Способи створення запиту

Запит створюється на основі таблиці або іншого запиту. Для створення запиту потрібно виконати наступні дії:

1. На вкладці Запросы клацнути по кнопці Создать.

2. У діалоговому вікні Новый запрос (рис.9) необхідно обрати спосіб створення запиту - конструктор або спосіб який створюється за допомогою майстра.

Конструктор – це самостійне створення запиту.

Майстер дозволяє створити наступні запити:

· простий запит (на вибірку);

· перехресний запит;

· повторювані записи (пошук записів що повторюються);

· запису без підлеглих (пошук записів яких немає у підлеглих таблицях).

3. Якщо обрати Конструктор і клацнути ОК, то з’явиться вікно, Добавление таблицы, в якому можна обрати необхідну таблицю (або запит), на основі якої буде виконуватися проектування (рис 10).

1. Після вибору таблиці варто клацнути по кнопці Закрыть. У результаті активізується вікно конструктора запиту (рис.11).

Рисунок 9. Діалогове вікно Новый запрос

Рисунок 10. Діалогове вікно Добавление таблицы

Рисунок 11. Вікно конструктора запиту, простий запит на вибірку

3.1.3. Вікно конструктора запитів

Вікно конструктора запитів розділено на дві частини горизонтальною лінією. У верхній частині вікна розташовуються таблиці (або запити), на основі яких створюється запит. У нижній частині вікна вибираються таблиці, поля й умови. Якщо відбуксирувати й опустити зірочку з таблиці в нижню частину вікна на Поле, то запит буде формуватися на основі всіх полів таблиці. Прапорець, встановлений у рядку Вывод на экран дозволяє вивести результати запиту на екран. У противному випадку – результати не виводяться.

3.1.4. Об’єднання даних з декількох таблиць або запитів у запиті

Запити зручно використовувати для об’єднання або виконання дій над даними, розташованими в декількох таблицях або запитах. При додаванні в запит декількох таблиць або запитів необхідно переконатися, що їхні списки полів з’єднані один з одним лініями об’єднання. Іноді таблиці, що додаються в запит, не містять полів, що можуть бути об’єднані. У цьому випадку рекомендується створити одну або кілька додаткових таблиць або запитів, що будуть служити у якості моста між таблицями, дані яких повинні бути використані. Наприклад, якщо в запит додати таблиці Клієнти і Заказано, то між ними не буде лінії зв’язку, тому що вони не містять полів, що можуть бути об’єднані. А таблиця Заказы зв’язана з обома таблицями. Таким чином, таблицю Заказы можна включити в запит.

3.1.5. Відображення процентної частки або числа найбільших або найменших значень результату запиту

У запиті можуть бути відображені, наприклад, записи з 10 максимальними або мінімальними значеннями у визначеному полі, а також 10 відсотків записів з максимальними або мінімальними значеннями. Для відображення слід виконати наступні дії:

1. Відкрийте запит у режимі конструктора.

2. Додайте в бланк запиту поля, які варто вивести.

3. В комірці рядка Сортировка поля, для якого варто вивести максимальні або мінімальні значення, виберіть по убыванию для виводу найбільших значень, або по возрастанию для виводу найменших значень. Якщо сортування виконується і по іншим полям, то ці поля повинні знаходитися в бланку запиту праворуч від поля, для якого виводяться максимальні або мінімальні значення.

4. Виберіть поле зі списком Набор значений на панелі інструментів (якщо його нема тоді встановити за допомогою команди Сервис ►Настройка ►Конструктор запросов).

5. Введіть або виберіть процентну частку або число найбільших або найменших значень, які повинні відображатись у підсумковому наборі записів.

3.1.6. Алгоритм створення запиту на вибірку

Алгоритм створення запиту на вибірку (у вікні конструктора) наступний:

1. Додати таблиці в запит.

2. Додати поля у запит.

3. Завдання умов відбору для запиту.

4. Виконання обчислень у запиті.

5. Доробка запиту (за допомогою вікна Свойства):

· Встановлення значень властивостей запиту, полів запиту або списків полів.

· Сортування записів за допомогою бланка запиту.

· Створення запиту на автопідстановку значень.

3.1.7. Використання умов відбору записів

Умови відбору це не що інше як обмеження, що накладаються на запит або розширений фільтр для визначення записів, з якими він буде працювати.

Щоб установити умови відбору для поля в бланку запиту, введіть вираз в комірку Условие отбора для даного поля. Якщо запит містить зв’язані таблиці, то в значеннях, що вказуються в умові відбору для полів зі зв’язаних таблиць, враховується регістр, тобто вони повинні відповідати регістрові значень у базовій таблиці. Якщо вирази вводяться в кілька комірок Условие отбора, то вони автоматично поєднуються за допомогою операторів And або Or. Якщо вирази знаходяться в різних комірках, але в одному рядку, то Microsoft Access використовує оператор And, що означає, що будуть повернуті тільки записи, що відповідають умовам відбору, зазначеним у всіх комірках. Якщо ж вирази знаходяться в різних рядках бланка запиту, то Microsoft Access використовує оператор Or, що означає, що повернуті будуть записи, що відповідають умовам відбору, зазначеним будь-якій комірці.

