Організація та забезпечення операційної діяльності в банках

Положення про організацію операційної діяльності в банках України затверджено ПП НБУ від 18.06.03 за № 254.

Під операційною діяльністю банку слід розуміти сукупність технологічних процесів, пов’язаних з документуванням інформації за операціями банку, їх реєстрацією у відповідних регістрах, пере­вірянням та вивірянням. Важливим елементом операційної діяль­ності є також здійснення контролю за операційними ризиками, пов’язаними з порушенням банківських правил та (або) систем контролю за обробленням, проведенням операцій, їх документацією. Загалом операційні ризики можуть виникати як унаслідок зовнішніх причин, так і через помилки працівників банку.

Кожна операція банку, тобто дія або подія, внаслідок якої відбуваються зміни у фінансовому стані банку, відображається за балансовими або позабалансовими рахунками чинного плану рахунків. Саме тому за кожною операцією визначаються правила їх об­ліку, тобто операційні процедури, які включають такі елементи:

· опис операції;

· розподіл повноважень між виконавцями операцій;

· окреслення відповідальності осіб, що здійснюють операції;

· документування інформації за операцією;

· механізми внутрішнього контролю за проведенням операції.

Іншими словами, операційні процедури базуються на конкрет­них принципах, які обов’язково передбачають наявність дозволу на здійснення операції, їх запис та контроль виконання.

Банківські операції поділяються:

· на внутрішньобанківські — ті, що виконуються за ініціативою банку, відтак їх зміст відбивається на рахунках синтетичного та аналітичного обліку, які не належать до клієнтських рахунків;

· клієнтські — пов’язані з веденням клієнтських особових рахунків, за якими обліковуються кошти клієнтів банку.

До клієнтських рахунків належать:

¾ кореспондентські;

¾ поточні (зокрема рахунки за спеціальним режимом їх використання);

¾ вкладні (депозитні).

Усі банківські операції здійснюються за участі відповідального виконавця. Саме він виходячи зі службових обов’язків та (або) розпорядження керівництва банку має повноваження на здійснення конкретних операцій, отже, несе відповідальність за їх належне виконання.

Повноваження відповідальних працівників банку щодо виконання ними функціональних обов’язків визначаються внутріш­німи документами та посадовими інструкціями. Право на підпи­сання документів надається працівникам банку за розпоряджен­ням керівника. Оскільки структурні підрозділи технологічно пов’язані єдиним контрольним процесом за здійсненням опера­цій, то зразки підписів відповідальних виконавців для здійснення контролю повинні мати всі задіяні підрозділи.

Надання права контрольного підпису тій чи іншій особі за даними операціями не позбавляє її права виконувати функції відповідального виконавця за іншими операціями. У цьому разі відповідальний виконавець здійснює контроль за операціями, що їх виконує інший виконавець. У банках чітко додержують такого правила: одна особа не може виконувати повний комплекс функцій під час здійснення операцій — починаючи з її ініціювання і закінчуючи відображенням у балансі. Інакше це призвело б до порушення загального механізму контролю за здійсненням кожної конкретної банківської операції.

Виконання банківських операцій забезпечується через функціонування фронтта бек-офісів банку. Якщо підрозділ або його вповноважені особи, які належать до фронт-офісів, ініціюють та (або) організовують операцію способом укладання відповідних угод, то бек-офіси (підрозділи або їх відповідальні виконавці) залежно від їх функцій забезпечують реєстрацію, перевірку, звіряння, облік операцій та контроль за процесом їх здійснення і завершення. Функції фронт-офісів можуть виконувати працівники казначейства, кредитного підрозділу, операцій із цінними паперами, а також інших підрозділів банку, які відповідають за ініціювання активних і пасивних операцій із клієнтами банку.

Операції здійснюються за такою послідовністю:

¾ надання (одержання) дозволу на проведення операції;

¾ безпосередньо виконання операції: укладання договорів, складання первинних документів, відкриття рахунків, запуск інформації в облікову систему, оброблення інформації;

¾ здійснення внутрішнього контролю протягом усього операційного процесу — від ініціювання до відображення інформації про операцію в облікових регістрах.

Оскільки працівники фронт-офісів є ініціаторами операцій, то
вони забезпечують ідентифікацію операцій, формування первинних
документів і виконують процедуру оцінки ризику за операцією.

У процесі ідентифікації операції провадять її докладний опис з метою надання різним підрозділам банку та внутрішньому ауди­ту потрібної інформації для здійснення контрольних процедур. Зокрема, в описі зазначається така інформація: тип операції (між­банківські розрахунки, операції з клієнтами банку, розрахунки за власними операціями); номер і дата договору, строки початку та завершення операції за договором; дані про контрагента; зміст операції (кредитна, депозитна, тип процентної ставки); первинні документи; відповідальні виконавці за ініціювання операції, її реєстрацію, контроль за процесом здійснення.

Ефективність операції досягається за взаємодії фронт-офісів
з бек-офісами, які об’єднані загальною технологією виконання
банківської операції. Працівники, які виконують функції бек-офісів, взаємодіють із податковими органами та органами статистики, а в технологічному процесі виконання операції безпосередньо відповідають:

¾ за перевірку документів на паперових та (або) електронних носіях, отриманих від фронт-офісів, щодо достовірності наданої інформації;

¾ реєстрацію операцій і введення потрібних даних до автоматизованої системи;

¾ перевірку підтверджень про здійснення операцій, що надійшли від контрагентів;

¾ надсилання підтвердження контрагенту про надходження коштів;

¾ своєчасну підготовку, перевірку та оформлення платіжних інструментів відповідно до нормативно-правових актів Національ­ного банку;

¾ вивіряння залишків за рахунками клієнтів;

¾ підготовку відповідних розпоряджень для здійснення розрахунків;

¾ перевірку правильності відображення операцій у системі рахунків бухгалтерського обліку;

¾ зберігання інформації про операції;

¾ нарахування процентів за кредитами, депозитами, комісійних (доходів, витрат);

¾ контроль за обробленням даних, здійсненням розрахунків, виконанням договорів.

Усі операції, що їх здійснює банк, виконуються протягом операційного дня, який складається з операційного часу та часу завершення технологічної обробки облікової інформації, внаслідок чого формується оборотно-сальдовий баланс, регістри аналітичного обліку.

Оперативність системи бухгалтерського обліку досягається завдяки тому, що операції банку реєструються та відображаються в день їх здійснення або наступного робочого дня, якщо операція здійснена після закінчення операційного дня (часу) або у святкові чи вихідні дні.

Важливим елементом функціонування системи обліку є встановлення правил документообігу за операціями з урахуванням вимог нормативно-правових актів НБУ; договорів між банком і клієнтом, між банками-кореспондентами. Чіткий механізм документообігу забезпечує своєчасне формування (одержання) первинних документів, відображення інформації про операції в облікових регістрах та виконання процедур контролю.