Основні етапи підготовки та проведення дипломатичних прийомів

У міжнародному етикеті регламентований порядок організації і проведення прийомів. Будь-який прийом необхідно добре підготувати. А для цього вибирається вид прийому. Визначається дата його проведення. Враховується, що прийоми не призначаються і не проводяться в неробочі, святкові дні, у тому числі в дні релігійних свят (Різдво, Пасха, Рамадан і ін.). Не проводяться прийоми і в дні національного трауру (призначені раніше прийоми в таких випадках відміняються).

Визначається загальна кількість гостей, яких планується запросити на прийом. Список учасників прийому уточнюється і підписується керівником установи, організуючої прийом. Не рекомендується запрошувати людей з різко протилежними поглядами і позиціями.

Відповідно до списку розсилаються запрошення на прийом. Високопоставленій особі заздалегідь робиться усне запрошення. Якщо воно прийняте, лише після цього посилається запрошення на спеціально оформленому бланку. Запрошення мають бути відправлені за 1 – 2 тижні до початку прийому.

Заздалегідь складається план розсадження, складається меню. При цьому враховуються смаки гостей, їх національні, релігійні традиції тощо.

Особлива увага звертається на сервіровку столу. Сервірувати банкетний стіл повинна досвідчена людина, обізнана у мистецтві сервіровки. Підбирається кваліфікований обслуговуючий персонал.

На прийомах, що влаштовуються по офіційному приводу, виголошують і обмінюються тостами. Це робиться після десерту і коли всім гостям налито шампанське. Перший тост належить господарю. На прийомах без розсадження тости виголошуються через 10 – 15 хвилин після початку прийому. Тости, як і відповіді, на можливі питання співбесідників, партнерів готують заздалегідь.

Схема проведення прийому готується завчасно, аби все пройшло чітко і організовано.

Таким чином, година i засоби для організації прийомів залежать від обставин, але завжди потребують завчасної підготовки, що включає:

- визначення виду прийому;

- складання списку запрошених осіб;

- підготовка i завчасна розсилка запрошень;

- підготовка залу чи приміщення;

- складання, якщо необхідно, плану розміщення гостей;

- складання меню, продумання сервіровки столу i порядку обслуговування гостей;

- підготовка тостів i промов (на прийомах iз розміщенням);

- складання схеми i порядку прийому, розподілу обов’язків серед тих, хто готує прийом.

Особа, що організовує прийом, повинна:

- обрати вид прийому;

- скласти список запрошених;

- надіслати запрошення;

- продумати, у якому приміщенні буде проходити прийом;

- продумати, де кого посадити;

- вибрати меню, порядок обслуговування гостей;

- підготувати тости i промови (на прийомах з розсадженням);

- скласти план проведення прийому;

- розподілити обов'язки серед тих, хто організовує прийом.