3.1.8. Вибір записів

Вибір записів (за допомогою операторів between, >, <, >=, <=, <>), значення яких знаходяться у визначеному відношенні з заданими значеннями:

1. Створіть запит у режимі конструктора запиту.

2. Введіть у комірку рядка Условие отбора вираз, що визначає діапазон значень за допомогою оператора Between...And або операторів порівняння - (<, >, <>, <= і >=). За допомогою перелічених операторів можна зробити наступні відбори: числа, букви, слова, дати.

Таблиця 3. Приклади використання операторів

Вираз	Опис
>234	Числа, що перевищують 234
Between #02.02.09# And #01.12.09#	Дати в діапазоні від 2-фев-2009 до 1-дек-2009
<1200.45	Числа, менші чим 1200,45
>="Іванов"	Усі прізвища, починаючи з «Іванов» і до кінця алфавіту

Вибір за допомогою запиту записів, що містять значення, що не збігаються з визначеним значенням:

· Створіть запит у режимі конструктора запиту.

· Введіть у комірку рядка Условие отбора для відповідного поля вираз, що містить оператор Not. Наприклад, вираз Not Ф* в комірці Условие отбора для поля Название визначає відбір усіх назв, що не починаються з букви «Ф», а вираз Not 2 для поля Код Доставки визначає відбір усіх транспортних компаній, код яких не дорівнює 2.

Вибір за допомогою запиту записів з не порожніми значеннями:

· Створіть запит у режимі конструктора запиту.

· Введіть в комірку рядка Условие отбора для відповідного поля вираз Not Null або Is Not Null. Наприклад, щоб переглянути список постачальників, що мають факс, уведіть Not Null або Is Not Null в комірку рядка Условие отбора для поля «Факс» таблиці відомостей про постачальників.

Вибір записів, що містять значення поточної дати:

· Створіть запит у режимі конструктора запиту.

· Введіть в комірку рядка Условие отбора для відповідного поля вираз Date() (без пробілу між дужками). Наприклад, щоб знайти всі замовлення, дата виконання яких збігається з поточною датою, введіть вираз Date() у поле «Дата Исполнения».

Вибір записів, що містять значення зі списку значень:

· Створіть запит у режимі конструктора запиту.

· Введіть в осередок рядка Условие отбора для відповідного поля вираження, у якому використовується оператор In. Наприклад, для пошуку постачальників із Франції, Німеччині або Японії введіть наступний вираз в комірку Условие отбора для поля «Страна» таблиці «Поставщики»: In( Франция,Германия,Япония ). Ця ж умова може бути задана в наступному виді: Франция Or Германия Or Япония.

Вибір за допомогою запиту записів з порожніми значеннями

· Створіть запит у режимі конструктора запиту.

· Введіть у комірку рядка Условие отбора для відповідного поля вираз Is Null. Наприклад, щоб переглянути список постачальників, у яких немає факсу, введіть Is Null у комірку рядка Условие отбора для поля «Факс» таблиці відомостей про постачальників.

Приклади запитів приведені на рисунках 12-14.

Рисунок 12. Вікно конструктора запиту на вибірку з гнучким завданням параметру

Рисунок 13. Вікно конструктора запиту на сортування та умовою відбору записів

Рисунок 14. Вікно конструктора запиту з параметром та відбору записів з двох таблиць

3.1.9. Способи виконання обчислень у запиті

Існує ряд обчислень, які можна виконати в запиті, наприклад, знайти суму або середнє за значеннями одного поля, перемножити значення двох полів або обчислити дату, що відстоїть від поточної на три місяці.

Результати обчислень, що виводяться в поле, не запам’ятовуються в базовій таблиці. Обчислення знову виконуються всякий раз, коли виконується запит, тому результати завжди представляють поточний вміст бази даних. Обновити обчислені результати вручну неможливо. При обчисленні можна використовувати вбудовані функції Microsoft Access або вирази, створювані користувачем. Вбудовані функції дозволяють знайти наступні підсумкові значення для груп записів або для всіх записів: суму значень поля, середнє значення, число значень у поле, мінімальне значення, максимальне значення, середньоквадратичне відхилення або дисперсію. Для кожного поля, що обчислюється, варто вибрати один вираз. Вирази, що визначають поля, що обчислюються, створюються за допомогою майстра простих запитів або вводяться користувачем у рядок Групповая операция бланка запиту, у який допускається вибір статистичних функцій для обчислень.

