Самоменеджмент. Эффективное использование времени менеджера

Техника планирования личного времени

Искусство управлять собой, своим временем, своей жизнедеятельностью, руководить течением своей жизни, развиваться и совершенствоваться – неполный перечень задач, рассматриваемых самоменеджментом.

Самоменеджмент – это последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так в личной жизни.

Каждому человеку вообще и в особенности тому, кто готовит себя к работе организатора-менеджера или уже является таковым, в первую очередь, необходимо уметь превратить ситуацию, для которой типична неупорядоченность действий, обусловленная внешними обстоятельствами, в ситуацию целенаправленных и выполнимых задач.

Преимущества самоменеджмента состоят в следующем: выполнение работы с меньшими затратами времени, лучшая организация труда, меньше спешки и стрессов, больше удовлетворения от работы, активная мотивация труда, рост квалификации, снижение загруженности работой, сокращение ошибок при выполнении своих функций, достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.

Управлять своим временем — это означает знать, предвидеть и планировать, а также умело расправляться с «похитителями времени», которые появляются во всех компаниях. Основными причинами дефицита времени являются:

1. Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

2. Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.

3. Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью, на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное.

4. Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.

5. “Похитители времени” – непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием задачи. Наиболее крупные похитители времени – это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.

6. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени.

Существует несколько методик планирования времени и принятия решений. Рассмотрим некоторые из них.

Метод “Альпы” включает в себя пять стадий:

1. Составление заданий на день.

2. Оценка длительности каждого задания.

3. Резервирование времени «про запас» (60:40).

4. Расстановка приоритетов, принятие решения по делегированию.

5. Контроль и перенос несделанного.

Еще одним методом планирования времени является ведение дневника времени, который представляет собой одновременно календарь-памятку, личный дневник, записную книжку, справочник, картотеку идей и инструмент планирования и контроля.

Применение принципа Парето или Правила 80/20 состоит в том, что если все рабочие функции рассматривать с точки зрения их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается только за 20 % затраченного времени. Эти 20 % «поглощают» 80 % рабочего времени.

Установление приоритетов с помощью анализа АБВ включает в себя три закономерности:

· важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15 % количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %;

· на важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20 % общего числа и также 20 % значимости задач и дел руководителя;

· менее важные и несущественные задачи (категория В) составляет, напротив, 65 % общего числа задач, но имеют незначительную долю – около 15 % в общей «стоимости» всех дел, которые нужно выполнить.

Нужно учесть, что установление приоритетов – важное правило эффективной техники работы. Нужно уяснить, что не все можно сделать и не все нужно сделать. Всегда надо начинать с самых важных дел.

Анализируя время по принципу Эйзенхауэра, менеджер устанавливает приоритеты по таким критериям как срочность и важность дела (см. рис.2.1).

Рис.2.1. Матрица предпочтений (приоритетов) Эйзенхауэра

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, чтобы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки, менеджер должен ясно представлять свой временной бюджет и совокупность задач. Основными правилами планирования времени являются:

1. Сведение задач воедино (план действий). Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Целесообразно разделить их на долго-, средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею.

2. Регулярность – системность – последовательность. Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело.

3. Реалистичное планирование. Т.е. планировать нужно только такой объем задач, с которым менеджер реально может справиться.

4. Восполнение потерь времени. Восполнять потери лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.

5. Фиксация результатов вместо действий. Фиксировать в планах нужно результаты или цели, а не просто какие-либо действия, чтобы усилия были изначально направлены непосредственно на достижение цели. Это поможет избежать внеплановой деятельности.

6. Установление временных норм. Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Поэтому следует задавать точные временные нормы, предусматривать в плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.

7. Переработка – перепроверка. План нужно постоянно перерабатывать и перепроверять с точки зрения того, могут ли те или иные задачи быть выполнены полностью.

8. Согласование временных планов. Чтобы успешнее претворять свои планы в жизнь, менеджеру необходимо согласовывать их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег).

В России сложился образ руководителя, как человека, у которого постоянно нет времени, и чем больше ему недостает времени, тем значительнее он кажется. Некоторые руководители с восторгом заявляют, что они работают по 12-13 часов в сутки, выражая этим преданность своему делу. Объективно же, это говорит лишь о том, что человек не может расставить приоритеты и правильно организовать свое время.

Управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Менеджер должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели организации.