Способи створення таблиць

Нижня частина вікна має назву Свойства поля, містить дві вкладки - Общие та Подстановка; на вкладці Общие для поля встановлюються загальнівластивості; на вкладці Подстановка використовуються можливості інших полів.

Рисунок 5. Вікно конструктора таблиці

Таблиця 2. Типи даних

2.3. Проектування таблиці за допомогою Конструктора

Конструктор потрібен для створення структури таблиці. Порядок роботи у вікні конструктора наступний:

1. Полю надається Ім'я.

2. Встановлюється Тип даних по умовчанню тип даних - текстовий.

3. Вводиться опис поля (не обов'язково)

4. Встановлюється властивість поля.

5. Визначається первинний ключ (якщо більше одного, то використовується клавіша Ctrl). Ключі – трьох типів: Счетчик, Простой, Составной. Ключ Счетчик встановлюється для поля з типом даних Счетчик. Простой ключ встановлюється для одного поля крім поля з типом Счетчик. Составной ключ для двох полів і більше.

6. Зберігається таблиця (ім’я не більше 64 символів)

2.4. Копіювання структури таблиці та властивості полів

Створену структуру таблиці можна скопіювати в буфер, попередньо виділивши її, а потім у чистому вікні конструктора виконати вставку даних з буфера.

Властивості поля:

Размер поля. Ця властивість поля визначає граничну довжину (у символах) даних у даному полі. Користувач має можливість указати розміри текстових і числових полів за замовчуванням, у групі Размеры полей по умолчанию на вкладці Таблицы /запросы в діалоговому вікні Параметры, що відкривається командою Параметры в меню Сервис. Максимальна довжина текстового поля 255 символів, поле Мемо 65535 символів.

Формат поля. Ця властивість дозволяє вказати спеціальні формати тексту, чисел, дат, значень часу для виводу на екран і на друк. Властивість Формат поля (Format) визначає тільки спосіб відображення даних. Воно не впливає на спосіб їхнього збереження. За замовчуванням в Microsoft Access визначені стандартні формати для полів з типами даних «Числовий», «Дата/час», «Логічний», «Текстовий» і «Поле MEMO». Як стандартні формати використовуються національні формати, обрані у вікні Язык и стандарты панелі керування Windows. Набір форматів визначається настроюванням для конкретної країни.

Число десятичных знаков (для числового поля) дозволяє задати число знаків праворуч від десяткового роздільника.

Маска ввода - визначає форму, у яку вводяться дані в поле або елемент керування, тобто задає маску (шаблон) даних, що вводяться. В основному маска уведення використовуються в текстових полях і полях Дата/Час, а також у числових й грошових. Маска уведення використовується в таблицях, запитах, формах.

Подпись - визначає заголовок стовпця таблиці для даного поля. Якщо зазначено ім'я поля в таблиці й підпис у властивостях, то в заголовку поля буде виведений підпис.

Значення по умолчанию - дозволяє вказати у властивості те значення, що вводиться в комірки поля автоматично (наприклад, для числового поля можна задати 0 або інше число).

Условие на значение - обмеження, яке використовують щоб перевірити правильність уведених даних (наприклад, Like”А????” - значення повинне містити 5 символів і починатися із символу “А”).Максимальна довжина властивості 2048 символів.

Сообщение об ошибке - текстове повідомлення, що виводиться автоматично при спробі уведення в поле помилкових даних (перевірка помилковості виконується автоматично, якщо задано властивість Условие на значение). Максимальна довжина цієї властивості може становити 255 символів.

Обязательное поле - властивість, що визначає обов'язковість заповнення даного поля при наповненні бази даних (установлюється в цій властивості значення Да чи Нет).

Пустые строки - властивість, що дозволяє уведення порожніх строкових даних (для текстового поля).

Индексированное поле - якщо поле має цю властивість то всі операції пошуку або сортування записів за значенням істотно прискорюються та виключається дублювання даних. Властивості полів можуть відрізнятися залежно від типу полів, які визначаються даними що вводяться в поле.

2.5. Робота в таблиці

Для роботи в таблиці можна скористатись наступними правилами:

§ Для переходу з режиму Конструктор таблиц у Режим таблицы варто скористатися відповідними командами з підменю Вид основного меню або піктограмами на панелі інструментів.

§ Для переміщення по комірках таблиці варто скористатися мишкою, клавішею Tab, клавішами керування курсором або навігаційним блоком з індикатором, розташованих у лівому нижньому куті вікна.