3.1.10. Обчислення суми, середнього, числа елементів або інших підсумкових значень для груп записів у запиті

1. У режимі конструктора запиту створіть запит на вибірку.

2. Натисніть кнопку Групповые операции на панелі інструментів або меню Вид ► Групповые операции. У бланку запиту з’явиться рядок Групповая операция.

3. Для поля або полів, по яких виконується угруповання, залишіть значення Группировка в комірці Групповая операция.

4. Для кожного поля, яке варто зробити обчислювальним, виберіть його комірку у рядку Групповая операция, а потім виберіть одну з наступних статистичних функцій: Sum, Avg, Min, Max, Count, StDev (стандартне відхилення) або Var (дисперсія).

5. При необхідності, введіть умову відбору.

6. При необхідності, укажіть порядок сортування.

7. Натисніть кнопку Вид на панелі інструментів для перегляду результатів.

3.1.11. Приклади виконання арифметичних операцій у полях, що обчислюються

Вираз вводиться в комірку Поле бланка запиту. Поля, посилання на які містяться у виразах, знаходяться в таблицях або запитах поточного запиту.

Таблиця 4. Приклади виконання арифметичних операцій

Вираз	Опис
ПервоначальныйФрахт: [Фрахт] * 1.1	Відображає в полі «ПервоначальныйФрахт» вартість фрахту плюс 10 відсотків.
ОбъемЗаказа: [Количество] * [Цена]	Відображає в полі «ОбъемЗаказа» добуток значень полів «Количество» і «Цена».
ВремяДоставки: [ДатаЗаказа] - [ДатаОтгрузки]	Відображає в полі «ВремяДоставки» різницю між значеннями полів «ДатаЗаказа» і «ДатаОтгрузки».
ВсегоВНаличии: [ТоварыНаСкладе]+[ЗаказаныеТовары]	Відображає в полі «ВсегоВНаличии» суму значень полів «ТоварыНаСкладе» і «Заказанные Товары».
ДоляФрахта: Sum([Фрахт])/ Sum([ОбщийИтог]) *100	Відображає в полі «ДоляФрахта» відсоток на оплату фрахту для кожного підсумку. Для цього сума всіх значень поля «Фрахт» поділяється на суму всіх значень поля «ОбщийИтог». На екрані повинний бути відображений рядок Групповая операция в бланку запиту, а в комірці Групповая операция для даного поля повинне бути встановлене значення Выражение. Якщо для даного поля в комірці властивості Формат поля (Format) установлене значення Процентный, не включайте вираз *100.

3.1.12. Приклади використання функцій дати в полях, що обчислюються

Вираз вводиться в комірку Поле бланка запиту. Поля, посилання на які містяться у виразі, знаходяться в таблицях або запитах поточного запиту.

Таблиця 5. Приклади використання функцій дати

Вираз	Опис
ВремяДоставки: DateDiff("d", [ДатаЗаказа], [ДатаОтгрузки])	Використовує функцію DateDiff для відображення в полі «ВремяДоставки» числа днів між датою замовлення і датою відвантаження.
ГодНайма: DatePart("yyyy",[ДатаНайма])	Використовує функцію DatePart для відображення в полі «ГодНайма» рік наймання співробітника.
Date()- 30	Використовує функцію Date для відображення дати, що передує поточній на 30 днів.

3.1.13. Приклади використання статистичних функцій

Вираз вводиться в комірку Поле бланка запиту. Поля, посилання на які містяться у виразі, знаходяться в таблицях або запитах поточного запиту.

Таблиця 6. Приклади використання статистичних функцій

Вираження	Опис
Count(*)	Використовує функцію Count для підрахування числа записів у запиті, включаючи записи, що містять поля зі значенням Null (порожні поля).
ДоляФрахта: Sum([Фрахт])/Sum ([ОбщийИтог]) *100	Відображає в полі «ДоляФрахта» відсоток на оплату фрахту для кожного підсумку. Для цього сума всіх значень поля «Фрахт» поділяється на суму всіх значень поля «ОбщийИтог». (У даному прикладі використана функція Sum) На екрані повинний бути відображений рядок Групповая операция в бланку запиту, а в комірці Групповая операция для даного поля повинне бути встановлене значення Выражение. Якщо для даного поля в комірці властивостей Формат поля (Format) установлене значення Процентный, не включайте вираз *100.
СредняяСкидка: DAvg("[Скидки]", "[Заказы]"	Використовує функцію DAvgдля відображення в полі «СредняяСкидка» значення середньої знижки, наданої по всіх замовленнях, об’єднаних у підсумковий запит.

3.1.14. Приклади роботи з порожніми значеннями за допомогою полів, що обчислюються

Вираз вводиться в комірку Поле бланка запиту. Поля, посилання на які містяться у виразі, знаходяться в таблицях або запитах поточного запиту.

Таблиця 7. Приклади роботи з порожніми значеннями