухгалтерского оформления создаются внутри предприятия для упрощения и ускорения учетных записей (накопительная ведомость для группировки однородных хозяйственных операций; расчет заработной платы работникам за время отпуска и т. д.).

Комбинированные документы объединяют признаки распорядительных, оправдательных и частично бухгалтерского оформления. Они содержат распоряжение на совершение операции и подтверждают ее совершение (авансовый отчет; расчетно-платежная ведомость и пр.).

б) По функциям в управлении документы делятся на плановые, бухгалтерские, диспетчерские, содержащие решения и предназначенные для контроля за исполнением решений.

в) По способу записи или степени охвата хозяйственных операций документы классифицируются на разовые и накопительные.

Разовые документы – это документы, оформляющие одну или несколько однородных хозяйственных операций.

Накопительные документы отражают однородные хозяйственные операции в течение определенного времени.

г) По времени составления различают первичные, сводные, производные и промежуточные документы.

С помощью первичного документа впервые отражают совершившуюся хозяйственную операцию (приходные и расходные кассовые ордера, товарно-транспортные накладные, платежные требования, платежные поручения и т. д.). Сводные документы составляют на основании нескольких ранее оформленных первичных документов с целью их группировки и обобщения (отчет кассира; отчет о движении материалов по складу; выписка банка с расчетного счет; авансовый отчет ит. д.).

д) По количеству позиций (строк) документы делятся на однострочные и многострочные.

е) По месту составления документы бывают внешние (поступившие со стороны) и внутренние (оформляются на данном предприятии).

ж) По видам документов имеется ряд наименований: уставы, приказы, распоряжения, протоколы, акты, ордера, отчеты, карточки, справки, накладные, журналы, ведомости и т.д.

з) По форме документы бывают типовые (унифицированные), специализированные и документы произвольной формы.

и) По воспроизведению документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.

Подлинник – это оформленный и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции.

Копия – это воспроизведение всех реквизитов документа.

Выписка – это копия части документа.

к) По срокам хранения документы бывают с текущим сроком хранения и документы постоянного хранения.

л) По степени возможности механизации и автоматизации документы могут быть заполненными вручную, частично механизированными и полностью механизированными.

Внешние поступают на предприятие от других, связанных с ним юридических лиц (например, платежное требо­вание или счет поставщика).

Внутренние документы составляются должностными лицами самого предприятия по совершенным им хозяйст­венным операциям (платежное требование или счет к покупателю, приходные и расходные кассовые ордера и т. д.).

Движение документов от момента их оформления, оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетных регистрах и до сдачи их на хранение в архив называется документооборотом.