§ У таблиці можна вводити і змінювати інформацію, змінювати назви полів, змінювати шрифт, додавати і видаляти стовпці, фільтрувати і сортувати дані, робити пошук потрібного запису, змінювати розміри і комірок і таблиці та багато чого іншого.

§ Після того як робота з таблицею закінчена, варто обрати команду Закрыть з підменю Файл, у результаті чого Access автоматично збереже таблицю.

2.6. Встановлення реляційних зв'язків між таблицями

Щоб встановити реляційні зв’язки необхідне виконати наступне:

1. Закрити всі таблиці.

2. Активізувати команду Схемаданных із команди Сервис.

3. У діалоговому вікні Добавление таблицы, яке з’явиться при виконанні команди Связи ► Добавить таблицы ( або через контекстне меню ) по черзі виділяти таблиці, клацаючи щораз кнопку Добавить, а наприкінці по кнопці Закрыть.

4. У вікні Схема данных за допомогою лівої кнопки мишки відбуксирувати виділене поле або поля з одного вікна таблиці в інше. У вікні Изменение связей, що з'явиться, установити прапорець Обеспечение целостности данных та вказати поля таблиць через які буде виконуватись зв'язок між таблицями, клацнути по кнопці Создать. У результаті будуть створені реляційні зв'язки (рис.6).

Рисунок 6. Вікно Схема данных

2.7. Робота з декількома файлами, імпорт і експорт таблиць

У СКБД Access можна встановити зв'язок з файлами інших баз даних, виконати імпорт таблиць (із зовнішнього файлу), запитів, форм і інших об'єктів, виконати експорт таблиць (зберегти в зовнішньому файлі). Імпорт можна виконати одним з двох способів:

1 спосіб:

· Активізувати команду Внешние данные ► Импорт із підменю Файл. У діалоговому вікні Импорт знайти файл потрібної бази даних, виділити його і клацнути по кнопці Импорт.

· У діалоговому вікні, що з’явиться (рис. 7), Импорт объектов виділити потрібну вкладку, а на ній необхідні об'єкти (таблиці, форми, макроси і т.д.). Після цього клацнути по кнопці ОК.

2 спосіб:

· На вкладці Таблицы клацнути по кнопці Создать.

· У діалоговому вікні Новая таблица активізувати команду Импорт таблицы. Далі – як у першому способі.

Рисунок 7. Вікно Импорт объектов

Щоб виконати експорт таблиці (зберегти в зовнішньому файлі), варто виконати наступне (рис.8):

· Виділити в поточній базі даних об’єкт який імпортується, активізувати команду Экспорт з підменю Файл;

· у діалоговому вікні Экспорт объекта знайти потрібну папку та файл, в який будемо експортувати об’єкт (наприклад, база даних, таблиця Excel або інший додаток;

· вказати ім'я об’єкту який експортується (можна змінити вказаний);

· клацнути по кнопці ОК.

Рисунок 8. Вікно Экспорта объекта

3. Створення запитів, форм, звітів у базі даних

3.1.1. Основні види запитів

Запит - це представлене у визначеній формі звернення до бази даних з метою одержання інформації, що відповідає визначеному критерію.

У СУБД Access 2003 можна створити запити наступних видів:

§ прості запити;

§ перехресні запити;

§ записи що повторюються;

§ записи без підлеглих;

§ запити на виконання дії:

§ на додавання;

§ на видалення;

§ на відновлення;

§ на створення нової таблиці.

§ параметричні запити;

§ підсумкові запити

Простий запит або Запит на вибірку відбирає дані з однієї або більше таблиць по заданих умовах, а потім відображає їх у потрібному порядку. Перехресні запити дозволяють представляти дані у вигляді зведеної крос - таблиці (як у додатку Excel, більше наочної, компактної.). Записи, що повторюються. Створення запиту на пошук записів, що повторюються в простій таблиці або запиті. Записи без підлеглих. Створення запиту на пошук записів, яким не відповідає жоден запис в підлеглій таблиці. Запити на виконання дії змінюють дані таблиць. Запит на додавання додає відібрані записи з таблиці або запиту поточної бази даних у кінець іншої таблиці. Таблиця, що доповнюється, може знаходитися як у поточній, так і в іншій базі даних. Запит на видалення видаляє групу записів, що задовольняють заданим умовам. Запит на відновлення змінює групу записів даних, що задовольняють визначеній умові. У з апиті на створення нової таблиці спочатку створюється (Вибірка) динамічна таблиця, на основі якої створюється нова таблиця бази даних. Параметричний запит містить параметри, за допомогою яких можна визначити додаткові умови, що змінюються, для одержання інформації з бази даних.