Запитання для самоконтролю. 1. Дайте визначення поняттю «розпорядження»

1. Дайте визначення поняттю «розпорядження».

2. Які види розпорядчих та організаційних документів ви знаєте?

3. Порівняйте написання наказу та розпорядження, спільне та відмінне в них.

4. Що таке постанова? З яких частин вона складається?

5. Доведіть, що статут – це основний документ організації і діяльності будь-якого підприємства.

6. Розкрийте поняття «інструкція». Які ви знаєте види інструкцій?

7. Які особливості посадової інструкції працівника вашої спеціальності? Наведіть приклад.

Тема 5.5. Укладання фахових документів

(відповідно до напряму підготовки)

Акт

Фінансово-облікова документація відзначається високим рівнем стандартизації та є документами сурової звітності, на підставі якого порушують адміністративно-судову чи кримінальну, судову справу. Вона має різновиди: акт, відомість, гарантійний лист, заява-зобов’язання, заявка, квитанція, накладна та ін. Ми розглядаємо акт.

Це офіційний документ правової чинності, що констатує (підтверджує) певні факти, події, пов’язані з учинками конкретних приватних або службових осіб, діяльністю підприємств чи їх структурних підрозділів.

Для об’єктивного відображення (фіксування) певних фактів акт укладається колегіально кількома службовими особами, спеціально уповноваженими для цього керівництвом або перевіряючим органом. Як правило, це документація постійно діючих експертних комісій, діяльність яких затверджується відповідним наказом.

Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозиції.

Акти поділяються на законодавчі та адміністративні.

Законодавчі містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів.

Адміністративні укладають після попередніх ухвал, коли відбувається:

1. Приймання — передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва тощо.

2. Приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об’єктів будівель, споруд, машин, механізмів і т. ін.

3. Проведення випробовувань нової техніки чи обладнання.

4. Розукомплектування, ліквідація, знищення застарілих, непридатних чи зіпсованих матеріальних цінностей.

5. Планове або позапланове обстеження, перевірка, інвентаризація та експертна оцінка матеріальних цінностей – ревізія.

6. Нещасний випадок(травма, аварія, стихійне лихо, ДТП).

7. Зміна керівництва.

Набувши юридичної сили після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівництвом закладу, установи, акт є документом суворої звітності, на підставі якого порушують адміністративну судову чи кримінальну справу.

Текст акта поділяється на вступну та констатуючу частини й містить такі відомості:

1. Автор документа – підпорядкування міністерству(якщо є), повна назва установи, закладу, відомства(ліворуч, якщо є п.2, в іншому разі – посередині).

2. Затвердження – посада, підпис, розшифрування підпису, дата (праворуч).

3. Дата заактування факту чи події (якщо комісія працювала кілька днів, то вказують останній день роботи).

4. Місце укладання(праворуч).

5. Назва документа(посередині з великої літери) та номер.

6. Заголовок («про...»)

Констатуюча частина

7. Текст:

- підстава (наказ, розпорядження, його номер, посада керівника, назва установи, відомства, дата);

- якщо акт укладено комісією, то замість слова «присутні» пишуть «голова комісії» з обов’язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів, починаючи з голови, а далі за абеткою, нумерують арабськими цифрами (якщо були присутні свідки, то перелічують і їх);

- виклад мети й завдання акта, характер проведеної роботи, перелік установлених фактів та висновків.

8. Кількість примірників акта й місце їх зберігання.

9. Додатки до акта (кількість примірників і сторінок).

10. Підписи голови, членів комісії, присутніх(у разі потреби) та розшифрування підписів.

Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням терміну виконання приписаних дій, то документ подають керівникові, який має підписатися, підтвердивши цим, що зі змістом акта, він ознайомлений.

Особа, яка не згодна зі змістом акта, повинна підписати його із зазначенням про свою незгоду. Окрему думку члена комісії треба оформляти на окремому аркуші і додавати до акта.

Кількість примірників акта, які мають рівнозначну юридичну силу, визначається нормативними документами або практичними потребами.

Уклавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті.